Maliyetler yükseldikçe dünya genelinde rekabetin arttığı modern dünyada, işletmeler her zamankinden daha verimli olma baskısı altındadır. Ancak aynı zamanda hiçbir şirket kalite, güvenlik veya müşteri deneyiminden ödün veremez. Peki, çözüm nedir?
Dengeyi yakalamak kolay bir iş değildir, ancak kağıtsızlaşmaya doğru ilerlemek veya şirketlerin güvendiği kağıt miktarını azaltmak, işletmelerin aradığı cevap olabileceği anlamına gelen teknolojilerin kullanılmasıyla mümkündür.
Dünyanın en büyük kuruluşlarından bazıları, 2020 yılına kadar dijital dönüşüm planlarıyla 4.4 milyar £ tasarruf elde etmeyi bekleyen İngiliz Ulusal Sağlık Servisi gibi kağıtsız olma fırsatını yakaladılar. Benzer şekilde, küçük ve orta ölçekli işletmeler de kağıtsız işlerle uğraşıyorlar.
Burada baskının neden hala bir rol oynadığını ve bu dengeyi bulmanın giderek kağıtsız bir dünyada neden bu kadar önemli olduğunu açıklıyoruz…
1. Maliyetleri düşürün, verimlilik kazanın
Para para para. İş kararları söz konusu olduğunda yönetimin büyük bir endişesi vardır ve kağıdı dijital ile dengelemek, işletmelerin maliyetleri en aza indirmesi için önemli bir yoldur. Bu durumda, kağıt kullanımını azaltmak, bazı kritik belgelerin kullanımı dışında ciddi tasarruf sağlar.
KYOCERA'nın Loudhouse ile yaptığı bir araştırma, ortalama olarak tek bir ofis çalışanının yılda 10.000 sayfa kağıt kullandığını buldu. Bunların çoğu gereksizdir. Günlük operasyonlarda kağıt miktarını sadece kağıt formunda olması gereken belgeleri yazdırmak için kullanılması hem israfı hem de maliyetleri de azaltır.
Verimliliği artırmak, belgeleri yalnızca yeniden düzenlenmek ve taranmak üzere yazdırıldığı günlük işlerde, kağıt yerine dijital yöntemler kullanılarak da elde edilebilir.Ombud'un yaptığı bir anket sonucuna göre, dokümanların elektronik ortamda imzalanması, belge teslim sürelerini %80'e kadar azalttığını kanıtlanırken, çalışanların %50'sinin çevrimiçi bir platformda kolayca depolanabilen ve aranabilen dosyaları daha az zaman harcayarak bulduğunu gösteriyor. . Şu soruyu ortaya çıkarır: Kurumlar bunu neden daha önce düşünmemişlerdir?
Dahası, sadece gerekli belgeleri basmak aynı zamanda kuruluşların atık ve enerji tüketimini azaltarak daha sürdürülebilir olmalarına yardımcı olur. Aslında, şirketler bunu kendi yararlarına kullanabilirler. Unilever'e göre, her üç tüketiciden biri sürdürülebilir olduğu bilinen markaları tercih ediyor; mükemmel kazan-kazan durumu.
2. Çözümleri birleştirerek kullanıcı direnciyle mücadele etmek
Bazı çalışanlar için yeni teknoloji oldukça korkutucu olabilir. Robotların onların ofislerindeki masasılarına yerleşeceğinden ve işlerini ellerinden alacakları gibi düşünceler gerçeklerden uzaktır.Bu kağıdın unutulabileceği anlamına gelmez ve kağıtsız bir ofise yolculukta kağıt ve dijital arasındaki mükemmel dengeyi bulmak çok önemlidir ve çoğu durumda cevap sunucu tabanlı baskı yönetimi çözümlerinde yatmaktadır.
Bu araçlar, KYOCERA’nın donanım aygıtları için temel yazılım geliştirme platformunun da etkisiyle temel HyPAS seçeneklerine daha güvenli ve verimli bir alternatif sunar.Yazdırma işlerinin yönetilmesine yardımcı olmak, organizasyonları verimli tutmak,israfı önlemek ve aynı zamanda yazdırılması gereken tüm belgelerin düşük maliyetle çok hızlı ve kolay bir şekilde yapılabilmesini sağlamak gibi önemli özelliklere sahiptir. Örneğin, KYOCERA’nın MyQ’nun Çek Sosyal Güvenlik İdaresi’ne uygulanması, sekiz yıllık bir süre boyunca 24 milyon € maliyet tasarrufu sağlamıştır.
Bilgiyi bu şekilde merkezileştirerek, sunucu tabanlı çözümler profesyonellere baskı işlerine dijital olarak erişme ve özellikle Print & Follow sistemlerinin artık gerekli ayrıntıyı sağlamadığı daha büyük kuruluşlarda ekipler ve departmanlar arasındaki iş akışlarını koordine etme olanağı sağlar. Bu esnekliği sağlamak, küçük veya orta ölçekli bir işletme veya büyük bir işletme olsun şirketlere gerçek bir değer sunabilir.
Giderek daha fazla dijital belgeye geçişte baskıyı korumak sadece pratik ve finansal açıdan mantıklı olmakla kalmaz, aynı zamanda personelin sinirlerini hafifletmeye yardımcı olur. Firmaların baskı yapma verimliliğini artırmak mutlu bir geçiş sağlar.
3. Gizliliğin korunması
Gizlilik. Güvenlik. Mevzuat. Koruma. Bunlar sadece kelimelerden ibaret değildir, ancak önemli bilgileri kaybetmeyi ya da sızdırmayı göze alamayan şirketlere büyük değer katan gerçek terimlerdir. Dikkatli bir şekilde planlanmazsa ve yüksek kaliteli platformlarla takip edilmez ise, kağıttan dijitale geçiş, belgelerin uygun şekilde korunmaması durumunda güvenlik açısından risk oluşturabilir.
Hem dijital hem de basılı olarak, veri güvenliğinin sağlanması, maliyetleri yönetmeden önce bile herhangi bir şirket için bir numaralı önceliktir. Kağıt açısından, son teknoloji, bilgilerin yetkisiz kullanıcılar tarafından işlenmesini önlemek için tüm yazdırma işlerini güvenli sunucular üzerinden yönlendirebilir.
