Bizi Facebook'tan Takip Edin Bizi Twitter'dan Takip Edin Bizi YouTube'dan Takip Edin Bizi LinkedIN'den Takip Edin

Ofiste Baskı Maliyetlerini Azaltmanın 6 Yolu

Ortalama bir ofis çalışanının yılda yaklaşık 10.000 sayfa baskı aldığını biliyor muydunuz? Peki dokümantasyon süreçleriyle ilgili harcamaların şirket cirolarının %3’üne kadar yükselebileceğini? Baskı maliyetleri ilk bakışta göze önemsiz görünseler de verimsiz baskı cihazları, yanlışlıkla alınan çıktılar,  renkli ve tek taraflı baskının gereksiz kullanımı, ofiste kişisel belgelerin yoğun olarak yazdırılması ve yanlış yazıcı kağıdı seçimi gibi sebeplerle katlanarak artarlar. Bu durum zaman içinde değerli işletme kaynaklarının boşa harcanmasına neden olduğu gibi baskı iş süreçlerinin verimliliğini de düşürür. Eğer bu konuda yapılabilecekleri merak ediyorsanız, aşağıdaki 5 basit yöntemi uygulayarak baskı maliyetlerini azaltmak için ilk adımları atabilirsiniz!

1. Dokümanları Yazdırmadan Önce Gözden Geçirin: Çalışanlar, günlük işlerinin arasında, dokümanları yazdırmadan önce gözden geçirmeyi çoğunlukla atlayabilir ya da bunun için zaman bulamayabilirler. Ancak kenar boşluklarını ve yazı tipi boyutunu ayarlamak, yazım hatalarını düzeltmek ve benzeri sebepler için dokümanları son bir kez gözden geçirmek, aynı dokümanın iki, hatta üç kez yazdırılmasının önüne geçecektir.

2. Siyah Beyaz ya da Gri Tonlamalı Baskıyı Standart Olarak Ayarlayın: Renkli basılması zorunlu olmayan dokümanlar için, yazıcınızın gri tonlama ayarlarından yararlanın. Yazıcınızın yönetici ayarlarını kullanarak gri tonlamalı ya da siyah beyaz baskıyı zorunlu hale getirmeniz de yüksek maliyetli renkli baskıların dalgınlıkla alınmasının önüne geçecektir. Gri tonlamalı yazdırma, renkli baskının aksine yalnızca siyah kartuştan mürekkep çeker ve gereksiz mürekkep sarfiyatını önler.

3. Çift Taraflı Baskı Alın: Ofis yazıcılarınızın çift taraflı baskı (dubleks baskı) özelliğini kullanarak büyük ölçüde toner ve kağıt tasarrufu sağlayabilirsiniz. Bu seçenek uzun raporları, kılavuzları ve taslak metinleri yazdırmak için idealdir.

4. Kağıt Seçimini Doğru Yapın: Tüm kağıtlar aynı değildir, bu nedenle ofis yazıcıları için kullanılacak kağıdı dikkatli seçmek önemlidir. Kağıtlar genel olarak dört farklı kritere göre derecelendirilir: parlaklık, opaklık, ağırlık ve doku. Çok önemli olmayan, tek sefer kullanılacak dokümanların daha düşük maliyetli, çok amaçlı fotokopi kağıtlarına, daha önemli belgeleri ise daha kalın ve dayanıklı bir kağıda basarak maliyet tasarrufu sağlayabilirsiniz.

5. İş Birliğini Geliştirin: Bir sonraki toplantınızın gündemini kağıda bastırmak yerine, ekibinize bilgisayarlarından ya da tabletlerinden takip edebilecekleri dijital bir kopya içeren bir e-posta gönderin. Bir iş arkadaşınızın bir dokümanı acilen gözden geçirmesi mi gerekiyor? Belgeyi çevrimiçi olarak paylaşın ve ofis dışından da erişilebilir olmasını sağlayın.

Akıllı telefonlar ve tabletlerin birer iş bilgisayarı gibi çalıştığı dijital dönüşümçağında, gereksiz yere alınan baskıların önüne geçmek eskisinden çok daha kolay. Günümüzde Microsoft OneDrive, Google Dokümanlar ve Dropbox gibi dosya paylaşımı programları sayesinde çalışanlar arası iş birliğini çevrimiçi olarak arttırmak ve aynı belgelerin farklı kullanıcılar tarafından defalarca yazdırılmasının önüne geçmek mümkün.

6. Geri Dönüşümü Teşvik Edin: Sarfiyatı azaltın, geri dönüşümü ve yeniden kullanımı arttırın! Çalışanlarınızı işi biten dokümanları çöp kutusu yerine geri dönüşüm kutusuna atmaya teşvik edin. Toplantı notları ya da taslak metinler için eski dokümanların arka yüzlerini ya da boş kısımlarını kullanın. Geri dönüşümün yalnızca fotokopi kağıtları için geçerli olmadığını unutmayın; Defter yaprakları, zarflar ve dosya klasörlerini de geri dönüşüme gönderin!

Daha kapsamlı bir çözüme mi ihtiyacınız var? KYOCERA MDS (Yönetilen Doküman Hizmetleri) ile;

  • Baskı maliyetlerinde %30’a varan avantaj yakalayın
  • Doküman güvenliğini arttırın
  • Tüm baskı iş akışlarınızın optimizasyonunu sağlayın

Detaylı bilgi için bize şimdi ulaşın!

Scroll to top