Bizi Facebook'tan Takip Edin Bizi Twitter'dan Takip Edin Bizi YouTube'dan Takip Edin Bizi LinkedIN'den Takip Edin

Kağıtsız Ofis: Avantajlar ve Dezavantajlar

Dijital dönüşüm ve onun getirdiği teknolojik ilerlemelerin işletmeleri giderek daha hızlı, verimli ve pratik olmaya zorladığı günümüzde, gelişen internet hizmeti ve hemen her alana temas eden yazılım çözümleri, kağıtsız ofis tartışmasının iş dünyasının gündemine oturmasına sebep oldu.

Kağıtsız ofisler her ne kadar doküman saklama ve dağıtma maliyetlerini azaltıp çevre üzerindeki olumsuz etkiyi en aza indirirken çalışan verimliliğini önemli ölçüde artıran ütopik birer yapıymış gibi görünseler de, işletmelerin kağıt dokümanlardan tümüyle vazgeçmelerinin önünde pek çok engel var. Dahası, bu engeller aşılsa dahi, kağıt dokümanların etkinliklerini tamamen kaybettiklerini söylemek henüz mümkün değil.

Peki, kağıtsız ofislerin işletmelere sağlayabileceği avantajlar ve neden olabilecekleri dezavantajlar neler?

+ Maliyet Avantajı

İster bilgisayar sürücülerinde, ister çıkarılabilir disklerde, ister bulut platformları üzerinde olsun; bilgilerin dijital olarak saklanması basılı halde saklanmalarından daha düşük maliyetlidir. Dijital dokümanların güvenli biçimde saklanması için kilitli dosya dolaplarına ve hatta güvenlikli arşiv odalarına yatırım yapmak gerekmez.

- Kullanıcı Alışkanlıkları

Kağıtsız ofis yapısı her ne kadar iş dünyasının geleceğiymiş gibi algılansa da, insanların hiç değilse kısa vadede basılı dokümanların sağladığı güvenlik hissinden vazgeçebileceklerini söylemek mümkün değil. Günümüzde pek çok yönetici, çalışan ve müşteri hala önemli bilgilerin basılı haline sahip olduklarında kendilerini daha emin ve güvende hissettiklerini dile getiriyorlar.

+ Hız

Dijital ortamda depolanan verilere ulaşmak, gerekli bilgileri kağıt yığınları arasında bulmaya çalışmaktan çok daha kolaydır. Kağıtsız ofis çalışanları, yöneticiler, müşteriler, iş ortakları ve mobil çalışanlar ihtiyaç duydukları bilgilere her an, her yerde kolayca erişebilirler. Bunun yanı sıra yeni bilgiler ilgili sistemlere birkaç tıklamayla, ayrıntılı formların doldurulup teslim edilmesine gerek kalmaksızın eklenebilir.

- Siber Güvenlik Tehditleri

Bilgiler kilitli dolaplarda arşivlendiğinde, kötü niyetli kişilerin onlara erişebilmek için pek çok fiziksel engeli aşmaları gerekir. Siber güvenlik açıkları ise bilgisayar korsanları tarafından kolayca birer veri hırsızlığı fırsatına dönüştürülebilir. Doküman güvenliği ya da virüsten koruma yazılımlarını güncellemeyi unutmak ya da ertelemek, veri güvenliği açısından yapılacak en büyük hatalardandır.

+ Mobilite

Dijital doküman yönetimi ve depolama hizmetlerinin kullanımı, işletmelerin dijital dönüşüm çağının giderek artan esnek ve mobil çalışma gereksinimlerini karşılamalarına yardımcı olur. Müşterilerin lokasyonlarını ziyaret eden satış görevlileri ihtiyaç duydukları belgelere mobil cihazları üzerinden kolayca erişim sağlarken, evden ya da ofis dışında bir yerden çalışmak çok daha kolay ve verimli bir seçenek haline gelir.  

- BT Uzmanlığı Gereksinimi

Dijitalleşme çerçevesinde kağıtsız ofis teknolojilerini mevcut sistemlere entegre etmek, kapsamlı bir BT uzmanlığı gerektirir. Kimi ofis teknolojilerinin teknik bilgisi olmayan kişilerce kurulması mümkün olsa da, bu durum ilgili çözümlerin yalnızca çok küçük bir kısmı için geçerlidir. Bunun yanı sıra, veri güvenliği sağlamaya yönelik şifreleme ve benzeri destekleyici sistemlerin entegrasyonunun uzman kişilerce gerçekleştirilmesi şarttır. Bu durum, özellikle kağıtsız ofise geçişin başlangıç aşamalarında, halihazırda bir BT departmanı bulunmayan işletmeler için bir sistem entegratörü ya da BT danışmanı işe alma gerekliliği doğurabilir.

Kağıt Dünyanızı Dijitalleştirin!

Günümüzde işletmelerin mümkün olan en yüksek verimlilik ve etkinlik seviyelerini sürdürmelerinin yolu, herhangi bir doküman formatını tamamen dışlamaktansa, kağıt ve dijital dokümanları belli bir denge içinde bir arada kullanmaktan geçiyor. İş dokümanlarının yakalanarak işletme sistemleriniz ve iş akışlarınıza dahil edilmesi süreçlerini hızlı, verimli ve otomatik hale getiren, önemli bilgileri dijital hale getirerek sistemlerinize aktarmak için gereken süreyi en aza indiren çözüm KYOCERA Capture Manager, işletmelere kağıt dokümanları dijitalleştirmenin güvenli ve etkin bir yolunu sunuyor. Ayrıntılı bilgi için bize ulaşın.

Scroll to top