Fatura işlemleri otomasyon ile nasıl daha kolay olabilir?

Gelen bir fatura epeyce seyahat ediyor. Geleneksel fatura işlemleri pek çok işletme için yavaş, maliyetli ve hataya açık bir prosedürdür. Muhasebe tarafından ödenebilir olup olmadığına bakılmalı, faturalama yazılımına kaydedilmeli, yetkili biri tarafından onaylanmalı, eşleştirme yapılmalı, sonrasında da ileride başvurmak üzere depolanmalı. Böyle külfetli bir prosedür yüksek işgücü maliyetlerine sebep olur ve çok ciddi gecikme ve hata potansiyeline sahiptir. İşler ters gittiğinde ve faturalar ödenmediğinde şirketin itibarını zedeler ve gecikme faiziyle sonuçlanabilir.

Bununla birlikte, artık fatura işlemleri için bulut tabanlı otomasyon var ve böyle sorunları çözebilir. Bulut iş dünyasının hemen her tarafında devrim yaratıyor. İş arkadaşlarının ve müşterilerin etkileşim şeklini değiştiriyor ve ürünlerin sınır ötesinde satılmasına olanak tanıyor. Gartner, 2020 itibariyle  işletmelerin yüzde 36’sının, tüm finansal kayıtlar gibi kayıt işlemi sistemlerinin yarısından fazlası için bulutu kullanacaklarını öne sürüyor, ki bu da muhasebe işlemleri otomasyonunun büyüyen bir trend olduğunu gösteriyor

Fatura işlemlerini düzene koymak hem işin verimli bir şekilde ilerlemesini hem de faturaların zamanında ödenip, bu çok önemli evrakların zarar görmeden veya kaybolmadan düzenlendiğini garanti etmenin anahtarı. Optimizasyon, otomatikleştirilmiş fatura işlemleri ile tüm evrak işlerini dijital platforma taşıyarak, bir işletmenin en büyük sorunlarından birini çözmeye hazır hale geliyor.

Hız kazanması zaman alan teknoloji

Buluta geçişte artan hıza rağmen bazı şirketler geride kalıyor. Bu da özellikle son yıllarda giderek karmaşık hale gelen fatura işlemlerine zarar veriyor. Faturalar bugün posta, e-posta, kurye ve faks gibi çok çeşitli platformlardan ulaşabiliyor. Hepsinin sisteme kaydı manuel olarak yapılmak zorunda ve bu da çift ödeme yapma, faturayı kopyalama, yanlış tutarı ödeme ve yanlış sipariş numarası girme gibi çok sayıda hataya neden oluyor. Bir diğer yaygın hata da ürünler teslim alınmadan faturanın ödenmesi.

Faturaların manuel olarak işlenmesi hızla ilerleyen modern dünyaya aykırı derecede yavaş bir metot. Bu ticari borç departmanının faturayı teslim almasıyla başlıyor. İçeriğini doğrulamalı ve detaylarını sistem yazılımına yüklemeliler. Ancak bu sadece başlangıç, daha sonra bunu daha yetkili yöneticilere ona için yollamalılar. İşte bu noktada gecikme potansiyeli çok yüksek. Eğer yöneticilerin ajandaları çok yoğun ise başka görevleri önceliği alırsa bu faturayı onaylamaları günler alabilir. Bu durum gecikme faizleri ve tedarikçilerle zarar gören ilişkilerle sonuçlanabilir, ki böyle külfetli bir süreç yürütmek için çok pahalı.

Bir işletme çalışanlarına faturaları manuel olarak gözden geçirme, yöneticilerle iletişim kurma, bilgiyi yükleme ve ardından da yeniden ulaşabilmek için dosyalama için maaş veriyor. Hata olduğunda, ki kuşkusuz olacaktır, bunu düzeltmek de bir maliyet. Pazar araştırmaları şirketi Aberdeen, en verimli şirketlerin bir faturayı işlemek için ortalama 2,8 gün harcadıklarını hesapladı. Bunun maliyeti yaklaşık 2,18 dolar iken endüstri ortalaması ise 9,40 dolara yakın. Peki, en iyi performansa sahip şirketlerin sırrı ne? Süreci tercihen bulutta otomatikleştirmek

Bulut para ve zaman kazandırır

Bulut tabanlı işletmeler fatura işlemlerini şirket bünyesinden çıkartarak zaman ve paradan ciddi miktarda tasarruf ediyor. Ortada baskı ve postalama maliyeti kalmıyor ve çalışanlar da detayları manuel olarak sunucuya yüklemek durumunda kalmıyor. Faturaların yığılması ve unutulması veya kaybolması yerine iyi iş ilişkileri kurulmasını sağlayan şekilde zamanında otomatik olarak ödeniyor. Yazılım güncelleme ve hata düzeltmel gibi birçok BT hizmetine para harcamaya gerek yok. Hizmet sağlayıcı bu konuların bakımıyla uzaktan ilgileniyor.

Bulut düşük maliyet ile sınırsız sayıda ölçeklemeye imkan tanıyor. Ücretler genellikle aylık oluyor ve şirketler genişlediğinde yeni sunucular kurmanın yüksek maliyetini ortadan kaldırıyor. Ölçeklenebilirlik bulut tabanlı faturalamayı hızlı büyüyen KOBİ’ler için cazip hale getiriyor ama daha büyük işletmeler hantal çünkü her bir departman için ayrı muhasebe sistemleri var. Buna karşın kafa karıştırıcı faturalama işlemleri bulutta merkezileştirilirse basitleşip daha verimli hale gelebilir.

Finans profesyonelleri ve tüm işletme için anında sağlanan faydalar

Uygulama çok vakit almıyor çünkü çoğunlukla açık bulut ortamında. Sistem çalışmaya başlar başlamaz finans departmanı ve tüm işletmedeki çalışanlar, kendileri için belirlenen daha net iş akışları ve diğer görevlerine vakit ayırabilme imkanıyla anında fayda sağlamaya başlıyor. Her zaman bir faturanın kimde olduğunu ve ne kadar zamandır onay için beklediğini kontrol etmek mümkün. Bu da genellikle kaybolan evrakları arama veya meşgul yöneticilerin peşinden koşmayı gerektiren geleneksel faturalamadan çok daha az engelle karşılaşılacağı anlamına geliyor. Çünkü her dokümanın bir denetim izi var, kaybolamaz ve depolanması da bulunması da daha kolay.

Müşteriler için sistem çok daha basit. Tek ihtiyaçları olan bulut tabanlı faturalama çözümü ile ofis içini birbirine bağlayacak bir uygulama. Doğru ayrıcalıklar ile kullanıcılar faturaları anında bulup getirebilir, fatura işlemini daha açık ve görünür hale getirebilir. Kullanıcı eklemek, yeni bir e-posta ve kullanıcı adı oluşturmaktan ibaret, ondan sonra anında sisteme erişim sağlanıyor. Buna karşılık kullanıcı silmek de bu kadar basit. Uygun bir bulut tabanlı hizmet bulmanın ilk adımı çeşitli potansiyel tedarikçileri bulup hizmetleri karşılaştırmak. İkinci asın birini seçmek ve onunla ilerlemek. Çoğu işletme faturalamalarını düzene koymakla başlayan faydaları anında görebilecek. Çalışanların üretkenliği artacak, maliyetler düşecek ve faturalama hataları ortadan kalkacak.