Kağıtsız ofisler
Kağıtsız ofis kavramını duymuş muydunuz? Dijitalleşmenin hem günlük hayat, hem de iş hayatı üzerindeki etkilerinin yoğunlaşması ve dijital dönüşüm kavramının gündemimize girmesiyle bireyler ve organizasyonlar artık işlerini hiç kağıt kullanmadan halletmekten bahsediyorlar. Ancak yine de istisnasız her gün kullandığımız bu ürüne olan bağımlılığımızın ortadan kalkması için önümüzde uzun bir yol var.
Her ölçekten ofisler bugün kağıt tüketiminin (ya da kağıt israfının!) en yaygın olduğu yerler. Pek çok beyaz yakalı ofis çalışanı hala kağıda basılmış metinleri okumayı aynı metinleri dijital ortamda okumaya tercih ediyor. İnsan alışkanlıkları ve çeşitli yerleşik pratikler göz önüne alındığında bu durum göze anlaşılır görünse de, kağıt israfı çevre üzerinde tahmin edebileceğimizden çok daha yıkıcı etkilere yol açıyor.
İş akışının kağıtsız hale getirilmesi günümüzde rekabet şartlarında ayakta kalabilmek adına bir zorunluluk haline gelen dijital dönüşümü ve akıllı ofis yapılarını desteklemenin yanı sıra işletmelere büyük verimlilik ve maliyet avantajları da sağlıyor. Kısacası; kağıt tüketimini azaltmak için alınan önlemler organizasyonlara ekstra sorumluluklar yüklemenin ve işleri karmaşıklaştırmanın aksine tam bir kazan-kazan durumu ortaya çıkarıyor.
İşte ofis ortamında kağıt israfını önlemek için izlenebilecek 10 basit ama etkili yöntem;
1. Belgeleri yazdırmadan önce iki kez düşünün.
Pek çoğumuz e-postamıza okumamız, incelememiz ya da düzeltmemiz için bir belge gönderildiğinde hiç düşünmeden belgenin çıktısını alıyoruz. Ancak dijital ortamdaki belgeleri yazdırmadan önce kendimize “Bu dokümanın basılı haline gerçekten ihtiyacım var mı, yoksa aynı işi bilgisayar ya da mobil telefon/tablet üzerinden de gerçekleştirebilir miyim?” diye sormak kağıt tasarrufu için atabileceğimiz en küçük ama önemli adımlardan biri.Özellikle sık sık çeşitli metinler hazırlaması ya da düzeltmesi gereken iş geliştirme, pazarlama, insan kaynakları, hukuk gibi departmanlardaki çalışanların hazırladıkları metinleri en az iki kez gözden geçirmeleri ve hiçbir hata kalmadığına emin olana dek yazdırmamaları da ofisteki kağıt tüketimini azaltmak açısından faydalı bir alışkanlık olabilir.
2. Çift taraflı baskı özelliğini kullanın.
Günümüzde çok fonksiyonlu yazıcı ve fotokopi makinesi modellerinin pek çoğu kullanıcılara çift taraflı (duplex) baskı imkanı sunuyor. Şekil şartlarından dolayı tek taraflı bastırılması gereken belgeler haricindeki dokümanlarınızın; örneğin basılı halde okumak istediğiniz orta önemdeki metinlerin ya da iç yazışmaların, çıktısını çift taraflı olarak almayı alışkanlık haline getirirseniz hem kağıt tüketiminizi %50’ye varan oranlarda azaltmış, hem de yeşil ofis olma yolunda önemli bir adım atmış olursunuz.
3. Ofisteki yazıcı ve fotokopi makinelerinin kullanımına sınırlamalar getirin.
Şirket genelinde zorunlu olmayan hallerde renkli ve/veya tek taraflı baskı alımını kısıtlamak ya da tamamen engellemek, kağıt israfı nedeniyle çevreye bıraktığınız ayak izini küçültmenize yardımcı olur. Bu ve benzeri kısıtlamaları yazılı kurallar haline getirebileceğiniz gibi yeni nesil çok fonksiyonlu cihazların sahip olduğu kullanıcı yetkilendirme işlevinden de faydalanabilirsiniz. Bu işleve sahip çok fonksiyonlu fotokopi makinesi ve/veya yazıcılar hangi çalışanların ve/veya departmanların cihazın hangi işlevlerine (siyah beyaz veya renkli, tek taraflı veya çift taraflı baskı gibi) erişim sağlayabileceğini önceden belirlemenize olanak tanıyarak kağıt ve sarf malzemesi israfını önlemenize yardımcı olur.
4. Toplantılarınızı kağıtsız hale getirin.
Günlük, haftalık ya da dönemsel toplantılarda tüm katılımcılara toplantıyla ilgili dokümanların basılı halde dağıtılması gerçekten gerekli mi? Toplantılarda kullanılmak adına çıktısı alınan ve çoğaltılan belgelerin büyük çoğunluğu toplantı sonrasında kullanılmıyor ve ya çöpe, ya da çekmece köşelerinde unutulmaya mahkum oluyor. Oysa hem toplantı takibini kolaylaştırmak, hem de kağıt israfını önlemek adına herkesin toplantılara bilgisayarları ve USB bellekleriyle katılması çok daha makul bir yöntem. Yöneticiler ve/veya çalışanlar başlangıçta bu yeni yöntemi benimsemekte zorlansalar da aslında bilgisayarlı toplantılara alışmak yalnızca biraz zaman, ortak çevre bilinci ve kararlılık gerektiriyor.
5. Her kata bir geri dönüşüm kutusu.
Dünyada endüstriyel amaçlarla kesilen ağaçların %40’ının kağıt üretiminde kullanıldığından önceki yazılarımızda bahsetmiştik. Kağıt tüketimi kimi zamanlarda kaçınılmaz olsa da ofisinizin her katına birer kağıt atık kutusu koyarak ve bunların kullanımını teşvik ederek kullanılan kağıtların geri dönüşümünü sağlayabilirsiniz. Üstelik bunun için herhangi bir maliyet yüklenmenize de gerek yok, çünkü günümüzde başta belediyeler olmak üzere pek çok kurum işletmelere ücretsiz geri dönüşüm kutuları sağlıyor ve bunlarda biriken kağıt, plastik şişe gibi atıkları düzenli aralıklarla topluyor.
6. Çevre duyarlılığını eğitim programınızın bir parçası haline getirin.
İnsanlar yapıları gereği kendilerine gerekçesiz kararlar şeklinde dayatılan uygulamaları, bu uygulamalar ne kadar akla yatkın olursa olsun, reddetme eğitimine sahiptirler. Yani yönetim kademesi de dahil olmak üzere her kademeden çalışanların kağıt israfını önlemek konusunda üzerlerine düşenleri hakkıyla yerine getirmeleri için öncelikle bu konunun önemi hakkında yeterli bilgiye sahip olmaları gerekir. Bu konuda almak istediğiniz önlemleri şirket içi bir mail yoluyla duyurmak yerine eğitim ve oryantasyon programlarınızda kağıt tasarrufu yöntemleri başlığına yer vermeniz çok daha isabetli olacaktır.
7. Alınan çıktıları takip edin.
Yöneticiler, çalışanlar ve departmanlar bazında haftalık, aylık ya da yıllık olarak ne kadar çıktı alındığını takip etmek, ofisinizin kağıt israfı konusunda ne noktada olduğunuzu anlamanıza yardımcı olacaktır. Bu takibi manuel olarak ya da departmanlardan istenen periyodik raporlar yoluyla yapmak mümkündür, ancak çok fazla zaman harcamanızı gerektireceği gibi çeşitli karışıklıklara da neden olabilir. Söz konusu zorluk ve aksiliklerle karşılaşmamak için ofisinize kullanıcı adı, parola veya kartla giriş yapılmasına imkan tanıyan ve her kullanıcının ve/veya departmanın aldığı baskıları hem sayı, hem de nitelik yönünden takip edip raporlayan çok fonksiyonlu fotokopi makineleri ve iş akışınıza uygun doküman çözümleri ile donatmayı düşünebilirsiniz.
8. Fotokopi makinelerinin bypass ünitelerinden faydalanın.
Günümüzde pek çok ofis tipi fotokopi makinesinde normal kağıt saklama ünitelerinin yanı sıra bypass denilen üniteler de bulunuyor. Gizli olmayan, hassas bilgiler içermeyen ve yalnızca tek yönünde yazı bulunan dokümanlarınızı bu bypass ünitelerine koyarak aynı kağıdı başka kişilerin de kullanabilmesine olanak tanıyabilir, bu sayede kağıt tasarrufu sağlayabilirsiniz.
9. Yönetilen Doküman Hizmetleri konusunda bilgi edinin.
Bir ofisin kağıtsız hale gelebilmesi için o zamana kadar çekmecelerde, klasörlerde ve dosya dolaplarında depolanan belgelerin gözden geçirilmesi, ayıklanması, kategorize edilmesi ve dijital ortama aktarılması gerekir. İşte Yönetilen Doküman Hizmetleri (MDS) de tam olarak bu işe yarar.Bu sistemler sayesinde bir ya da birden fazla arşiv görevlisi istihdam etmenize ve bilgi teknolojileri departmanınızın fazla mesai yapmasına gerek kalmadan dokümanlarınız dijital ortama gerektiği biçimde aktarılır. Depolama maliyetlerinin azalması, baskı yönteminin ve baskı süreçleri kontrolünün kolaylaşması, dijitalleşme sürecinin ayrılmaz parçalarından biri olan yönetilen doküman hizmetlerinin faydalarından yalnızca birkaçıdır.10. Mümkün olduğunda ince kağıtlar kullanın.Kartvizit, tebrik kartı, önemli raporlar ve benzeri dokümanların belli gramajdaki kağıtlara basılması gerekebilir. Kağıt israfını önlemek için ofisinizde esnek kağıt tiplerine uygun fotokopi makinesi ve yazıcılar kullanabilir, yalnızca kendiniz okumak için, iş arkadaşlarınızla paylaşmak için ya da elinizin altında bulunması amacıyla aldığınız düşük ve orta önem düzeyindeki çıktılar söz konusu olduğunda daha hafif (düşük gramajlı) kağıtlar kullanabilirsiniz. Bu sayede üretiminde daha fazla ağaç kullanılan daha ağır ve kalın kağıtların kullanımını sınırlamış olursunuz.
KYOCERA Document Solutions Kağıt Tasarrufu Konusunda Neler Sunuyor?
KYOCERA Document Solutions olarak kurulduğumuz günden bu yana donanım ürünlerimizin ve sarf malzemelerimizin büyük bir kısmını doğaya geri kazandırılabilir malzemelerden üretiyor, yazılım ürünlerimizle müşterilerimizin birer akıllı ofis haline gelme süreçlerine katkıda bulunuyoruz. Akıllı ofisler denildiğinde akla gelen ilk kavramlardan biri de elbette kağıt tasarrufu. Bir ofis dijital dönüşümde ne kadar ilerlemişse kağıt tüketimi ve çevreye verdiği zarar o denli düşük, baskı maliyetleri konusunda elde ettiği avantaj da o denli yüksek oluyor.
HyPAS özellikli KYOCERA MFP’lerimize kurulabilen MyQ uygulaması ile kullanıcılarımıza hem ofislerindeki gereksiz kağıt tüketimini azaltma, hem baskı maliyetlerini önemli ölçüde düşürme, hem de baskı güvenliğini sağlama imkanı sunuyoruz. Müşterilerimiz bu kullanıcı tanımlama çözümü ile kimi baskı özelliklerini belirli kullanıcılara sunabiliyor ya da belirli kullanıcılar ve/veya departmanlar için kısıtlayabiliyor, bunun yanı sıra alınan baskıların miktarına ve özelliklerine hem çalışan, hem de departman bazında erişebiliyorlar.
