Çoğu işletmenin odak noktası, geleneksel olarak maliyetlerin nasıl azaltılacağı ve üretkenliğin ve kârlılığın nasıl artırılacağı olmuştur. Bununla birlikte, cihaz ve belge güvenliğinin yanı sıra; ister basılı ister dijital formda olsun, hassas verilerin yönetimi artık kesinlikle gündemdedir.
2016'da Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun yürürlüğe girmesiyle, şirketlerin finansal açıdan yükümlülükler daha da artmaktadır (daha fazla bilgi için Kyocera KVKK Kılavuzu'na bakın). Bu nedenle, her ölçekte şirketin gündemine güvenlikle ilgili maliyetler girmeye başlamıştır.
Avrupa Veri Koruma Kurulu tarafından toplanan verilere göre, GDPR'nin ilk yılında EEA Denetim Otoriteleri tarafından 89.000'den fazla veri ihlali günlüğe kaydedildi. Quocirca'nın 2019'da yaptığı araştırma, bu tür veri ihlallerinin sık ve maliyetli olması nedeniyle kuruluşların baskıyı en büyük güvenlik risklerinden biri olarak gördüklerini ortaya koydu. Aslında, tüm güvenlik olaylarının% 11'i baskı ile ilgilidir ve bunların% 59'u, başa çıkılması her yıl ortalama 363.000 € 'ya mal olan veri kayıplarına yol açar.
Bu nedenle, ağınıza bağlı yazıcı ve MFP'lerinizin güvenliğini sağlamak zorunludur, aksi takdirde verilerinizi çalmak isteyen bilgisayar korsanlarına bir giriş noktası sağlayabilir. Saldırıların çoğunda bilgisayar korsanı, kolayca düzeltilebilen güvenlik açıklarından yararlanır. Bu güvenlik açıkları, talep edilmeyen baskı işleri, şifrelenmemiş veriler ve sıfır erişim kontrollerinin standart uygulama olarak kabul edildiği işyerlerindeki yetersiz güvenlik stratejilerinin bir sonucudur. Neyse ki, bu sorunları ele almak düşündüğünüzden daha kolaydır.
Güvenli baskı yönetimi yazılımı, en son sürücüleri almanın ilk adımlarından biridir ve önemli yatırım veya karmaşık organizasyonel değişiklikler gerektirmeden etkinleştirilebilir. Bu tür yazılımlar ayrıca, yazıcı veya MFP ile varsayılan olarak gelen temel uygulamaların bir parçası olarak bulunmayan ek işlevler sağlayabilir ve tarama ve yakalama yazılımıyla entegre edildiğinde gelişmiş kullanım kolaylığı sunar. Ayrıca, belge yönetimi çözümleriyle daha karmaşık iş akışı otomasyonu ve arşivleme desteklenebilir.
Öyleyse neden bu tür çözümlerin kullanımı sık değil? Baskı yönetimi yazılımının oldukça yaygın olduğu varsayımına rağmen, birçok işletme hala buna olan ihtiyacı hafife alıyor. Ayrıca, tüm çözümler her tür işletim ortamında doğru verimlilik ve güvenlik dengesini sağlamaz. Birden fazla siteye sahip bir kuruluşta çalışıyorsanız ve hepsinde bir sunucu bulunmuyorsa, sunucunun kapalı kalma süresiyle karşılaşması durumunda yazdırma işlerini herhangi bir şube konumunda tutma gereksinimi devam eder. Tüm çözümler işletim ihtiyaçlarınızı karşılamayacak veya yukarıda belirtilen senaryolarda bir veri ihlali olasılığına karşı güvence vermeyecektir.
Satıcı bağımsız yazılım şirketleri tarafından geliştirilen yazılımlar, donanım üretiminden bağımsız olmaları nedeniyle çekici görünebilirken; cihazla yakından bütünleştirilen ve geliştirilenler, ek performans ve işlevsellik açısından avantajlar sunabilir.
Cihaz Erişimini ve Kullanıcı Gizliliğini Koruma
Kullanıcıların gizliliğini korumak için ne kadar ileri önlem almak isterseniz isteyin, öncelikle tüm baskı ortamlarında birkaç temel güvenlik önlemi alınmalıdır. Bir belgenin güvenliğini sağlamanın temel koşulu, basılı formuna erişimi kontrol etmektir. Özellikle baskı maliyetlerinden tasarruf edilmesi ve küçük ofis yazıcılarının, merkezi yüksek performanslı koridor baskı makineleri ile değiştirilmesiyle, basılı belgelere erişimi kontrol etmek daha da kritik hale geldi.Yazdırma işlerini yalnızca yazdırma kullanıcısı koridor makinesine ulaştıktan ve bir kimlik kartı, bir PIN veya bir kullanıcı adı ve parola veya iki yöntemin bir kombinasyonu yoluyla yetkilendirdikten sonra yayınlamaya dayanan KYOCERA Net Manager gibi bir çözümün uygulanması, gelişmiş güvenlik sağlar . Bu, yazdırma işinin yetkili kişinin tam kontrolü altında yapılabildiği anlamına gelir.
Çoklu kimlik doğrulama ve otomatik çıkış ile cihazda oturum açma
Baskı işlerini yayınlamak için gerekli olmakla birlikte, baskı cihazında kullanıcı yetkilendirmesi, kopyalama ve taramaya da fayda sağlar. Bir başka çok önemli güvenlik özelliği de otomatik oturum kapatmadır. Sistem ne kadar güvenli olursa olsun, her zaman bir insan hatası unsuru olacaktır. Kullanıcılar işlerini bitirdikten sonra cihazdan çıkış yapmaları gerektiğini bilseler bile, yanlışlıkla oturumlarını açık bırakabilirler. Bu tür durumlarda, yönetici belirli bir süre sonra otomatik oturumu kapatmayı etkinleştirebilir.Cihaz güvenliğini artırmak için, iki seviyeli kimlik doğrulamayı etkinleştirmek ve bir kimlik kartı ve PIN veya bir kimlik kartı ve şifre kullanımını zorunlu kılmak da mümkündür.
Daha fazla anonimlik için gizlilik modu
En üst düzeyde kişisel veri korumasını sağlamaya odaklanan şirketler için, özel bir moda geçildiğinde şirketin veri koruma politikalarını tehlikeye atacak hiçbir kişisel verinin görüntülenmemesini sağlayan çözümler mevcuttur. Bu "Gizlilik modunda", oturum açmış kullanıcılar yalnızca kendi işlerinin adlarını görebilir ve diğer tüm işlerin adları tanımlanamaz.
Farklı şube konumlarında güvenlik
Günümüzün yüksek düzeyde küresel olarak dağıtılmış ekonomisinde ve mobil iş gücünde, tüm kuruluşunuz için en uygun altyapıyı dikkate almak önemlidir. Çoğu baskı yönetimi çözümüyle, Ana sunucunun lisans yönetimini, kullanıcı yönetimini ve raporlama sunucusunu etkinleştirdiği ve tesis içi sunucunun Üretim sunucusu olarak görev yaptığı bir Ana Site Sunucusu yapılandırması tasarlayabilirsiniz.
Yükü birden çok sunucu arasında dağıtmak istediğinizde (her sunucu bir dalda bulunur) çok etkili bir yapılandırma olsa da, bu yapılandırma birçok sunucunun, bazen yüzlerce sunucunun tüm şubelere yerleştirilmesini gerektirir. Bu, özellikle konuşlandırılan sunucuyu yönetecek yerel bir BT yöneticisinin bulunmadığı durumlarda büyük bir zorluk olacaktır.
Yetkisiz Sistem Erişimini Önleme
Yöneticinin eylemlerinin çoğu şirketin güvenlik politikasına bağlı olsa da, genel sorumluluk baskı sunucusunu, verileri ve iletişimi dış ve iç tehditlere karşı korumaktır.
Bu nedenle kuruluşlar, iş ihtiyaçlarına göre ayarlanabilen güvenlik seviyeleri ile son derece özelleştirilebilir bir çözüm arayacaktır. Böyle bir sistem işletmelere, modüler bir yaklaşım kullanarak gereksinimlere bağlı olarak doğru gizlilik düzeyini etkinleştirme becerisi sağlayacaktır.
Yazıcıların genel bir bilgi güvenliği stratejisinin parçası olmasını sağlamaya yönelik iş senaryosu açıktır. Güvenli bir baskı yönetim sistemi uygulamak, kuruluşların KVKK’ya doğru ve aktif bir şekilde uyum sağlamasına yardımcı olacak birkaç temel önlemden yalnızca biridir, ancak Quocirca tarafından önerildiği gibi kolayca uygulanabilecek bazı temel ve ek, katma değerli çözümler de vardır:
1. Cihazın ayarını gözden geçirin: MFP'nin ayarlarına erişin ve ağ erişimini sınırlamak için harekete geçin, sabit disk şifrelemesini etkinleştirerek olası virüslerin ve kötü amaçlı yazılımların iletilmesini önlemek için ağ protokollerinin ve bağlantı noktalarının kullanımını yönetin ve bir veri güvenlik kiti yardımıyla verilerin üzerine yazın. Bu, cihaz tarafından aktif olarak kullanılan veya üzerinde depolanan verilere ek güvenlik katmanları ekler. Bu işlem, taşınan veya imha edilen MFP'ler için de yapılmalıdır ve tarama, yazdırma, kopyalama ve faks verileri için de geçerlidir
2. Güvenli belge girişi ve çıkışı sağlamak için tüm filonuz için bir erişim çözümü ve politikası benimseyin: Talep edilmeyen belgelerin yazıcı kasetlerinde kalma riskini ortadan kaldırmak için kullanıcı kimlik doğrulaması uygulayın. Çekmeli yazdırma olarak da bilinen kullanıcı kimlik doğrulaması, belgelerin yalnızca yetkili alıcıya teslim edilmesini sağlar. Bazı sistemler diğerlerinden daha etkilidir; bu nedenle, bazı satıcılar, belgelerin tek bir ana MFP'den yayınlanmasını sağlayan 'yazdırma bekletme' işlevi sunar. Akıllı kartlar, parolalar veya PIN aracılığıyla kimlik doğrulama ayrıca, cihaz erişiminin kurumsal bir filo, belirli bir yazıcı veya Microsoft Active Directory gibi harici bir kimlik doğrulama sunucusu genelinde korunmasını ve etkinleştirilmesini sağlar.
Erişim ve cihaz kontrollerine ek olarak, dijital haklar yönetimi yetenekleri, hassas veya gizli bilgilerin yetkisiz olarak kopyalanmasını veya iletilmesini daha da engelleyebilir. Bu, filigran, önceden tanımlanmış taranmış klasör hedefleri ve Gelişmiş OCR işlevleriyle entegrasyon ve ayrıca bir Belge Yönetim sistemi gibi özelliklerin kullanılmasıyla sınırlandırılabilir.
3. Yetkisiz erişimi izleme becerisiyle uyumluluğu sağlamak için ağınızda temel muhasebeden tam teşekküllü filo izleme çözümlerine kadar sürekli izleme ve yönetim uygulayın. Güvenlik tehditleri sürekli olarak geliştiğinden, baskı altyapısının kontrolünü sağlamak için sürekli izleme çok önemlidir.
Sunucu kurulumu ve bakımı söz konusu olduğunda ve bir kuruluş içinde belge ve bilgilerin güvenli bir şekilde yönetilmesini sağlama söz konusu olduğunda her zaman önemli yatırımlar gerekli değildir. Her işletme benzersizdir ve herkese uyan tek bir çözüm yoktur, bu nedenle KYOCERA Net Manager gibi çözümler her türlü kurumsal gereksinime uyacak şekilde uyarlanabilir.
