Dokümanları Dijital Ortama Aktarmak İşletmelere Nasıl Avantajlar Sağlıyor?

05 Aralık 2017 Salı

Kağıt dokümanlar iş hayatının kimi alanlarında hala vazgeçilmez nitelikte olsa da, mümkün olduğunca fazla dokümanı dijital ortamda arşivlemek işletmelere pek çok fayda sağlıyor.

İçinde bulunduğumuz dijital dönüşüm çağında dijital dokümanların kağıdın yerini tam olarak doldurup dolduramayacağı konusu önemli bir tartışma konusu olmaya devam ediyor. Yapılan araştırmalar insan zihninin kağıda basılı bilgileri dijital ortamda yer alanlara göre daha kolay işlediğini ve günümüzde hala pek çok yönetici ve çalışanın önemli konulardaki bilgileri masalarında basılı halde görmek istediklerini ortaya koyuyor. Ancak bu durum pek çok işletmenin çeşitli doküman yönetimi çözümleri aracılığıyla kağıt kullanımını azaltma yoluna gitmesine engel olmuyor.

KYOCERA Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri A.Ş. İş Geliştirme ve Pazarlama Direktörü Türkay Terzigil kağıt ve dijital dokümanların farklı avantajları ve doküman dijitalleştirmenin önemi konusundaki fikirlerini şöyle açıklıyor;

“Dijital dönüşüm denildiğinde akla tüm kağıt dokümanların ve kağıt üzerinden işleyen iş süreçlerinin dijital ortama aktarılması gelse de, dijitalleşme kağıdın tamamen ortadan kalkması ya da avantajlarını tümüyle kaybetmesi anlamına gelmiyor. Doküman dijitalleştirme çalışmaları, özellikle çevre dostu akıllı ofisler söz konusu olduğunda dijital dönüşümün önemli bir ayağını oluştursa da çeşitli sebeplerle kağıt dokümanlardan vazgeçemeyenlerin sayısı hiç de az değil.

Kağıt dokümanların işletme maliyetleri üzerindeki olumsuz etkileri en çok depolama aşamasında ön plana çıkıyor. Her yıl dünyada toplam işletme gelirlerinin yaklaşık %15’i kağıt dokümanların ortaya çıkarılması, dağıtılması ve depolanmasına harcanıyor. Herhangi bir fiziksel depolama masrafı gerektirmeyen dijital dokümanların bu konuda son derece avantajlı olduğunu söylemek mümkün. Dokümanların dijital ortamda saklanması ve arşivlenmesi işletmelere maliyet avantajı sağlamanın yanı sıra zaman kaybının önüne geçiyor, çalışan verimliliğini yükseltiyor ve çevreye bırakılan ayak izini önemli ölçüde azaltıyor.

Bunun yanında dijital dokümanların etkili biçimde saklanması ve korunması; işletmelerin özellikle bilgi teknolojileri alanında önemli yenilikleri sistemlerine entegre etmelerini gerekli kılıyor. Uzun yıllardır kağıt dokümanlarla çalışan personelin dijital dokümanlara alışması kimi zaman uzun sürebiliyor ve işlerde herhangi bir aksamanın yaşanmaması için geçişin erken dönemlerinde eğitim ve oryantasyon çalışmaları gerçekleştirmek gerekebiliyor. Ancak bunların pek çoğu başlangıçta maliyetleri artırıcı nitelikte görünseler de uzun vadede işletmeye etkinlik ve verimlilik artışı olarak geri dönüyor.

Konuya geniş bir çerçeveden bakıldığında işletmelerin “Kağıt mı yoksa dijital mi?” sorusuna kesin bir cevap bulmaya çalışmakla zaman, enerji ve kaynak kaybetmektense bu iki tip dokümanın hangisinin iş akışının hangi noktalarında verimliliğe daha fazla katkısı olduğunu değerlendirmeleri ve edindikleri sonuçlara göre çevre hassasiyetini de göz ardı etmeyen bir kağıt – dijital doküman dengesi yakalamaları uzun vadeli kazanç için izlenebilecek en sağlıklı yol olarak görünüyor.”



Scroll to top