KYOCERA Cloud Information Manager Nedir?

Bugün piyasada tümü işinizde devrim yaratmayı vaat eden çok sayıda dijital araç bulunduğundan, herhangi bir satın alma kararı vermeden önce ürün ve şirket hakkında araştırma yapmanız önemlidir. Ancak, bu şekilde etkili dijital araçlar ile şirketiniz için yük olma potansiyeline sahip araçlar arasında ayrım yapabilirsiniz.

Örneğin, bir Doküman Yönetim sistemi, işletmenizin bilgileri saklama, yönetme ve paylaşma şeklini büyük ölçüde değiştirebilen güçlü ve önemsenmeyen bir yaklaşımdır. İşletmeler bazen içeriğin dijital dönüşümün merkezinde olduğunu unutuyor. KYOCERA Cloud Information Manager (KCIM) gibi yenilikçi Bulut tabanlı Doküman Yönetimi çözümleri, işinize değer katacak bir platform sunarak, dokümanlarınız ve verileriniz üzerinde tam kontrol sahibi olmanıza yardımcı olabilir.

Ancak herkesin bilmek isteyeceği şey: KCIM tam olarak ne yapıyor ve işletmeniz bunu neden uygulamalı? Öğrenmek için okumaya devam edin.

İş zorluklarının üstesinden gelmek

Dijital dosyaları ararken herkes hayal kırıklığı yaşamıştır – genellikle farklı yerlere veya farklı adlarla kaydedilmiş olduklarından.

Ancak, tüm dokümanlarınızı hemen bulabileceğiniz bir düzende yerleştirdiğiniz dijital bir deponun olduğunu hayal edin. Kağıt yığınlarından ve dosya dolaplarından arınmış, ihtiyacınız olan dokümana erişmek için gereken tek şeyin elektronik bir cihaz olduğu bir ofis hayal edin. Artık aynı dokümanın birden çok versiyonunun ortalıkta dolaştığı sonsuz e-posta zincirleri yok. Hangi doküman versiyonunun en sonuncu olduğu konusunda artık kafa karışıklığı yok. Aslında çalışmak için ofiste olmanıza bile gerek yok. Verilerin güvende olduğunu bilerek dokümanlarınızı departmanlar arasında güvenle paylaşabilmeyi düşünün.

KCIM'in yapabileceği tam olarak budur- ve daha fazlası. Tüm fiziksel iş dokümanlarınızı etkin bir şekilde dijitalleştiren ve daha hızlı bir çalışma yaklaşımı benimsemenize yardımcı olan bir araçtır. Aşağıdakiler sunulan avantajlardan sadece birkaçıdır:

Tüm saklanan verilerinizi takip edin

Tüm kuruluşlar, iş raporları, faturalar ve sözleşmeler gibi dokümanlara bağımlıdır. Bu dokümanlar yıl boyunca önemli ölçüde birikir ve yönetimi giderek daha zor hale gelebilir. Çalışanlarınız kendilerini ofiste düzenli olarak aynı, eksik veya yanlış dosyalanmış olabilecek dağlarca kağıt dokümanı karıştırırken bulabilir - bu senaryolar birçok soruna yol açar.

Kötü doküman yönetimi, eksik, yanlış bilgilere veya verilerin zamanında işlenememesine neden olabilir. Bunun iş verimliliği üzerinde kötü bir etkisi olabilir ve hatta önemli bir dokümanın kaybolması durumunda mali zarara yol açabilir. KCIM, işletmeler için bu gibi durumlar için kurtarıcıdır. Dokümanların merkezileştirilmesini, güvenli bir şekilde saklanmasını ve kolayca aranabilir hale gelmesini sağlayarak işletmelerin tam bir doküman yönetimi kontrolüne sahip olmasının önünü açar. 

Üretkenliği artırın

İşletmeniz daha fazla veriye sahip olduğunda, bunları takip etmek ve bulmak için daha fazla zaman harcarsınız. Bu artan veri dalgası üzerinde kontrolün sağlanamaması, işlerin hızını yavaşlatabilir- veya daha da kötüsü, hiç yapılamamasına neden olabilir.

Dokümanları aramak yalnızca birkaç saniye sürer ve KCIM, kullanıcıların dokümanları tek tıklamayla indeksleme ile kolayca etiketlemesine ve belirli anahtar kelime aramaları yapmasına izin vererek bunu gerçekleştirir. Çalışanlar dosyaları farklı kaydetse bile, KCIM içeriği bulunabilir kılar. KCIM, süreçleri kolaylaştırdığı ve dokümanları verimli bir şekilde organize ettiği için çalışanlar zamanlarını daha kritik görevlere ayırabilir veya diğer görevlere odaklanabilir, böylece üretkenlik artar. 

Verilerinizi güvenlik ihlallerinden koruyun

Siber güvenlik, dijital çağda tüm kuruluşlar için artan bir tehdittir ve işletmeler hazırlıklı olmalıdır. KCIM, yöneticilerin doküman erişim kontrolünü yönetmesine ve belirli çalışanlar için erişim hakları oluşturmasına olanak tanır. İşletmeniz ayrıca bilgilere kimlerin ne zaman eriştiğini izleyebileceği gibi dokümanlar üzerinde gerçekleşen faaliyetleri de görebilir. 

İşbirliğini artırın

KCIM, dosyaları herhangi bir yerden hızlı ve verimli bir şekilde paylaşmak için kolay erişilebilir bir platform sağlarken, kullanıcılar aynı anda bir doküman üzerinde çalışarak ona notlar ve yorumlar eklemekte özgürdür. Ayrıca, KCIM özellikle hibrit bir çalışma tarzı uygulamak isteyen işletmeler için onu yararlı bir araç haline getiren uzaktan erişilebilirliğe sahiptir. Böylece, uzak çalışanlarınız hiçbir şekilde kısıtlanmaz ve başkalarıyla sorunsuz bir şekilde iş birliği yapabilecek donanıma sahip olur.

KCIM’in göz ardı edilemeyecek faydaları

Dokümanların her işletmenin can damarı olduğu inkar edilemez, bu nedenle güvenli bir şekilde saklanmaları ve kolayca aranabilmeleri çok önemlidir. Bildiğimiz gibi, dokümanlarınızın kontrol altında olmaması işimizin her yönünü etkileyerek üretkenliği, işbirliğini ve güvenliği olumsuz etkiler.

Bilgiyi dijital olarak depolamak tüm endüstriler için önemli faydalar sunduğundan, dijitalleşmeyi benimseme baskısı her yerde haklı olarak mevcuttur. Büyük miktarda veriyi kağıt formatında tutmak ve dijital çağda verimli bir şekilde çalışmak kesinlikle imkansızdır. Farklı konumlardan önemli projeler üzerinde işbirliği yapan bir ekibi olan işletmeler, çalışanların yanlış doküman versiyonlarını düzenlemekle veya ihtiyaç duydukları bilgileri kolayca bulamamakla zaman kaybetmelerini göze alamaz.

KCIM gibi araçlar, bizi birçok sıkıcı manuel süreçten kurtarır ve zor işleri bizim yerimize yapar. Öyleyse onlardan yararlanalım.