Bizi Facebook'tan Takip Edin Bizi Twitter'dan Takip Edin Bizi YouTube'dan Takip Edin Bizi LinkedIN'den Takip Edin

Kağıt ve Dijital Doküman Dengesi İşletmeler İçin Neden Önemli?

Rekabetin ve maliyetleri yönetme baskısının her geçen gün arttığı modern iş dünyasında işletmeler, karlılıklarını korumak ve kazançlarını artırmak için her zamankinden daha verimli olmak durumundalar. Ancak bunu yaparken kalite, güvenlik veya müşteri deneyiminden de ödün vermemeleri bekleniyor. Peki, bunu başarmak nasıl mümkün olabilir?

Böylesine hassas bir dengeyi kurmak kolay olmasa da, işletmelerin dijital dönüşüm yolculuğunun nihai hedefi olan ancak henüz gerçekleşmesi pek de mümkün görünmeyen kağıtsız ofis yapısına bir an önce ulaşmak için aceleci adımlar atmaktansa kağıt kullanımını azaltmak için gerekli önlemleri almaları, bir yandan da kağıt ve dijital doküman tiplerini bir arada, dengeli biçimde kullanmaları, bu sorunun cevabı olarak ortaya çıkmaktadır.

İşte kağıda yapılan baskının işletmeler için hala önemli bir rol oynamasının ve kağıt-dijital dengesini kurma gerekliliğinin 3 önemli sebebi:

1. Maliyetler Azaltın, Verimliliği Arttırın

Konu kritik iş kararları almak olduğunda, yöneticilerin göz önünde bulundurduğu belki de en önemli nokta maliyetlerdir. Kağıt ve dijital dokümanların kullanımının optimal biçimde dengelenmesi, işletmeler için maliyet avantajı sağlamanın önemli bir yoludur. Kağıt dokümanların ortadan tamamen kaldırılması, en azından kısa ve orta vadeli gelecekte mümkün görünmese de, kâğıt kullanımının azaltılması ve dijital dönüşüm çerçevesinde dijital dokümanların teşvik edilmesi önemli tasarruf fırsatları ortaya çıkarır.

KYOCERA'nın Loudhouse Araştırma Şirketi ile yaptığı bir çalışmaya göre, ortalama bir ofis çalışanı yılda 10.000 kağıt kullanmaktadır ve bu kağıtlara basılan dokümanların çoğu henüz gün bitmeden çöpü boylamaktadır. Buna göre işletmeler, günlük işlemlerde kağıt kullanımını yalnızca basılı halde bulunması zorunlu dokümanlarla (hukuki vb.) sınırlayarak hem israfı, hem de maliyetleri azaltabilirler.

Günlük işlere dijital dokümanların kullanımının artması, işletmelere maliyet avantajının yanı sıra önemli ölçüde verimlilik artışı da sağlar. Yapılan araştırmalar, çalışanların zamanlarının neredeyse yarısını dijital bir platformda etkin biçimde arşivlendiklerinde saniyeler içinde kolayca bulunabilecek dosyaları aramaya harcandıklarını ortaya koymuştur. Bu veri akla tek bir soruyu getirmektedir: İşletmeler dijitalleşme hamlelerinin avantajlarından faydalanmaya başlamaları neden bu kadar uzun sürdü?

Dahası, yalnızca zorunlu dokümanların yazdırılması, işletmelerin atık oluşumu ve enerji tüketimini azaltarak daha sürdürülebilir ve çevre dostu hale gelmelerine de yardımcı olur. Unilever'e göre, her üç tüketiciden biri seçme şansı olduğunda sürdürülebilir olduğu bilinen markaları kullanmayı tercih etmektedir.

2. Kullanıcı Direnciyle Çözümleri Birleştirerek Mücadele Edin

Yeni teknolojiler, kimi çalışanlar için oldukça korkutucu olabilir. Çalışanların masalarını ele geçiren ve onları yerlerinden eden robotlara dair endişeler gerçeği yansıtmamaktadır. Ancak bu, neredeyse dijital ofis yapısına giden yolda kağıt kullanımının minimum düzeye çekilmesi ve kağıt ile dijital arasında mükemmel dengenin kurulması için kullanılacak sunucu tabanlı doküman yönetimi çözümlerinin işletmeler için harika sonuçlar ortaya çıkaramayacağı anlamına gelmez.

Bu çözümler, KYOCERA'nın baskı donanımları için akıllı yazılım geliştirme platformu HyPAS'ın sağladığı temel işlevlere daha güvenli ve verimli seçenekler ekler: Baskı işlerinin yönetilmesine yardımcı olmak, çalışan verimliliğini arttırmak, atıkları azaltmak ve kağıda basılması zorunlu tüm dokümanların düşük maliyetle, çok hızlı ve kolay biçimde yazdırılmasını sağlamak gibi.

Sunucu tabanlı doküman çözümleri bilgiyi merkezileştirerek, özellikle yalnızca Print&FollowTM güvenli baskı yazılımının yeterli gelmediği büyük ölçekli kuruluşlar ve ekipler için, tüm kullanıcılara baskı işlerine dijital olarak erişme imkanı sunar ve çalışanlar/departmanlar arası koordinasyonu geliştirir. Böylesine bir esneklik, her ölçekten işletmeye gerçek anlamda değer katma potansiyeline sahiptir.

Dokümantasyonda dijital teknolojilerin kullanımının artması işletmelere sadece pratik ve mali açıdan fayda sağlamaz, aynı zamanda dijital dönüşüm sürecinde çalışanların üzerlerinde hissedebilecekleri baskıyı da hafifletir.

3. Doküman, Veri ve Bilgi Güvenliğini Sağlayın

Gizlilik. Güvenlik. Yasal mevzuat. Kişisel Verilerin Korunması. Bunlar günümüz iş dünyasında sürekli dile getirilen son moda kelimeler değil, işletmelerin veri güvenliği konusunda gerekli tüm önlemleri almamaları halinde karşı karşıya kalabilecekleri önemli bilgileri kaybetme, yasal yaptırımlarla karşı karşıya kalma, ticari itibar kaybı gibi riskleri akla getirmesi gereken son derece kritik kavramlardır. Kağıt dokümanların dijital ortama aktarıldığı dijitalleşme süreci, dikkatlice planlanmadığı ve güvenilir platformlar üzerinden yürütülmediği durumda, önemli güvenlik açıklarının ortaya çıkmasına neden olabilir.


Hem dijital, hem de basılı dokümanlar için veri güvenliği sağlamak, işletmeler için çoğu zaman maliyetlerin yönetilmesinden bile önemli bir konudur. Kağıt söz konusu olduğunda, baskı işlerinin yetkisiz kullanıcılar tarafından ele geçirilmesinin önüne geçmede güvenli sunucular üzerinde çalışan son teknoloji baskı güvenliği yazılımları en etkili araçlardandır.

Bu konuda en iyi örneklerden biri, kağıt faturaların aşamalı olarak kaldırılarak çok daha hızlı ve daha düşük maliyetle dijital olarak gönderilebilen e-faturalar ile değiştirilmesidir. Bu örmek hem dijital dokümanların güvenliğinin ne kadar önemli olduğunu, hem de kimi müşterilerin neden kağıt alternatifleri tercih ettiğini ortaya koyar. Esas kritik nokta veri, belge ve bilgi güvenliği konularından ödün vermeden her iki ihtiyaca da cevap verebilmektir.

Kağıtsız ofis yapısı günümüzde hala ulaşılması zor bir konsept olsa da, işletmelerin dijital dönüşüm yolculuğunda bir sonraki adıma başarılı bir şekilde geçebilmeleri için güvenli ve sürdürülebilir bir kağıt - dijital doküman dengesini sağlamaları şarttır. Kağıdın dijital ile bir arada kullanılması, mevcut durumda işletmelere maliyet tasarrufu ve verimlilik artışı sağlayacak en etkin bir politikalardandır.

Kağıt Dünyanızı Dijitalleştirin!

İş dokümanlarının yakalanarak işletme sistemleriniz ve iş akışlarınıza dahil edilmesi süreçlerini hızlı, verimli ve otomatik hale getiren, önemli bilgileri dijital hale getirerek sistemlerinize aktarmak için gereken süreyi en aza indiren çözüm Kyocera Capture Manager ile tanışın, kağıt dünyanızı dijitalleştirmeye hemen başlayın! Ayrıntılı bilgi için bize ulaşın.

Scroll to top