Bizi Facebook'tan Takip Edin Bizi Twitter'dan Takip Edin Bizi YouTube'dan Takip Edin Bizi LinkedIN'den Takip Edin

Doküman Yönetim Sisteminizin Başarısı İçin Olmazsa Olmaz 3 Faktör

Modern iş dünyası, her ne kadar dijital dönüşüm çerçevesinde ve çok çeşitli dijital sistemlerin belli ölçülerdeki varlığıyla şekillense de, iş akışlarının en temel girdileri olan kağıt ve dijital dokümanların oluşturulması, paylaşılması, onaylanması ve gelecek kullanımlar için arşivlenmesi, günlük ofis işlerinin büyük bir kısmını oluşturuyor. İşletmelerin dijital çağın doğurduğu ihtiyaçlara hızlı ve etkin biçimde cevap verebilmeleri açısından, çalışanlarına gerekli belgelere, gereken anda ve gereken yerde ulaşma, onları düzenleme ve paylaşma araçlarını sunmaları büyük önem taşıyor. Bu durum, güvenilir ve çok yönlü bir doküman yönetim sistemi her sektörden ve ölçekten işletme için kritik bir ihtiyaç haline getiriyor.

Peki, şirket ihtiyaçlarına uygun, etkin ve verimli bir doküman yönetimi sistemi oluşturmak için hangi noktaların üzerinde öncelikli olarak durmak gerekiyor?

1. İşletmenize En Uygun Doküman Yönetim Yazılımını Bulmak

Dijital dönüşüm yolculuğuna doküman iş akışlarından başlamak isteyen pek çok işletme, önce yazılım satın alma, ardından mevcut iş süreçlerini ve işletme kültürünü satın alınan yazılımın özelliklerine uydurmaya çalışma hatasına düşmektedir. Doküman iş akışları işletmelerde yerine getirilen hemen hemen her işin temelini oluşturduklarından, bu süreçlere entegre edilecek yazılımların mutlaka işletmeye özgü ihtiyaç ve özelliklerin ayrıntılı biçimde analiz edilmesinin ardından, bu değişkenlerle en yüksek uyumu yakalayacak seçenekler arasından tercih edilmesi gerekir.

Bir elektronik belge yönetimi sistemi satın almadan önce;

  • İşletmenizde en çok hangi türde dokümanlar işlem görüyor?
  • Sektörünüze özgü esneklik ve güvenlik ihtiyaçları nelerdir?
  • İşletmenizin gelecek dönemde büyüme oranı, büyüme yönü ve geçireceği değişimlere dair öngörüleriniz nelerdir?
  • Satın alacağınız yazılımı öncelikle hangi iş akışlarında kullanmayı planlıyorsunuz?

gibi temel sorular üzerinde etraflıca düşünerek BT departmanınızı büyük bir iş yükünden, işletmenizi ise geri dönüşü olmayan bir yatırım yapmaktan kurtarabilirsiniz.

2. Dokümanlarınızı Aranabilir Hale Getirmek

Dokümanların bir elektronik doküman yönetimi sistemine aktarılmadan önce taranarak dijital ortama aktarılmaları gerekir. Bu işlem, yalnızca bir tarayıcı kullanılarak kolayca gerçekleştirilebilir. Ancak bu şekilde dijital arşivlere aktarılan dokümanların ihtiyaç anında bulunmaları o kadar da kolay olmayacaktır.

Etkin bir doküman yönetimi sisteminin en önemli unsurlarından biri, gelişmiş arama fonksiyonlarına sahip olmasıdır. Gerektiğinde hızlıca bulunabilmeleri için taranarak sisteme aktarılan her dokümanın en azından sistemde kayıtlı bir adı, kısa içerik açıklaması, meta verisi ve anahtar kelimeleri bulunmalıdır. Basılı dokümanları elektronik doküman yönetim sistemine bir OCR yazılımı kullanarak, aranabilir PDF formatında aktarmak işinizi daha da kolaylaştıracaktır.

3. Güvenlik İhtiyaçlarınızı Gözden Geçirmek

Günümüz iş dünyası, hassas bilgiler ve kişisel verilerin korunması konusunda eskisinden çok daha katı uygulamalara ve yasal düzenlemelere tabi. Bu çerçevede işletmelerin bünyelerinde işlem gören dokümanları yetkisiz erişime karşı koruyacak etkili doküman güvenliği önlemleri almaları gerekiyor. Bu nedenle bir elektronik belge yönetim sistemi satın alırken, tercih edeceğiniz yazılımın işletmenizin, müşterilerinizin ve iş ortaklarınızın gizliliği ve güvenliği için gerekli işlevlere sahip olduğundan emin olmanız kritik öneme sahiptir.

İşletmenize;

  • E-imza ve KEP
  • Kolay belge oluşturma, onaylama ve gönderm
  • Etkin arşivleme ve arama işlevleri

ve daha pek çok işlev sunacak bir doküman yönetim sistemi mi arıyorsunuz?

Seneka Yazılım iş birliğiyle sunduğumuz EBYS (Elektronik Doküman Yönetim Sistemi) hakkında ayrıntılı bilgi almak için bizi hemen arayın!

Scroll to top