Her yıl biraz daha fazla büyüyen şirketlerde, CEO'lar genellikle şirketin bilgi teknolojileri altyapısını denetleyip bir sonraki büyümeye ayak uydurmasını sağlama konusunda başarısız olurlar.

Karmaşık teknoloji altyapısıyla başbaşa kalan şirketler, mevcut sistemler şirketin ihtiyaçlarına etkin bir şekilde hizmet edemediği için, muhtemelen kendilerini yetersiz göreceklerdir.

Çoğu örnekte, küçük ve orta ölçekli işletmeler ve büyük kurumsal şirketler, büyüme aşamasında kademeli bir yaklaşım benimserler, ancak yolun sonunda, farklı departmanların, sistemlerin ve ekipmanların birbirleriyle etkili bir iletişim kuramadığı, son derece dağınık ve verimsiz bir bilgi teknolojileri sistemine sahip olduklarını görürler.

Maksimum büyüme sağlamak üzere bilgi teknolojileri altyapılarını şekillendirecek kadar bilgili olanlar için ise iyi bir haberimiz var; fazlalıklardan kurtulmanızı sağlayıp işletmeye değer katabilecek pek çok alan mevcut.

Peki, geleceğe yönelik bir geliştirme ve ölçeklenebilirlik söz konusu olduğunda, bilgi teknolojileri altyapınız size hizmet mi ediyor, yoksa sizi faydasız iş akışlarına ve kar hanenizi aşağı çeken sistemlere mi mahkum ediyor?

Mevcut bilgi teknolojileri altyapınızı denetleyin   

Altyapınızı düzenlemenin ilk adımı, şu anda nerede olduğunuza bir göz atmaktır. Bunu yapmanın en iyi yolu da, mevcut sistemlerinizi denetlemektir.

Büyüme sırasında kademeli yaklaşım, çoğunlukla sistemlerde kullanışsız bir iş akışına yol açmakla kalmayıp, aynı zamanda işletmeyi güvenlik ihlallerine maruz bırakan büyük boşluklar yaratabilir.

Denetim süreci; iş akışlarıındaki, maliyetlerdeki ve belge yönetimindeki kusurları ve olası riskleri belirleyebilir.

Doğru donanımları edinin

Yapılan denetim, yetersizliklerinizi ortaya çıkardığında, iş yerinizdeki çok fonksiyonlu yazıcılara bir göz atın. Yazıcınızın denetlenmesinin veya yükseltilmesinin üzerinden birkaç yıl geçtiyse, muhtemelen eski bir yazıcı veya enerji tüketimini ve maliyetleri yükselten çok fonksiyonlu bir cihaz kullanıyorsunuzdur.

600.000 sayfa drum ünitesi ömrü olan çok fonksiyonlu yazıcıların olduğunu biliyor muydunuz? Sizin çok fonksiyonlu cihazınız bunu yapabiliyor mu? Zamandan ve paradan tasarruf edebilmeniz için, amaca uygun ve işletmeniz büyüdükçe kolayca yükseltebileceğiniz çok sayıda sofistike ve akıllı donanım aygıtımevcuttur.

Belge iş akışı ve süreçleri

Çoğu işletme, iş akışını ve süreçleri düzenli olarak gözden geçirmeyi başaramıyor, yani, süregelen büyümeye rağmen, kendilerini genellikle müşteriye hizmet etmeyen, kar hanesine fayda sağlamayan veya markanın bütünlüğünü korumayan bir biçimde iş yaparken buluyorlar.

Yönetilen Baskı Hizmetlerindeki Beş Temel Özellik

Yetersiz süreçlerin yanı sıra, verimsiz fotokopi makineleri kullanmak, yazıcı tedarikçisinden güvenilir bir yönetilen baskı hizmeti almayı başaramamış şirketler için zorlu süreçler doğurabilir. İyi bir yönetilen baskı hizmeti tedarikçisi, ölçeklenebilirliği, tasarrufu, güvenliği, sürdürülebilirliği ve hizmeti iyileştirecektir.

• Ölçeklenebilirlik: İşletmenizin büyüme sürecinde, güvenlik ve kalite kontrolden ödün vermeyen ve hızlı büyümeyi doğru bir şekilde destekleyen bir altyapı kullandığınızdan emin olun.
  
• Tasarruf: Tıpkı iyi yağlanmış bir makine gibi, belge iş akışınız ve yönetilen baskı hizmeti ne kadar verimli olursa, kâr haneniz de o kadar yüksek olacaktır. Verimli sistemler kullanarak tasarruf edebilirsiniz. Asıl soru: Bilgi teknolojileri ekipmanınızın gerçek kullanım maliyetlerini biliyor musunuz?
  
• Sürdürülebilirlik: Daha verimli bir sistem ve altyapı kullanarak çevreyi de koruyabilirsiniz. Enerji tüketimi ve geri dönüşümü destekleyen davranış ve teknolojiler yoluyla sürdürülebilirliğe katkı sağlarsınız.
  
• Hizmet: Güvenilir bir yönetilen baskı hizmetleri çözümü sağlayabilen, bilinen bir baskı tedarikçisi, siz büyüdükçe ihtiyacınız olan hizmeti almanızı sağlayacaktır.
  
• Veri Güvenliği: Verilerin korunması en önemli unsur olup, iyi bir yönetilen baskı hizmetleri çözümü yalnızca güvenlik risklerini tespit etmekle kalmayacak, aynı zamanda işletmeniz büyüdükçe verilerinizi ve bilgilerinizi korumak üzere güvenlik düzeyini de artıracaktır.