Bu Veri İşleme Hüküm ve Koşulları (“Veri İşleme Koşulları”), Kyocera Cloud Capture (“KCC”, ‘Hizmetler’) sağlayan KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V. veya Satış Şirketleri, yetkili bayileri, distribütörleri ve satıcıları (“KYOCERA”) tarafından Kişisel Verilerin İşlenmesi için geçerlidir.

Bu Veri İşleme Şartları, GDPR Madde 28 (3) anlamında bağlayıcı sözleşme görevi görür ve İşlemenin konusunu ve süresini, İşlemenin niteliğini ve amacını, Kişisel Verilerin türünü ve Veri Sahiplerinin Kategorilerini ve Denetleyicinin yükümlülüklerini ve haklarını belirler ve KYOCERA ile Müşteri arasında Hizmetler için geçerli olan sözleşmede (“Sözleşme”) belirtilen hüküm ve koşullarla tamamlanır.

Müşteri, Sözleşme ve bu Veri İşleme Şartları kapsamında Kişisel Verilerin İşlenmesi ile ilgili olarak Kontrolör ve KYOCERA İşleyici olarak hareket eder veya duruma göre Müşteri, son müşterileri için İşleyici olarak hareket eder ve KYOCERA, son müşterileri karşısında Müşterinin talimatı üzerine hareket eden Müşterinin alt İşleyicisi olarak hareket eder.

Madde 1 : Tanımlar

Bu Veri İşleme Şartlarında büyük harfle belirtilen terimler aşağıdaki anlama sahiptir (tekil kelimeler çoğulu da içerir ve bunun tersi de geçerlidir) veya aşağıda belirtilmemişse GDPR'de verilen anlama sahiptir:

1.1  “Müşteri” ifadesi, KYOCERA müşterisini, kendi adına ve gerektiğinde, Sözleşmede belirtildiği gibi bağlı şirketleri adına ve adına ifade eder.

1.2 “Veri Koruma Yasaları”, GDPR dahil ancak bununla sınırlı olmamak üzere, Sözleşme kapsamında Kişisel Verilerin İşlenmesi için geçerli olan tüm yasa ve yönetmelikler anlamına gelir.

1.3 “GDPR”, Genel Veri Koruma Yönetmeliği, Kişisel Verilerin İşlenmesi ile ilgili olarak gerçek kişilerin korunması ve bu tür verilerin serbest dolaşımına ilişkin 27 Nisan 2016 tarihli Avrupa Parlamentosu ve Konseyi Yönetmeliği (AB) 2016/679 anlamına gelir ve 95/46/EC sayılı Direktifi yürürlükten kaldırır.

1.4 “KYOCERA İştiraki” Ek 2'de listelenen Kyocera Document Solutions Europe Management B.V.'nin bir Satış Şirketi ve bir Satış Şirketinin ve Kyocera Document Solutions Europe Management B.V.'nin yetkili bayileri ve distribütörleri anlamına gelir.

1.5 “Hizmetler” KYOCERA tarafından Sözleşmeye uygun olarak ve Sözleşmede belirtildiği şekilde gerçekleştirilecek hizmetler anlamına gelir.

1.6 “Standart Sözleşme Maddeleri”, 2021/914 sayılı Komisyon Uygulama Kararı (AB) kapsamında Avrupa Komisyonu tarafından kabul edilen standart sözleşme maddeleri ve sonraki tüm model maddeler anlamına gelir.

1.7 “Alt İşlemci” KYOCERA tarafından görevlendirilen herhangi bir İşlemci anlamına gelir.

1.8 “TOM'lar” GDPR Madde 32 uyarınca gerekli olan teknik ve organizasyonel önlemler anlamına gelir.

Madde 2 : Kişisel Veri İşleme

2.1 Talimatlar. KYOCERA, Kişisel Verileri yalnızca Müşterinin yazılı talimatlarına uygun olarak İşleyecektir ve bu talimatlar Sözleşmede belirtilen Hizmetlerin sağlanmasıdır. Müşteri, bu Veri İşleme Şartları ve Sözleşme uyarınca Müşteri tarafından KYOCERA'ya sağlanan tüm talimatların Veri Koruma Kanunlarına uygun olmasını sağlayacaktır. Müşteri, Kişisel Verilerin doğruluğu, kalitesi ve yasallığı ve MüşterininKişisel Verileri elde ettiği araçlar konusunda tek sorumluluğa sahip olacaktır.

2.2 İşleme Detayları. Bu Veri İşleme Şartlarının Ek 1'i Kişisel Verilerin İşlenmesine ilişkin belirli bilgileri ortaya koymaktadır.

2.3 Veri Koruma Kanunlarına Uygunluk. KYOCERA, Kişisel Verilerin İşlenmesinde yürürlükteki Veri Koruma Yasalarına uyacaktır.

2.4 Gizlilik. KYOCERA, Kişisel Verileri kesinlikle gizli tutacak ve Bölüm 3 kapsamında mutabık kalınmadıkça, Müşterinin yazılı talimatı üzerine, Sözleşmenin ifası amacıyla veya KYOCERA'nın tabi olduğu yürürlükteki yasalar bunu gerektirmedikçe Kişisel Verileri üçüncü taraflara iletmeyecek, yaymayacak veya başka bir şekilde aktarmayacaktır. İkinci durumda, KYOCERA Müşteriyi İşleme öncesinde bu yasal gereklilik hakkında bilgilendirecektir, ancak söz konusu yasa bu tür bilgileri kamu yararına ilişkin önemli gerekçelerle yasaklamadığı sürece, bu durumda KYOCERA Müşteriyi KYOCERA'nın yasal gerekliliği bilmesinden veya bilmesi gerekmesinden sonraki 24 saat içinde bilgilendirecektir.

Madde 3: Alt İşlemciler

3.1 Atama. Müşteri, (a) KYOCERA İştiraklerinin Alt İşleyiciler olarak tutulabileceğini ve (b) KYOCERA ve KYOCERA İştiraklerinin sırasıyla Hizmetlerin sağlanmasıyla bağlantılı olarak üçüncü taraf Alt İşleyicileri görevlendirebileceğini kabul ve beyan eder. Atanan Alt İşleyicilerin bir listesi Ek 1'e eklenmiştir ve KYOCERA'nın takdirine bağlı olarak zaman zaman değiştirilebilir, ancak önerilen Alt İşleyici(ler)in Kyocera web sitesinde yayınlanmasıyla Müşteriye en az iki (2) hafta önceden bildirimde bulunulması şartıyla.

3.2 Alt İşleyici yükümlülükleri. Alt işleme amacıyla KYOCERA, Alt İşleyicileriyle yazılı anlaşmalar yapacak ve bu anlaşmalar asgari olarak KYOCERA'nın bu Veri İşleme Şartları kapsamında bağlı olduğu yükümlülüklerin aynısını içerecek ve özellikle Alt İşleyicinin geçerli Veri Koruma Yasalarının gerekliliklerini karşılamak için uygun TOM'ları uygulama yükümlülüğünü içerecektir.

3.3 Yeni Alt İşleyicilere itiraz etme hakkı. Müşteri, KYOCERA'ya derhal yazılı olarak bildirimde bulunarak KYOCERA'nın yeni bir Alt İşleyici kullanmasına itiraz edebilir, ancak her durumda önerilen değişikliklerin KYOCERA web sitesinde yayınlanmasından sonraki iki (2) hafta içinde. Makul bir itiraz durumunda KYOCERA, Hizmetlerin sağlanmasında önerilen Alt İşleyici tarafından Kişisel verilerin İşlenmesini önleyen ticari olarak makul bir değişiklik yapmak için Müşteri ile iyi niyetle çalışacaktır. KYOCERA, otuz (30) günü aşmayacak makul bir süre içinde bu tür bir değişikliği sağlayamazsa, Müşteri, KYOCERA'ya yazılı bildirimde bulunarak, yalnızca KYOCERA tarafından önerilen Alt İşleyici kullanılmadan sağlanamayan Hizmetlerle ilgili olarak Sözleşmeyi feshedebilir.

3.4 Sorumluluk. KYOCERA, Alt İşleyicilerinin eylem ve ihmallerinden, KYOCERA'nın her bir Alt İşleyicinin hizmetlerini doğrudan bu Veri İşleme Şartları kapsamında yerine getirmesi durumunda sorumlu olacağı ölçüde sorumlu olacaktır.

Madde 4: KYOCERA personeli

4.1 Gizlilik. KYOCERA, Sözleşme kapsamında Kişisel Verilerin İşlenmesinde görev alan personelinin Kişisel Verilerin gizli niteliği konusunda bilgilendirilmesini ve sorumlulukları konusunda uygun eğitimi almasını sağlar. KYOCERA ayrıca Kişisel Verilerin İşlenmesinde görev alan personeli ile söz konusu Kişisel Verilerin İşlenmesine ilişkin yazılı gizlilik sözleşmeleri imzalamış olmasını sağlar. KYOCERA, bu tür yazılı gizlilik anlaşmaları kapsamındaki gizlilik yükümlülüklerinin, personel görevinin sona ermesinden sonra da devam etmesini sağlar.

4.2 Güvenilirlik. KYOCERA, Kişisel Verilerin İşlenmesinde görev alan KYOCERA personelinin güvenilirliğini sağlamak için tüm makul adımları atacaktır.

4.3 Erişimin sınırlandırılması. KYOCERA, KYOCERA'nın Kişisel Verilere erişiminin Sözleşmeye uygun olarak Hizmetleri gerçekleştiren personel ile sınırlı olmasını sağlar.

4.4 DPO. KYOCERA, geçerli Veri Koruma Yasalarının bir DPO atanmasını gerektirdiği ölçüde bir DPO atar. KYOCERA DPO'suna Ek 2'de verilen iletişim bilgileri aracılığıyla ulaşılabilir.

Madde5 : Veri güvenliği ve denetimi

5.1 Güvenlik. KYOCERA, teknolojinin durumu, uygulama maliyetleri, İşlemenin niteliği, kapsamı, bağlamı ve amaçlarının yanı sıra ilgili gerçek kişilerin hakları ve özgürlükleri için değişen olasılık ve ciddiyet riskini göz önünde bulundurarak, riske uygun bir güvenlik düzeyi sağlamak için makul olarak gerekli olan tüm teknik ve kurumsal güvenlik önlemlerini alacaktır. Teknik ve organizasyonel güvenlik önlemlerine genel bir bakış Ek 3'te sunulmaktadır. KYOCERA, uygun bir güvenlik seviyesini korumak için bu genel bakışı düzenli olarak güncelleyebilir,önceden haber vermeksizin.

5.2 Denetim. KYOCERA, Müşterinin KYOCERA tarafından Kişisel Verilerin İşlenmesi için kullanılan teknik ve organizasyonel güvenlik önlemlerinin bir denetimini (“Denetim”) yapmasına izin verecektir. Denetim, takvim yılı başına bir kez veya bu Veri İşleme Şartlarının ihlal edildiğine dair makul bir şüphe olması durumunda veya geçerli bir Denetleyici Makamın talimatı veya talebi üzerine KYOCERA'nın normal çalışma saatleri içinde yılda herhangi bir sayıda gerçekleştirilebilir. Müşteri, KYOCERA'ya bu Bölüm 5.2 kapsamında yapılacak herhangi bir Denetim hakkında makul bir bildirimde bulunacak ve yetkili Denetçilerinden her birinin, personeli Denetim sırasında bu tesislerde bulunurken KYOCERA'nın tesislerine, ekipmanına, personeline ve işine herhangi bir zarar, yaralanma veya kesinti vermekten kaçınmak veya kaçınamıyorsa bunu en aza indirmek için makul çabayı göstermesini sağlayacaktır. Denetimin amacı aşağıdakileri doğrulamak olacaktır

5.3 Denetim masrafları. Müşteri, KYOCERA tarafından Denetimle ilgili olarak yapılan dahili masraflar hariç olmak üzere, Denetimle ilgili tüm masrafları, ücretleri, ücretleri ve masrafları ödeyecektir. Denetim KYOCERA tarafından herhangi bir önemli uyumsuzluk ortaya çıkarırsa, KYOCERA Müşterinin Denetimle ilgili tüm fiili ve makul masraflarını geri ödeyecektir.

5.4 Denetim sonuçları. Müşteri, KYOCERA'ya Denetçinin raporunun bir kopyasını verecektir. Raporda KYOCERA'nın bu Sözleşme uyarınca yükümlülüklerini yerine getirmede bir temerrüdü veya geçerli Kişisel Verilerin Korunması Kanunlarının bir ihlali ortaya çıkarsa, KYOCERA bu temerrüdü derhal düzeltecek ve/veya ihlali ortadan kaldıracak ve Müşteriye bunu yazılı olarak teyit edecektir.

Madde 6 : Veri Sahibi Talepleri

6.1 TOM'lar. KYOCERA, İşleme faaliyetinin niteliğini dikkate alarak, Müşterinin GDPR veya diğer geçerli Veri Koruma Kanunları kapsamında bir Veri Sahibi Talebine yanıt verme yükümlülüğünü yerine getirmesi için, makul ölçüde mümkün olduğu ölçüde, uygun TOM'lar ile Müşteriye yardımcı olacaktır.

6.2 Veri Sahibi Talepleri. KYOCERA, yasal olarak izin verildiği ölçüde, bir Veri Sahibi Talebi alırsa Müşteriyi derhal bilgilendirecektir. Müşterinin Hizmetleri kullanırken bir Veri Sahibi Talebini ele alma kabiliyetine sahip olmadığı ölçüde KYOCERA, Müşterinin talebi üzerine KYOCERA'nın yasal olarak bunu yapmasına izin verildiği ve söz konusu Veri Sahibi Talebine yanıtın GDPR veya diğer Veri Koruma Yasaları kapsamında gerekli olduğu ölçüde Müşteriye söz konusu Veri Sahibi Talebine yanıt vermede yardımcı olmak için makul çabayı gösterecektir. Yasal olarak izin verildiği ölçüde, KYOCERA'nın bu türyardım sağlamasından kaynaklanan tüm masraflardan Müşteri sorumlu olacaktır.

Madde 7 : Kişisel Veri İhlali    

7.1 Bildirim. KYOCERA, yasaların izin verdiği ölçüde, KYOCERA veya Alt İşleyicisi/İşleyicileri tarafından gerçekleştirilen herhangi bir fiili veya makul olarak şüphelenilen Kişisel Veri İhlalini, farkına vardıktan sonra derhal Müşteriye bildirecektir. Bildirim asgari olarak GDPR Madde 28(3)'te öngörülen bilgileri içerecektir.

7.2 Çözüm. Kişisel Veri İhlalinin KYOCERA veya Alt İşleyicileri tarafından bu Veri İşleme Şartlarının, Sözleşmenin veya geçerli Veri Koruma Yasalarının gerekliliklerinin ihlalinden kaynaklandığı ölçüde KYOCERA, Kişisel Veri İhlalinin niteliğini ve ilgili gerçek kişilerin hakları ve özgürlükleri için değişen olasılık ve ciddiyet riskini dikkate alacaktır, Müşterinin talimatı üzerine, Kişisel Veri İhlalinin nedenini belirlemek ve düzeltmek, ilgili gerçek kişilerin hak ve özgürlüklerine yönelik riskleri azaltmak ve Müşteriye Kişisel Veri İhlallerine ilişkin Veri Koruma Yasalarına uyumu konusunda makul her türlü talepte daha fazla yardımcı olmak için tüm çabayı gösterecektir.

7.3 Daha fazla yardım. Kişisel Veri İhlalinin KYOCERA veya Alt İşleyicileri tarafından bu Veri İşleme Şartlarının, Sözleşmenin veya geçerliVeri Koruma Yasalarının gerekliliklerinin ihlalinden kaynaklanmadığı ölçüde KYOCERA, Kişisel Veri İhlalinin niteliğini ve ilgili gerçek kişilerin hakları ve özgürlükleri için değişen olasılık ve ciddiyet riskini göz önünde bulundurarak Müşteriye aşağıdaki konularda tüm makul yardımı sağlayacaktır

Madde 8 : Veri Koruma Etki Değerlendirmeleri ve Ön Danışma

KYOCERA, her durumda yalnızca Kişisel Verilerin KYOCERA tarafından İşlenmesi ile ilgili olarak ve İşlemenin niteliğini ve KYOCERA'nın elindeki bilgileri dikkate alarak, Müşterinin GDPR'nin 35. veya 36. Maddesi veya başka bir Veri Koruma Yasasının eşdeğer hükümleri tarafından KYOCERA için gerekli olduğunu makul olarak düşündüğü veri koruma etki değerlendirmeleri ve Denetleyici makamlarla önceden istişareler konusunda Müşteriye makul yardım sağlayacaktır.

Madde 9 : Standart Sözleşme Maddeleri

9.1 Uygulanabilirlik. KYOCERA'nın kişisel verileri AB dışında bulunan Alt İşleyicilere aktardığı ve bu aktarımların GDPR Madde 45 uyarınca bir yeterlilik kararına dayanmadığı durumlarda KYOCERA, yeterli düzeyde veri koruması sağlamak için Standart Sözleşme Maddelerinin ve gerektiğinde ek önlemlerin alınmasını sağlamıştır. Alt İşleyici ile Standart Sözleşme Maddeleri, Müşteri veya duruma göre Müşterinin son müşterisi için ve adına akdedilir ve duruma göre Müşteri, son müşteri tarafından kendisini temsil etmek üzere usulüne uygun ve etkili bir şekilde yetkilendirildiğini beyan ve garanti eder. Standart Sözleşme Maddelerine tabi olan Alt İşleyicinin başka Alt İşleyicileri görevlendirdiği durumlarda, Standart Sözleşme Maddelerinde belirtilen Alt İşleyici, gerektiğinde bu Alt İşleyicilerle Standart Sözleşme Maddeleri akdetmiştir. Geçerli Standart Sözleşme Maddelerinin bir kopyası Ek 2'de belirtilen iletişim bilgileri kullanılarak alınabilir.

9.2 Değişiklik. Bu Veri İşleme Şartlarının 3. bölümü uyarınca Alt İşleyicide bir değişiklik olması durumunda, Standart Sözleşme Maddeleri KYOCERA'nın takdirine bağlı olarak buna göre güncellenebilir.

9.3 Çatışma. Bu Veri İşleme Şartları ile Standart Sözleşme Maddeleri arasında herhangi bir çelişki veya tutarsızlık olması durumunda, Standart Sözleşme Maddeleri geçerli olacaktır.

9.4 Süre. Çeşitli Alt İşleyicilerle yapılan Standart Sözleşme Maddeleri şu şekilde kalır

Madde 10 : Silme ve iade

Müşterinin tercihine bağlı olarak KYOCERA, Kişisel Verilerin İşlenmesi ile ilgili Sözleşme kapsamındaki Hizmetlerin sağlanması sona erdikten sonra Kişisel Verileri silecek veya Müşteriye iade edecektir.

Madde 11 : Sorumluluk

Her bir Tarafın ve Bağlı Kuruluşlarının bu Veri İşleme Şartlarından kaynaklanan veya bunlarla ilgili sorumluluğu (sözleşme, haksız fiil veya başka herhangi bir sorumluluk teorisi kapsamında olsun), Sözleşmede kararlaştırılan sorumluluk sınırlamalarına tabidir. 

Madde 12 : Sözleşme Üzerinde Tercih

Bu Veri İşleme Şartları ile değiştirilmediği sürece, Sözleşme tam olarak yürürlükte kalır. Sözleşme ile işbu Veri İşleme Şartları arasında bir çelişki olması halinde, işbu Veri İşleme Şartlarının hüküm ve koşulları geçerli olacaktır.

Madde 13 : Hakim Dil

Bu Veri İşleme Hüküm ve Koşullarının İngilizce versiyonu her iki Tarafın anlayışını temsil etmektedir. Bu dokümanın herhangi bir çevirisinin kolaylık sağlamak veya başka bir amaçla hazırlanması durumunda, İngilizce versiyonun hükümleri geçerli olacaktır.

EK 1:  

Ek 1, GDPR Madde 28(3)'ün gerektirdiği şekilde Kişisel Verilerin İşlenmesine ilişkin belirli ayrıntıları içermektedir.

Hizmetin Adı: Kyocera Cloud Capture

İşlemin Konusu:

Kyocera Cloud Capture (KCC), doküman sınıflandırmasında yer alan manuel süreci azaltmak için kullanıcıların taranan işleri kolayca taramasına, temizlemesine, sınıflandırmasına, dizinlemesine ve dönüştürmesine olanak tanıyan bulut tabanlı bir web uygulamasıdır. KDEM, KCC'nin sağlanması sırasında Kişisel Verileri işler.

Kişisel Verilerin İşlenme süresi Sözleşme'de ve işbu Veri İşleme Sözleşmesi'nde belirtilmiştir.

İşlemenin Niteliği ve Amacı:

Müşteriler, GDPR Madde 4.7 anlamında Veri Kontrolörleridir. KDEM, GDPR Madde 4.8 anlamında Veri İşleyen olarak destek hizmetleri sağlar ve KCC'nin kullanıcıları tarafından eklenen kişisel verilere erişebilir. KDC, KCC'nin barındırma hizmetlerini Belçika'da bulunan Google Cloud sunucularında sağlar. Ayrıca KDC, müşterilerin destek taleplerini yanıtlar ve duruma göre müşterilerin destek taleplerini Kaliforniya, ABD'de bulunan KDDA'ya aktarır.

İşlenecek Kişisel Veri Türleri:

• Kullanıcılar/Kullanıcı profilleri: Kullanıcı adı ve parola
  
• Cihazlar: IP adresleri, seri numarası, ana bilgisayar adı, Yönetici pin kodu
  
• Organizasyon etkinlikleri: Organizasyon e-posta adresi
• UYüklenen dosyalar/taranan işler: klasör adı, dosya adı, doküman/görüntünün kendisi
• Proxy bilgiler
• Yüklenen dosyaların/taranan işlerin meta verileri:
  

1. Öznitelikler (ad, soyad, adres, telefon numarası ve e-posta adresini içerebilir)
   
2. Dosya adı
3. Oluşturan/Editör (ad, soyad, kullanıcı adı)

Etkilenen veri sahipleri kategorisi

• Veri denetleyicisinimn (müşterilerin) çalışanları

Alt işleyiciler:

KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V. ve AB iştirakleri, Hizmetleri sunmak için hem KYOCERA kuruluşlarını hem de üçüncü tarafları alt işleyiciler olarak görevlendirir. Burada, Hizmetleri sunmak için kişisel verileri işleyebilecek alt işleyicilerin bir listesini bulabilirsiniz. Bu Veri İşleme Hüküm ve Koşullarını kabul ederek, tüm bu Alt İşleyicilerin aşağıda belirtildiği şekilde Müşteri Verilerine erişebileceğini kabul etmiş olursunuz.