Size uygun çok fonksiyonlu yazıcıyı nasıl seçeceksiniz

Evet, şirketiniz için çok fonksiyonlu bir yazıcı (MFP) bulmakla görevlendirildiniz. İnternette biraz araştırma yaptınız ve muhtemelen birkaç tedarikçiyle görüştünüz. Bu arayış, farklı özelliklere ve kapasitelere sahip çok sayıda marka ve model olduğu için son derece kafa karıştırıcı olabilir.

Asıl soru şu; işletmeniz için en doğru çok fonksiyonlu yazıcıyı nasıl seçeceksiniz?

Çok fonksiyonlu yazıcı satın almak önemli bir yatırım kararı olabilir, bu nedenle mevcut seçeneklerinizi ciddi bir biçimde değerlendirmeye vakit ayırmak isteyebilirsiniz. Bu makalede, işletmenize özel ihtiyaçlara ve tercihlere en uygun çok fonksiyonlu yazıcıyı nasıl seçeceğiniz konusunda size bazı ipuçları sunuyoruz.

MFP veya çok fonksiyonlu yazıcı nedir?

Çok fonksiyonlu yazıcı veya MFP, yazdırma, tarama, faks gönderme ve fotokopi işlemlerini bir arada yapabilen cihazlardır. Farklı işleri yapmak için yalnızca bir makine kullanmak, ofis alanından ciddi miktarda tasarruf etmenizi sağlar.

Çok fonksiyonlu yazıcı, düşük satın alma ve kullanım maliyetleri sayesinde, bütçesine dikkat eden işletmelerin tercih ettiği bir sistemdir. Tek bir cihazda yer alan tüm işlevler sayesinde, yalnızca satın alma maliyetlerinden değil, aynı zamanda sürekli kullanılan sarf malzemelerinden de tasarruf edersiniz. Çok fonksiyonlu yazıcıların kurulumu ve bakımı çok kolaydır.

Çok fonksiyonlu yazıcı seçerken dikkat edilmesi gerekenler

İşletmenize en uygun, yani gereksinimlerinizi karşılayan, mevcut sistemlerle iyi bir şekilde entegre olan ve uzun vadede zamandan ve paradan tasarruf etmenizi sağlayacak çok fonksiyonlu yazıcıyı seçmeniz çok önemlidir. Göz önünde bulundurmanız gereken bazı noktalar:

1. İşletmenizin baskı ihtiyacı

İşletmenizin baskı ihtiyaçlarını değerlendirmenize yardımcı olabilecek sorulardan bazıları şunlardır:

• Renkli baskı mı yoksa siyah beyaz baskı mı alıyorsunuz?
  
• Şirketiniz ne kadar baskı alıyor?
  
• Ne tür bir baskı kalitesine ihtiyacınız var?
  
• Kaç kullanıcınız var ve ofisinizin bağlantı gereksinimleri neler?
  

Baskı ihtiyaçlarınızı net bir şekilde anladığınızda, işletmenizin işine yarayacak çok fonksiyonlu yazıcı işlevlerini belirlemeniz sizin için daha kolay olacaktır.

2. Uzun vadeli baskı giderleri 

Çok fonksiyonlu yazıcıyı göz önünde bulundururken, toplam sahip olma maliyetine de bakmanız gerekir. Buna sadece ürünün fiyatı değil, aynı zamanda yazıcınızla ilgili sarf malzemesi, bakım ve onarım maliyetleri gibi uzun dönemli masraflar da dahildir. 

Cihazlarınızın toplam sahip olma maliyetini hesaplamada yardıma ihtiyacınız varsa ve yazıcılarınızın kullanım ömrü boyunca devam edecek maliyetleri nasıl önemli ölçüde azaltabileceğiniz konusunda tavsiye almak isterseniz, size en yakın Kyocera temsilcisiyle iletişime geçebilirsiniz. Çok fonksiyonlu yazıcınızı yalnızca ürün fiyatına göre değerlendirmemenizi, aynı zamanda bir yazıcının maliyetinin ilk yatırımın iki ila üç katı kadar olabileceğini de göz önünde bulundurmanızı öneriyoruz.

3. Çevresel etki

Çok fonksiyonlu yazıcılar çevre dostu mudur? Üretim, dağıtım, bakım ve imha/geri dönüşüm süreçlerinde karbon ayak izinin azaltılmasını destekleyen markaları göz önünde bulundurun. Baskı hızı ve kalitesi kadar, enerji verimliliği de önemlidir. Enerji tasarrufu sağlayan bir cihaz, çevreye verilen zararı minimuma indirirken aynı zamanda genel baskı maliyetlerinizi de düşürür.

Örneğin, Kyocera yazıcılar, drum ünitesini değiştirmeye gerek kalmadan toner değişimi yapma imkanına sahiptir. Bu da, sarf malzemesi maliyetlerinin düşmesini ve tek kullanımlık malzeme atığı miktarının ciddi ölçüde azalmasını sağlar.

4. Çok fonksiyonlu yazıcınız için servis desteği 

Üretici, çok fonksiyonlu yazıcı (MFP) cihazları için yazılı hizmet ve destek standartları sağlıyor mu? Bu belgeleri iyice okuduğunuzdan emin olun.

Hizmet standartları, periyodik bakım ve sarf malzemesi kullanım/bulunabilirlik maliyetleri ile yazılım yükseltmesi/uyumluluk maliyetlerini kapsıyor mu? İşletmenizin ihtiyaçlarına bağlı olarak, bakımı yapılmış, ekonomik (daha az arıza veya yazılım sorunu) ve dayanıklı bir çok fonksiyonlu yazıcı açısından Kyocera Kiralama Çözümleri sizin için avantaj sağlayabilir.

5. Kullanıcı dostu çok fonksiyonlu yazıcılar ve diğer uygulamalarla kolay entegrasyon

Yoğun iş ortamlarında, bir ekipmanın kolay kullanılabilir olması çok önemlidir. Kullanıcı dostu bir çok fonksiyonlu yazıcı seçtiğinizden emin olun. Tedarikçiden yazıcının işlevlerini, hızını ve kalitesini değerlendirmenize yardımcı olacak uygulamalı bir tanıtım talep edin.

Ayrıca, yazıcı bağlantısı açısından şirketinizin nelere (USB, hafıza kartı, Bluetooth, ağ entegrasyonu ve AirPrint veya ofisinizde belgeleri yazdırmada kullandığınız farklı yazılımlar gibi) ihtiyacı olduğunu düşünün. Tüm bu bağlantı ihtiyaçlarını dikkate alırken, şirketin belge güvenlik politikalarına uygun hareket ettiğinizden emin olmalısınız.

Çok fonksiyonlu yazıcı kolay kullanılabilir olmalı, mevcut sistemlerle entegre olabilmeli ve şirketiniz için uygun bir belge ve veri güvenliği sağlamalıdır.

6. Çok fonksiyonlu yazıcınızı satın almadan önce incelemeniz gereken kullanıcı ve üçüncü kişi yorumları 

İnternette yorum ve önerilere baktınız mı? Çok fonksiyonlu yazıcı satın almaya karar verirken, satın almak istediğiniz çok fonksiyonlu yazıcı hakkında tarafsız değerlendirmeler sunan kullanıcı ve üçüncü kişi yorumlarını dikkate almanız da iyi bir fikir olabilir.

Doğru bir çok fonksiyonlu yazıcıyı seçerken göz önünde bulundurmanız gereken birkaç nokta vardır. İlk olarak, şirketinizin mevcut baskı alışkanlıklarını ve gereksinimlerini anlamanızı öneririz. Her işletme farklıdır ve işletmenizin neye ihtiyacı olduğunu tam olarak anladığınızda, doğru bir çok fonksiyonlu yazıcıyı arayıp bulmanız çok daha kolay olacaktır.