1. İşinize / Ofisinize Özel İhtiyaçlar: Yazıcı / MFP seçerken işinizin, sektörünüzün ve ofisinizin ihtiyaçlarını karşılayacak en doğru tercihi yapabilmek için çalışan sayısı, baskı, tarama, fotokopi, faks gibi işlevlerin ne sıklıkta kullanılacağı, renkli baskı işlevine ihtiyaç olup olmadığı, hangi kağıt tür ve boyutlarının sıkça kullanıldığı, yaygın doküman iş akışı pratikleri gibi faktörleri göz önünde bulundurun. Böylece ne tüm ihtiyaçlarınızı harcamayan bir yazıcı ya da çok fonksiyonlu fotokopi makinesi satın almış, ne de ihtiyacınız olmayan özellikler için fazladan para ödemiş olursunuz.
2. İşletim Maliyetleri: MFP / yazıcı fiyatı denildiğinde aklınıza yalnızca yazıcı kiralama ya da satın alımı için ödediğiniz bedel mi geliyor? Öyleyse bir kez daha düşünün. MFP / yazıcı fiyatları kimi zaman gerçek olamayacak kadar uygun görünse de bakım ve servis, sarf malzemeleri, garantiler, dayanıklılık ve güç kullanımı gibi toplam sahip olma ya da işletim maliyetlerini etkileyen farklı faktörler söz konusudur. Ürün sağlayıcınız satın alınan / kiralanan cihazlar için yedek parça temini gerçekleştiriyor mu? Ürünler hangi uzunlukta garanti sürelerine sahip? Garanti ve servis ücretleri satın alma / kiralama sözleşmesine dahil mi? Bu tarz soruları önceden sormak, iyi bir alışveriş gerçekleştirdiğinizi sanırken aslında işletmenizin değerli kaynaklarının boşa harcanmasına engel olur.
3. Kullanım Kolaylığı: Kullanımı için kapsamlı eğitim gereksinimleri bulunan bir yazıcı ya da MFP, işletmeniz için kısa ve uzun vadede çeşitli sorunlar ortaya çıkarılabilir ve son derece gelişmiş işlevlere sahip olsa dahi bunlardan iş verimliliğini artıracak biçimde yararlanmanız zor olabilir veya uzun zaman alabilir. Bu nedenle yazıcı / çok fonksiyonlu fotokopi satın alırken dikkat etmeniz gereken en önemli faktörlerden biri de sezgisel kullanım, kolay erişilebilir kontroller ve kapsamlı satış sonrası destek olanakları olmalıdır.
4. Güvenlik İşlevleri: Hassas veriler söz konusu olduğunda yazıcı ve MFP'lerin hackerların öncelikli hedeflerinden olduğunu biliyor muydunuz? Eksiksiz veri güvenliği için ağınızdaki diğer tüm cihazlar gibi, yazıcı ve MFP'lerinizin de işinizin gerektirdiği, yasal mevzuatlarla uyumlu güvenlik ve gizlilik ihtiyaçlarını karşılaması ve baskı güvenliği altyapınızın saldırılara geçit vermeyecek nitelikte olması gerekir. Bu nedenle satılık veya kiralık fotokopi makinesi / yazıcı seçerken tedarikçinizden askı cihazlarının sahip olduğu standart ve opsiyonel güvenlik işlevlerini öğrenmeniz kritik öneme sahiptir.
5. Yazılım Çözümleri: Günümüzde pek çok baskı çözümleri sağlayıcısı mevcut olsa da, baskı cihazlarınızı satın aldığınız ya da kiraladığınız firmanın kendi yazılım çözümleri portföyünün bulunması size maliyetler ve kontrol edilebilirlik açısından önemli avantajlar sağlayacaktır. Bu nedenle ilk aşamada bunlara ihtiyacınız olmadığını düşünseniz de yazıcı / MFP tedarikçinizden size sunabilecekleri doküman çözümleri ve bu çözümlerin işletmenizin ihtiyaçları doğrultusunda özelleştirilebilir olup olmadığı konusunda bilgi almak faydanıza olacaktır.
