Bizi Facebook'tan Takip Edin Bizi Twitter'dan Takip Edin Bizi YouTube'dan Takip Edin Bizi LinkedIN'den Takip Edin

Doküman İş Akışı Otomasyonu Hakkında Bilmeniz Gerekenler

İstisnasız her işletme, düzenli olarak tekrarlanan birçok iş akışından oluşan bir bütündür. Ürünlerin pazara sürülmesi, müşteri taleplerinin alınıp yerine getirilmesi, alınan ve gönderilen faturaların takibi gibi tüm süreçler de yine birbiriyle bağıntılı iş akışlarından meydana gelir.

İş akışları kavram olarak çoğu zaman iş süreçleri ile karıştırılsalar da aslında pek çok iş sürecinin bir araya gelmesiyle oluşmuş daha karmaşık yapılardır. Süreçler belli bir girdiye, işleyişe ve çıktıya sahipken iş akışları içerdikleri tüm süreçlerin girdi ve çıktılarının yanı sıra bu süreçler arasındaki bağlantıları da içerirler. İş süreçleri çoğunlukla tek mekanda gerçekleşirken iyi işleyen bir iş akışının parçası olan kişi, departman ve süreçler dünyanın dört bir yanına yayılmış halde olabilirler. Bir iş akışının etkinliğini ve verimliliğini sağlayan en önemli faktör ise bilgi paylaşımıdır. Bilginin gerektiğinde kolayca ulaşılabilir, aktarılabilir ve paylaşılabilir olması işletmeler için yaşamsal niteliktedir.

Doküman iş akışı, en basit ifadeyle, işin bir parçası olan dokümanların farklı görevlerdeki / yerlerdeki çalışanlar arasındaki dolaşımı olarak özetlenebilir. Doküman iş akışları işletmeden işletmeye farklılık göstermekle birlikte genelde dokümanların oluşturulması, incelenmesi, paylaşılması, onaylanması, güncellenmesi, arşivlenmesi gibi süreçleri içerirler.

Dijital dönüşüm sürecindeki işlemler için en temel ve önemli konulardan biri olan iş akışı otomasyonu; doküman iş akışlarına büyük bir dikkatle uygulanmalıdır. Bunun sebebi, doküman dolaşımında yaşanan en küçük aksaklıkların bile işletmelere zaman, enerji ve kazanç kaybettirme potansiyeline sahip olmasıdır. Böylesine hassas bir süreçte işletmenin gerekli tüm araştırmalar yapılıp işletmenin kendine has özellikleri dikkatle değerlendirilmeden yeni teknolojilerin işe entegre edilmesinin sonuçları yıkıcı olabilir.

İşletmelerde hali hazırda işlemekte olan dokümantasyon süreçlerinin ayrıntılı bir görsel şemasının çıkarılması etkili bir doküman dijitalleştirme sürecinin ilk adımı olmalıdır. Bu tarz görselleştirme çalışmaları karmaşık konuların, süreçlerin, bu süreçlere dahil olan ögelerin ve ögeler arasındaki bağlantıların anlaşılmasını kolaylaştırır. Bu şekilde yazımızın konusu olan doküman yönetimi başta olmak üzere bir işletmenin hemen her alanındaki sorunlar ve verimsizliği düşüren noktalar saptanıp gerekli doküman çözümleri kritik noktalara toplanan bilgiler doğrultusunda entegre edilebilir.

Önce işler, ardından süreçler, ardından iş akışları dikkatlice incelenerek uygulamaya konulan iş akışı çözümleri işletmenin genel işleyişine katkıda bulundukları gibi; çalışan verimliliğini ve iş memnuniyetini yükseltme konusunda da etkilidirler. Bu nedenle belli görevleri üstlenen kişilerin planlama süreçlerine dahil olmaları, sistemle kurdukları/kuracakları ilişkileri kendi bakış açılarından ifade etmeleri de doküman iş akışı otomasyonu sürecinde atlanmaması gereken noktalardan biridir.

Yukarıda bahsedilen tüm adımların doğru biçimde atılabilmesi, ancak kurumsal doküman yönetimi konusunda uzmanlaşmış, bir işletmenin faaliyet gösterdiği alana ve yapısına göre değişiklik gösteren özelliklerini başarıyla analiz edebilecek bir doküman çözümleri ortağıyla birlikte çalışmayı gerektirir. Modern doküman yönetimi uygulamaları doğru biçimde konumlandırıldıklarında tüm dokümantasyon süreçlerinin sorunsuz biçimde işlemesini sağlayacak potansiyele sahiptirler.

KYOCERA Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri A.Ş olarak sunduğumuz Yönetilen Doküman Hizmetleri (MDS); tüm doküman iş akışlarınızın analiz edilmesini, değerlendirilmesini ve ihtiyaçlarınıza en uygun donanım ve yazılım ürünlerinin tespit edilip işinize entegre edilmesini içerir.

Ayrıntılı bilgi için bize şimdi ulaşın!

Scroll to top