Bizi Facebook'tan Takip Edin Bizi Twitter'dan Takip Edin Bizi YouTube'dan Takip Edin Bizi LinkedIN'den Takip Edin

5 Yaygın İş Akışı Sorunu ve Çözümleri

 

Çözülmesinin son derece zor ve maliyetli olduğu düşünülen pek çok iş akışı probleminin üstesinden iyi bir planlama, akıllı yatırımlar ve doğru iş akışı çözümleri ile gelmek mümkün.

İş yerindeki verimsiz süreç ve prosedürler, zamanın en önemli değer olduğu rekabet ortamında karlılığı olumsuz yönde etkiledikleri gibi iş ve çalışan verimliliğini de düşürürler.

Piyasanın ve çalışma biçimlerinin değişen yapısı; bu değişime ayak uydurmakta geciken işletmeleri yalnızca yerlerinde sayabilmek için bile büyük oranda çaba ve kaynak harcamak zorunda bırakabilir.

Verimsiz süreçler ve çağın gerisinde kalan ofis teknolojileri, özellikle içinde bulunduğumuz dijital dönüşüm çağında, işletmeler için oldukça dramatik sonuçlar doğurabilir. Yapılan araştırmalara göre günümüzde işletmelerin verimsizlik nedeniyle karşı karşıya kaldıkları gelir kaybı yılda %20 ila %30 arasında gerçekleşmektedir.

Peki, söz konusu olumsuz sonuçlara yol açan sebebin yalnızca teknolojik yükseltme maliyetlerinden kaçınmak olduğunu söyleyebilir miyiz?

Piyasa koşullarının işletmeleri hızlı bir dönüşüm sürecinden geçmeye zorladığı günümüzde bu sorunun cevabı sanıldığı kadar basit değildir. Kimi zaman gerekli donanım ve yazılım teknolojileri uygulamaya konulsa da istenen sonuçların kısa vadede gerçekleşmesi mümkün olmayabilir. Bu durum çoğunlukla teknolojiye ve/veya iş akışı çözümlerine yeterli yatırımın yapılmamasından değil, bu konudaki bilgi ve tecrübe eksikliğinden kaynaklanır. Oysa,çözülmesinin son derece zor ve maliyetli olduğu düşünülen pek çok iş akışı probleminin üstesinden iyi bir planlama, akıllı yatırımlar ve doğru iş akışı çözümleri ile gelmek mümkündür.

İşte karşınıza çıkması muhtemel en yaygın iş akışı sorunları ve bunlara yönelik çözümler;

1. Birbirleriyle "İletişim Halinde Olmayan" Sistemler

IDC tarafından yapılan bir araştırmaya göre, iş dünyası liderlerinin yüzde 80'inden fazlası diğer iç sistemler ve/veya dış bağlantıların kullandığı sistemlerle koordine olamayan uygulamalardan şikayetçi. Bağlantı imkanları sınırlı sistemler dolaşımda bulunan dokümanların takip edilmesini zorlaştırıyor, uygulama güncelleştirmelerinin takip edilmesini BT departmanı için tam bir zaman kaybına dönüştürüyor ve çalışanların aynı bilgileri çok defa bir yerden başka bir yere kopyalamak veya -daha kötü ihtimalle- tamamen baştan yazmak zorunda kalmalarına neden oluyor.

Çözüm: Standart iş süreçleriniz için bir doküman yönetim sisteminden faydalanın. Dokümanların izlenmesini sağlayan bir iş akışı yazılımının bu sisteme dahil edildiğinden emin olun. IDC'nin başka bir çalışmasına göre, doküman yönetimi sistemleri ile ilgili bağlantı sorunlarını çözmeye yatırım yapan şirketler gelirlerinde %36'ya varan bir artış, maliyetlerinde ise %30'lara varan azalışlar gözlemleyebiliyorlar.

2. Farklı Yerlerde Çalışan Takımlar Arasında İşbirliği Sorunları

Gallup Araştırma Şirketi'nin yaptığı bir çalışmaya göre ortalama bir çalışan ayın tam iki gününü iletişim kurmakla geçiriyor. İş dünyasının liderleri, mevcut işgücünün yaklaşık yarısının 2020 yılına kadar "uzaktan çalışma" biçiminde istihdam edilmeye başlanacağını öngörüyor. Çalışanların her gün kapalı, sınırları belirli bir ofis ortamında bulunmak zorunda olmamaları işletmelerin yeni yeteneklere ve geniş insan kaynağı olanaklarına erişimlerini sağlarken; bilginin kesintisiz ve zamanında paylaşılmasını zorlaştırabiliyor.

Çözüm: Toplantılarınızı video konferans yöntemiyle düzenleyebilmek için gerekli şartları sağlayın. Takımların hem video konferanslar sırasında, hem de sonrasında gerekli dokümanlar üzerinde eşzamanlı olarak çalışabilmeleri için kullanılabilecek iş akışı çözümlerini araştırın. Çalışanların dokümanlara gereken zamanda, gereken yerden erişebilmeleri için çok fonksiyonlu fotokopi makinelerinden (MFP) ve doküman çözümlerinden faydalanın.

3. Bitmek Bilmeyen Toplantılar

Atlassian'ın yaptığı bir araştırmaya göre toplantıların yarıya yakını katılımcılar tarafından zaman kaybı olarak görülüyor ve çalışanlar verimsiz toplantılarda ayda tam otuz bir saatlerini harcıyorlar. Yine çalışanların %45'i katılmak zorunda oldukları toplantılar yüzünden kendilerini baskı altında hissettiklerini dile getirirken, yarısından fazlası uzun toplantıları işteki en büyük zaman israfı olarak görüyor. Aynı araştırmaya göre yerleşik alışkanlıklardan dolayı belli sık aralıklarla düzenlenen ve/veya gereğinden uzun süren toplantılar Amerika'daki işletmelere her yıl 37 milyar dolar fazladan personel gideri olarak yansıyor.

Çözüm: İşletmenizin farklı bölümlerindeki yöneticilerin fikirlerini alarak mevcut bilgi, gündem maddesi, müşteri, teslim zamanı gibi konuları önem / mecburiyet derecelerine göre sınıflandırın. Toplantıları yalnızca en kritik konuların konuşulacağı biçimde sınırlayın ve gerekiyorsa bu konuda yazılı kurallar belirleyin. Zamandan tasarruf etmek için önemli kararlar üzerinde doğrudan söz sahibi olan az sayıda kişiyle toplantılar öncesinde kısa görüşmeler yapın, mümkün olduğunda toplantılar için makul süre kısıtlamaları belirleyin ve toplantı sıklığını azaltın.

Eğer işinizin yapısı düzenli toplantıları zorunlu kılıyorsa; doküman hazırlama ve dağıtma süreçlerini optimize ederek de zamandan tasarruf edebilirsiniz. Ofisinizde çok fonksiyonlu bir fotokopi makinesi varsa cihaz üzerinde çalışanlarınıza özel hesaplar oluşturup bu hesapları Google Drive, Evernote gibi bulut tabanlı depolama sistemleriyle entegre edebilirsiniz. Böylece katılımcılar tablo ve benzeri dokümanlara toplantı öncesinde erişerek daha iyi hazırlık yapabilirler. Herkesin gerekli tüm doküman ve bilgiye sahip olarak katıldığı toplantılar hem daha kısa sürer, hem de verimliliği tahminlerinizin ötesinde yükseltir.

4. Uzun Fatura İşleme Süreçleri

İşletmelere gelen ve işletmelerin kestiği faturaların finans departmanına aktarılması, onaylanması, sınıflandırılması ve ilgili sistemlere işlenmesi, özellikle de dijital doküman süreçleri yerine kağıt bazlı süreçler söz konusuysa, çalışanların hem zamanını çalar, hem de iş memnuniyetini olumsuz yönde etkileyerek verimliliği düşürür.

Çözüm: Ofis MFP'nizi kullanarak faturaları tek tuşla tarayın ve gözden geçirilip onaylanmaları için finans departmanına dijital yoldan yönlendirin. Bu işlem için işletmenizin kendine özel ihtiyaçlarıyla uyumlu bir yakalama ve dağıtım uygulamasından faydalanabilirsiniz. İş akışı optimizasyonu ve doküman çözümleri finans ve muhasebe departmanlarının iş yükünü azaltmanın yanı sıra iş süreçlerini kolayca takip edilebilir ve raporlanabilir hale getirir. Dijital süreçler; hata oranları açısından manuel süreçlerle kıyaslanamayacak düzeyde avantajlıdır.

5. İhtiyaç Anında Bilgiye Ulaşamamak

Sunum için hazırladığınız PowerPoint dosyasının e-postalarınızın arasında bir yerde, paylaşılan bir klasörde veya masaüstünüzde olduğundan eminsiniz, ancak hangisi olduğunu bilmiyor ve zamanınız azaldıkça paniğe mi kapılıyorsunuz? Yalnız değilsiniz! İşletmenizde etkili bir doküman yönetimi sistemi yoksa kendinizi sık sık, acil durumlarda ihtiyaç duyduğunuz dokümanlara ulaşabilmek için –her zaman o kadar da müsait olmayan- BT departmanının kapısını aşındırırken bulabilirsiniz.

Çözüm: Bu tarz bir sorunla yüzleşmemek için ofiste kullanılan MFP üzerinden kendinize özel tarama hedefleri belirleyebilir, BT departmanının yardımına ihtiyaç duymadan istediğiniz dokümanı doğrudan size en uygun klasöre, paylaşılan bir dosyaya ve hatta bulut hesabınıza tarayabilirsiniz.

* IDC ve KYOCERA Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri A.Ş. ortaklığıyla hazırlanan "Doküman Dijitalleştirme & İş Akışı Otomasyonu" raporuna ulaşmak için tıklayın!

 

Kaynak: KyoceraVoice - Five Common Workflow Problems and How To Solve Them

Scroll to top