KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V., kuruluşunuz sizin için bir kullanıcı hesabı oluşturduğunda ve cihazınıza KCC'yi indirip kullandığınızda kişisel verilerinizin işlenmesi hakkında KYOCERA Cloud Capture (‘KCC’) kullanıcısı olan sizi bilgilendirmek için bu Gizlilik Bildirimini (“Bildirim”) yayınlamıştır.
GİRİŞ
KCC, son kullanıcıların yüklenen/taranan işleri kolayca taramasına, temizlemesine, sınıflandırmasına, dizinlemesine ve dönüştürmesine olanak tanıyan web tabanlı bir ofis çözümüdür. KCC HyPAS uygulaması veya diğer araçlar, kullanıcı kimlik bilgileriyle giriş yapmaya ve taranan dokümanları KCC web uygulamasına göndermeye izin verir. Kişisel Veriler, müşterilere KCC'nin kendi kuruluşları için tarama faaliyetlerini izleme hizmetlerini sağlamak için işlenir.
Bu Bildirimde, aşağıdaki hususları ayrıntılı olarak açıklayacağız:
I. Kişisel verilerinizi hangi amaçlarla işlediğimiz;
II. Kişisel verilerinizi hangi yasal dayanağa göre işlediğimiz;
III. Kişisel verilerinizi kimlerle paylaştığımız;
IV. Kişisel verilerinizi hangi ülkelere aktardığımız;
V. Kişisel verilerinizi ne kadar süreyle sakladığımız;
VI. Hangi teknik ve organizasyonel önlemleri aldığımız;
VII. Kişisel verilerinizi işlememizle ilgili yasal haklarınızın neler olduğu;
VIII. Bizimle nasıl iletişime geçebileceğiniz ve diğer önemli bilgiler.
I. KİŞİSEL VERİLERİNİZİ HANGİ AMAÇLARLA İŞLİYORUZ?
A. Taranan dokümanların KCC web uygulamasına gönderilmesi. KYOCERA, yüklenen/taranan dokümanları KCC web uygulamasına gönderme işlemini tamamlamak için meta verileri işler (cihaz IP adresleri, seri numarası, ana bilgisayar adı, Yönetici pin kodu, kimlik kartı numarası, klasör adı, dosya adı, dokümanın/görüntünün kendisi, yüklenen dosyaların/taranan işlerin yaratıcı/editör adı, kullanıcı adı, adresi, telefon numarası ve e-posta adresi gibi öznitelikleri). KCC yüklenen/taranan dokümanların içeriğini saklamaz. Dokümanlar, taranan iş tamamlandıktan sonra kaldırılır. KDC günlük dosyalarını (kullanıcı adı, dosya adı) en fazla 7 gün süreyle saklar.
B. Faturalama. KYOCERA, bu hizmetleri müşterilere fatura etmek için lisans türünü, Kiralayan Kimliğini, tarihi, saati ve cihaz sayısını işler. Son kullanıcının iş geçmişini görüntülemek için, günlük dosyaları (kullanıcı adı, dosya adı) 1.000 günlüğe kadar saklanır; bu sayı kullanıcının kullanım sıklığına bağlı olarak değişebilir.
C. Kullanıcı hesabı yönetimi. KYOCERA, sizin için bir kullanıcı hesabı oluşturabilmemiz ve yönetebilmemiz için adları ve e-posta adreslerini doğrudan sizden veya dolaylı olarak bir KYOCERA müşterisinden (muhtemelen işvereniniz veya kuruluşunuz) alır. Bu hizmeti, www.kyoceradocumentsolutions.eu adresinde bulunan Veri İşleme Hüküm ve Koşullarımıza göre bir veri işleyici olarak sağladığımızı unutmayın.
D. Uzaktan bakım. Bir KYOCERA servis mühendisi, hata düzeltme veya sorun giderme amacıyla yerel yöneticinin hesabında işlenen kişisel verilerinize erişebilir. Bu hizmeti, www.kyoceradocumentsolutions.eu adresinde bulunan Veri İşleme Hüküm ve Koşullarımıza göre bir veri işleyici olarak sağladığımızı unutmayın.
E. Hosting. KYOCERA, bulut depolama sağlayıcısı olarak Google Cloud, Belçika'yı kullanmaktadır. Bu hizmeti, www.kyoceradocumentsolutions.eu adresinde bulunan Veri İşleme Hüküm ve Koşullarımıza göre bir veri işleyici olarak sağladığımızı unutmayın.
II. KİŞİSEL VERİLERİNİZİ HANGİ YASAL DAYANAĞA GÖRE İŞLİYORUZ?
KYOCERA, kişisel verileri yukarıda belirtilen amaçlarla, müşterileriyle mutabık kalınan sözleşmeden doğan hak ve yükümlülüklerini yerine getirmek için işler, GDPR Madde 6(1)(b). Bir veri sahibi olarak Kyocera ve müşterileri arasındaki anlaşmaya taraf olmadığınız ölçüde, Kyocera kişisel verilerinizi meşru menfaatlerine dayanarak işler, GDPR Madde 6(1)(f). 6(1)(f) GDPR, Kyocera'nın KCPS ile ilgili hizmetleri yerine getirmek için sözleşmeden doğan yükümlülükleri ise meşru menfaatlerini oluşturur.
Temel hak ve özgürlükleriniz ile meşru ticari çıkarlarımız arasında dikkatli bir değerlendirme yaptık ve dengeyi sürekli olarak takip ediyoruz. Bununla birlikte, kişisel verilerinizin işlenmesine itiraz etmek isterseniz lütfen aşağıdaki ‘Haklarınız’ bölümüne bakın. Kişisel verilerin işlenmesi Kyocera'nın KCC'yi sağlaması için gerekli olduğundan, işleme itirazınızın KCC'nin kullanımını sizin için imkansız hale getirdiğini lütfen unutmayın. Kyocera'nın kişisel verileri müşterileri adına bir veri işleyici olarak işlediği durumlarda, müşterilerin veri denetleyicisi olarak nitelendirildiğini ve bu nedenle kişisel verilerinizin işlenmesinden sorumlu olduklarını lütfen unutmayın.
III. KİŞİSEL VERİLERİNİZİ KİMLERLE PAYLAŞIYORUZ?
Kişisel bilgileriniz yalnızca aşağıdakilerle paylaşılacaktır:
- Uzaktan destek hizmetleri için KYOCERA Document Solutions Development ABD, Inc. (CA, USA);
- Uzaktan destek hizmetleri için KYOCERA Document Solutions, Inc. Japonya;
- Uzaktan destek hizmetleri için KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V., Almanya Ofisi;
- Bulut hizmetlerinin sağlanması için Google Cloud, Belçika;
- Yasa, yönetmelik veya mahkeme emri gereği kişisel verilerinizi ifşa etmemiz gerektiği ölçüde, kişisel verilerinizi söz konusu yasa, yönetmelik veya mahkeme emrine uygun olarak paylaşmamız gerekebilir.
IV. ULUSLARARASI TRANSFERLER
Kişisel verilerinizi, Avrupa Komisyonu'na göre iç hukuk tarafından yeterli düzeyde koruma sağlamayan bir ülkede bulunan bir hizmet sağlayıcıya aktardığımız durumlarda (kişisel verilerinizi kiminle paylaştığımızı yukarıya bakın), Avrupa Komisyonu tarafından kabul edilen Standart Sözleşme Maddeleri ve tamamlayıcı önlemler aracılığıyla söz konusu grup şirketi veya üçüncü tarafla ek uygun güvenceler üzerinde anlaşarak bu yeterli koruma düzeyini sağladık. Avrupa Komisyonu'na göre yeterli düzeyde koruma sağlayan ülkelerin bir listesini burada bulabilirsiniz. Bize talebinizi gerekçelendiren bir e-posta göndererek Standart Sözleşme Maddelerinin bir kopyasını talep edebilirsiniz.
V. KİŞİSEL VERİLERİNİZİ NE KADAR SÜREYLE SAKLIYORUZ?
Mümkün olan durumlarda, kişisel verilerinizi saklamak için belirli saklama süreleri belirledik. Bu özel saklama süreleri aşağıda belirtilmiştir veya kişisel verilerinizi işlemeye başladığımızda veya başlamadan önce bunları size bildireceğiz.
Belirlenmiş saklama sürelerini kullanmamızın mümkün olmadığı durumlarda, saklama sürelerini belirlemek için kullandığımız kriterleri aşağıda belirttik.
Belirli saklama süreleri
Amaç (A) Taranan dokümanların KCC web uygulamasına gönderilmesi. KCC Müşterisi tarafından özelleştirilmediği sürece, süresi dolan yüklenen dosyalar/taranan işler, taranan iş tamamlandıktan sonra otomatik olarak silinir.
Amaç (B) Faturalama. Genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine uymak için fatura raporlarını bir yıl boyunca saklarız.
Amaç (C) Kullanıcı hesabı yönetimi. Kullanıcı hesabınızla ilgili kişisel bilgilerinizi, bizde aktif bir kullanıcı hesabınız olduğu sürece saklayacağız. Bizim tarafımızdan hesabınızın ayarlanması için herhangi bir zorunluluk yoktur. Hesabın oluşturulmasından sonraki 7 gün içinde ilk kez giriş yapmazsanız, hesabınızı sileriz. Sizin/kuruluşunuzun açık talebi üzerine kullanıcı hesabınızı sileriz. Bu durumda, kullanıcı hesabınızı talebinizden sonraki 30 gün içinde sileriz. Kişisel verileriniz, hesabınızın silinmesinden sonra yedekleme sistemlerimizde saklanabilir ve 35 gün sonra otomatik olarak silinir. Aktif olmayan kullanıcı hesapları son kullanımdan bir yıl sonra otomatik olarak silinir.
Amaç (D) Uzaktan bakım. Uzaktan bakım ve destek hizmetleri için KYOCERA kişisel verilere erişebilir. Uzaktan bakım hizmetleri için işlenen kişisel veriler, hizmetlerin tamamlanmasından 7 gün sonra silinecektir.
Saklama sürelerini belirleme kriterleri
Diğer tüm durumlarda, geçerli saklama süresini belirlemek için aşağıdaki kriterleri kullanırız:
- Temel hak ve özgürlüklerinizin değerlendirilmesi;
- Kişisel verilerinizin işlenme amacı/amaçları. Kişisel verilerinizi topladığımız amaç(lar) için gerekli olandan daha uzun süre saklamayacağız.
- Kişisel verilerin saklanmasına ilişkin ilgili tüm sektör uygulamaları veya davranış kuralları;
- Kişisel verilerinizin saklanmasıyla ilişkili risk ve maliyet düzeyi (doğru ve güncel);
- Kişisel verilerinizi saklamak için geçerli bir yasal dayanağımız olup olmadığı;
- Kişisel verilerinizin işlenmesinin niteliği, kapsamı ve bağlamı ve sizinle olan ilişkimiz;
- Geçerli olabilecek diğer ilgili koşullar.
Her durumda, kişisel verilerinizi yürürlükteki yasal gerekliliklere uygun olarak saklayacağız ve tuttuğumuz kişisel verileri periyodik olarak gözden geçireceğiz.
VI. HANGI TEKNIK VE ORGANIZASYONEL ÖNLEMLERI ALDIĞIMIZ
Kişisel verilerinizin güvenliğini çok ciddiye alıyor ve kişisel verilerinizi kayıp, kötüye kullanım, hırsızlık, yetkisiz erişim, ifşa veya değişikliğe karşı korumak için tüm makul çabayı gösteriyoruz.
IT-Güvenlik önlemleri hakkında daha fazla bilgi için, talebinizi gerekçelendirerek bize bir e-posta göndererek KCC Güvenlik Teknik Dokümanı'nın bir kopyasını talep edebilirsiniz.
VII. HAKLARINIZ
Sizi bilgilendirmek istediğimiz belirli yasal haklarınız vardır. Kişisel verilerin işlenmesi, KYOCERA'nın müşterilerine karşı sözleşmeden doğan yükümlülüklerine uyması için yukarıda belirtilen amaçlara ulaşmak için gereklidir. KYOCERA'nın Veri İşleyen olarak kişisel verilerinizi işlediği durumlarda, KYOCERA talebinizi gerçekleştirmeden önce Veri Denetleyicisi ile irtibat kurmakla yükümlüdür.
Erişim. Kişisel bilgilerinizi işleyip işlemediğimiz ve bu işlemeyle ilgili bilgi alma hakkına sahipsiniz.
Düzeltme. Kişisel bilgilerinizin tarafımızca gecikmeksizin düzeltilmesini veya tamamlanmasını isteme hakkına sahipsiniz. Bizimle bir hesap oluşturduysanız, kişisel bilgilerinizi kendiniz düzeltme veya tamamlama olanağına sahipsiniz.
Unutulma hakkı. Kişisel bilgilerinizin tarafımızdan gecikmeksizin silinmesini isteme hakkına sahipsiniz. Bu hak belirli gerekçelerle sınırlıdır, örneğin onayınızı geri çektiyseniz veya itiraz ettiyseniz ve işlemeyi sürdürmemiz için ağır basan meşru gerekçeler yoksa. Bizde bir hesabınız varsa, kişisel verilerinizi kendiniz silme seçeneğiniz vardır, bu durumda tüm kişisel verileriniz kalıcı olarak silinir. Kullanıcı hesabının devre dışı bırakılmasını önlemek için alternatif iletişim bilgileri sağlanacaktır.
İşlemenin kısıtlanması. Belirli gerekçelere dayanarak kişisel bilgilerinizin işlenmesini kısıtlamamızı talep etme hakkına sahipsiniz. Bunlar (1) talebiniz üzerine kişisel bilgilerinizin doğruluğunu teyit etmemiz için gereken süre; (2) hukuka aykırı işlemenin silinmesi yerine kullanımın kısıtlanmasını talep etmeniz; (3) yasal işlemlerde kişisel bilgilere ihtiyaç duymanız; veya (4) meşru gerekçelerimizin işleme itirazınızı geçersiz kılıp kılmadığını doğrulamamızdır.
İtiraz etme hakkı. Kişisel bilgilerinizin işlenmesinin (1) meşru menfaatimize dayanması (rızanıza dayanarak profilinizi oluşturmamız dahil); (2) doğrudan pazarlama amaçlı olması veya (3) kamu yararına yürütülen bir görevin yerine getirilmesi veya bize verilen resmi yetkinin kullanılması için gerekli olması halinde, kişisel bilgilerinizi işlememize istediğiniz zaman itiraz etme hakkına sahipsiniz. Çıkarlarınızı, haklarınızı ve özgürlüklerinizi geçersiz kılan zorlayıcı meşru gerekçeler göstermediğimiz veya yasal işlemlerde kişisel bilgilerinize ihtiyaç duymadığımız sürece, itirazınız üzerine kişisel bilgilerinizi işlemeyi durduracağız.
Veri taşınabilirliği. Kişisel bilgilerinizi başka bir hizmet sağlayıcıya aktarabilmeniz için kişisel bilgilerinizi bizden alma hakkınız konusunda sizi bilgilendirmemiz gerekmektedir.
İznin geri çekilmesi. Kişisel bilgilerinizi bize rızanıza dayalı olarak verdiyseniz, bu rızayı istediğiniz zaman geri çekme hakkına sahipsiniz. Bunu, varsa abone olduğunuz hizmetten aboneliğinizi iptal ederek yapabilirsiniz. Ayrıca, aşağıda belirtilen ilgili gizlilik e-posta adresine bize bir e-posta göndererek de bunu yapabilirsiniz. Daha sonra kişisel bilgilerinizi veritabanımızdan kalıcı olarak kaldıracağız.
Şikayette bulunma. Kişisel bilgilerinizi işlememiz hakkında, özellikle ikamet ettiğiniz ülkedeki bir denetim makamına şikayette bulunma hakkına sahipsiniz. Denetleyici makamların tam bir listesini burada bulabilirsiniz.
VIII. HAKLARINIZI KULLANMAK VE BİZİMLE İLETİŞİME GEÇMEK
KYOCERA'da, sorularınızda size yardımcı olmak için Veri Koruma Görevlileri de dahil olmak üzere gizlilik uzmanlarından oluşan bir ağımız bulunmaktadır. Haklarınızdan herhangi birini kullanmak istiyorsanız veya bu belge hakkında bir sorunuz varsa, lütfen bizimle e-posta yoluyla iletişime geçin veya bize bir mektup gönderin:
KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V.
Data Protection Officer
Beechavenue 27
1119 RA Schiphol-Rijk
Hollanda
e: privacy@deu.kyocera.com
Veya şu adreste bulunan veri sahiplerinin talep formunu kullanın https://www.kyoceradocumentsolutions.eu/en/footer/data-request.html
IX. BU DOKÜMANDA YAPILAN DEĞİŞİKLİKLER
Bu dokümanı değiştirmemiz durumunda, revize edilmiş bir yayın tarihi ile web sitemizde yayınlayacağız ve varsa, kullanıcı hesabınız aracılığıyla değiştirilen dokümanı size bildireceğiz.
