Bizi Facebook'tan Takip Edin Bizi Twitter'dan Takip Edin Bizi YouTube'dan Takip Edin Bizi LinkedIN'den Takip Edin

KOBİ'ler İçin Baskı Güvenliği İpuçları

Baskı güvenliği hem ticari sırların güvende tutulması, hem de kişisel verilerin korunması açısından her boyuttan işletme için kritik bir konudur. Küçük ve orta boyutlu işletmeler (KOBİ'ler) için kapsamlı baskı ve veri güvenliği önlemleri almanın son derece zor ve maliyetli bir süreç olduğu düşünülse de, baskı güvenliğini sağlamak sanıldığı kadar zahmetli değildir ve işletme özelliklerine uygun akıllı uygulamalar ve birkaç temel önlem sayesinde büyük bütçelere ya da onlarca kişilik BT ekiplerine gerek duyulmadan da gerçekleştirilebilir. 

1. Doküman güvenliğini sağlamaya yakalama anından başlayın.

Günümüzde herkes, çok fonksiyonlu fotokopi makinesi (MFP) ve ofis yazıcıları üzerinden bilgiye kolayca erişebilir ve bilgi paylaşabilir. E-postaya tarama, faks adresine tarama ve masaüstüne tarama gibi işlevler artık günlük iş yaşamının standart birer prosedürü haline geldiğinden, taranan dokümanların yakalaması noktasında ortaya çıkabilecek güvenlik tehditlerinin işletmeler üzerindeki muhtemel etkileri de oldukça büyük olacaktır. Bu durum, hassas bilgilerin baskı cihazları aracılığıyla dışarı sızmalarını ya da cihazlardan kaybolmalarını önlemeyi doküman güvenliği açısından her zamankinden daha önemli hale getirmektedir.

Yazıcı ve MFP'ler genellikle ortak kullanıma yönelik cihazlar olup ofislerin açık alanlarına konumlandırıldıklarından, çeşitli kimlik doğrulama yöntemleri aracılığıyla, bu cihazlara yalnızca yetkili kullanıcıların erişmesine izin verilmesi doküman ve baskı güvenliği açısından kritik öneme sahiptir. Kimlik doğrulama için PIN kodları, akıllı kartlar ya da bunların bir kombinasyonu kullanılabilir, hatta halihazırda kullanılan personel kimlik kartları varsa bunlar baskı cihazlarına erişim için kimlik doğrulaması gerçekleştirme amacıyla da kullanılabilir.

2. Çıktı güvenliğini sağlayın.

Hassas dokümanlar sıklıkla herkesin onları görebileceği ve onlara kolayca ulaşabileceği cihaz tepsilerinde savunmasız olarak unutulurlar. Bir güvenli baskı yazılımı sayesinde bilgisayarlardan baskı cihazlarına gönderilen dokümanların yetkili kullanıcı cihazın başına gelip kimliğini doğrulayana kadar baskı kuyruğunda bekletilmesi ve böylece işletme için kritik olabilecek verilerin kötü amaçlı kişilerden korunması sağlanabilir. Güvenli baskı sistemleri bunun yanı sıra çalışan, departman ve/veya proje bazlı baskı hacimlerini raporlayarak işletmelere baskı maliyetleri kontrolünü ve ayrıntılı baskı takibini sağlama konusunda da destek olurlar.

3. Ortak kullanılan dijital dokümanları güvenli tutun.

Hem müşterilerle iletişimde, hem de iç süreçlerde ortak kullanılan dokümanların güvenliğinin sağlanmaması, veri güvenliği açısından telafisi zor riskler ortaya çıkarabilir. PDF (Taşınabilir Belge Biçimi), pek çok işletmenin kabul ettiği standart ve güvenli doküman formatıdır. PDF yazılımı, ortada çok sayıda farklı formatta doküman bulunmasının neden olabileceği karışıklıkları engellemenin yanı sıra, dijital dokümanları parolayla korunabilir, şifrelenebilir ve düzenlemelere karşı kilitlenebilir hale getirir. Bunun yanı sıra PDF'in hassas bilgileri, meta verilere gömülü olsalar dahi, okunmaya ve değiştirilmeye karşı koruma amacıyla siyah renkle kapatarak çözülemez hale getirebilir.

4. Kullanılmayan dokümanları saklamak yerine imha edin.

Ofislerdeki kağıt dokümanların çoğu işletme, çalışanlar, müşteriler ve tedarikçiler hakkında hassas veriler içerir; Ancak yapılan araştırmalara göre, günümüzde KOBİ'lerin %91'i hassas veriler içeren dokümanları ya hiç imha etmemekte, ya da kağıt imha makinesi kullanmadan, doğrudan çöpe atmaktadır. Bu durum, doğru biçimde parçalanmadan işletmeden çıkarılan dokümanların fiziksel yöntemlerle ele geçirilmesi ve güvenlik ihlali oluşması riskini önemli ölçüde artırır.

Kullanım / yasal saklama ömrünü doldurmuş ya da dijital ortama aktarılmış kağıt dokümanların profesyonel yöntemlerle imha edilmesi, gizli verilerin yanlış ellere geçme ihtimalini büyük ölçüde azaltacağından doküman güvenliği konusunda alınması gereken başlıca önlemlerden biridir. Ayrıca, doküman dijitalleştirme ve kullanılmayan kağıt dokümanların imha edilmesi, doküman depolama maliyetlerinin azaltılmasına da yardımcı olur.

5. Doküman yönetimi için politikalar belirleyin.

Teknolojik gelişmeler doküman güvenliğini sağlama konusunda işletmelere sayısız fırsat sunmaktadır, ancak ne kadar gelişmiş araçlar kullanılırsa kullanılsın bunlar ancak mevcut işletme politikalarıyla desteklendikleri takdirde etkili olabilirler. Hem fiziksel, hem de dijital doküman güvenliğinin sağlanması ve kişisel verilerin korunması konusundaki yönetmeliklere uyum sağlanabilmesi için işletmelerin kapsamlı birer doküman yönetimi stratejisi uygulamaları ve bu stratejiyi destekleyen politikalara sahip olmaları gerekir. Kapsamlı bir güvenlik stratejisi oluşturmak, “istisnasız her şeyi saklama” anlayışından uzaklaşılmasına yardımcı olarak, işletmelerde var olan, işlenen ve/veya saklanan bilgilerin kontrolünü sağlar ve muhtemel güvenlik ihlallerinin önüne geçmede önemli bir rol oynar.

KYOCERA Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri A.Ş.’nin İşletmenizin faaliyet gösterdiği sektöre, ölçeğine ve kendine özgü şartlarına en uygun Maliyet Kontrol ve Güvenlik Çözümleri konusunda bilgi almak için bize ulaşın. 

Scroll to top