Dijital çağda işletmeler için üç önemli zorluk

Modern iş ortamı şirketleri katlanarak büyümeye teşvik eden bir ortamdır, ancak bunu yerel düzeyde bile yapmanın önünde engeller vardır. Günlük sorunlar, etkili bir şekilde ele alınmazsa zamanla daha fazla gelişmeyi engelleyebilir.

Neyse ki onlar için teknoloji yardımcı olmak için burada. İçerik Hizmetleri gibi çözümler, şirketlerin günlük olarak üstesinden gelinmesi zor olabilecek sorunları gidermelerine olanak tanır. Özellikle, bir işletmenin tespit edilen ilk altı zorluğundan üçünü ortaya koyan kağıt dokümanların baskısını hafifletir.

Avrupa'daki binlerce şirket, dijital dönüşüm stratejilerinin zorlukların üstesinden gelmelerine nasıl yardımcı olabileceğine dair görüş sağlayan Kyocera Document Solutions Europe’un Avrupa'da İş Dünyasında Dijitalleşme 2019 Öngörüleri araştırmasına katıldı. Bunlar temel çıkarımlar…

1. Doküman depolama

Bilgi şirketler için çok değerli. Bazı veri türleri performanstan öğrenmek ve iyileştirmek için saklanırken, diğer bilgilerin Avrupa Birliği'nin Genel Veri Koruma Yönetmeliği gibi yasal yükümlülükler nedeniyle korunması ve saklanması gerekir.

Bu önemli bir maliyet yaratır. Şirketler
yalnızca evrakları depolayan dosya dolaplarını veya bulutta ya da sunucudaki
online depolama alanını değil, aynı zamanda ofislerinde kapladığı fazladan alan
için de bütçe ayırmalıdır. Bu, tüm dokümanları saklamak için ihtiyaç duydukları
fiziksel alandan yoksun olduğunu kabul eden şirketlerin yüzde 28'i için tehdit
oluşturuyor.

Bu kendi başına büyük bir endişe kaynağı ancak aynı zamanda zincirleme etkiye yol açar. Kyocera’nın çalışmasında, işletmelerin yüzde 17’si çok az veya hiç doküman mobilitesi olmadığını ve çalışanların ofisten ayrılması gerektiğinde verimliliğe büyük engeller getirdiğini kabul etti. Bu, daha fazla uluslararası çalışma ortamı ile evden çalışma ve Kendi Cihazını Getirme (BYOD) gibi yaklaşımların yükselmesi sayesinde gittikçe daha da yaygınlaştığından, mobil verimlilik ihtiyacı her zamankinden daha önemli.

2. Aradığınızı bulmak

Dahası, çalışma, işletmelerin yüzde 16'sının doğru bilgiyi bulmak için mücadele etmenin korkutucu bulduklarını itiraf ettiğini ortaya koydu. Bu, tüm becerilerini kullanmayı gerektiren zorlu görevler üzerinde çalışmak yerine, dijital veya kağıt dosya dolabında dosya ve klasörler arasında manuel olarak arama yapan çalışanların zamanı açışından önemli miktarda kaynak israfına yol açıyor.

Çoğu durumda, ihtiyacınız olan veriyi bulmak yaşanan ikilemin sonu değil zira işletmelerin yüzde 28'i, aramalarını sonlandırmak için dosyaya çift tıkladıklarında dosyanın uyumsuz bir formatta olduğu bir durumla karşı karşıya kalıyor ve veriye erişemiyor. Şirketin ilerlemesine yardımcı olmak için becerilerini kullanmak yerine hem dijital hem kağıt dosya ve klasörleri didik didik arayarak zamanını boşa harcayan çalışanları olan işletmeler için büyük bir maliyet anlamına gelir.

Maliyetlerini düşürmek ve daha verimli hale gelmek isteyen işletmeler için bu, üretkenliği artırmanın hızlı bir yoludur.İçerik Hizmetleri gibi bir çözümün uygulanmasıyla, boşa harcanan zaman süreçlerden kolayca kaldırılabilir ve iş akışlarını önemli ölçüde düzene sokabilir.

3. Değişime direnç

İnsanlar değişimden korkar. İşyerine yeni teknolojilerin getirilmesi, işçilerin bilinmeyenin korkusuyla tırnaklarını yemesi için yeterlidir. Aslında, araştırmaya göre, işletmelerin %28 kadarı kullanıcı direncinin yenilikçi teknolojinin kullanılmasının önünde büyük bir engel olduğuna inanıyor.

Bu konu aynı zamanda kısmen yeni teknolojinin uygulanma şekline de bağlıdır. Bilinmeyenin korkusu, zayıf bir iletişim stratejisinin iş akışlarını uyarlama konusunda isteksiz olan profesyonellerle soruna neden olabileceği anlamına gelir.

Sistemin buna neden değer olduğunun vurgulanması ve stratejik hedeflere ulaşmada ve şirketin müreffeh olmasına nasıl yardımcı olacağını vurgulamak için şirketlerin
uygun bir değişim yönetimi sürecinden geçmesi önemlidir.

İyi bir şekilde yürütülürse, şirketler çalışanlarının yeni ürünleri benimsemelerini ve iş akışlarını düzene koymak için mümkün olduğunca kullanmaya çalışmasını sağlayabilir.  

Bu sorunların birçoğu, doğru teknolojinin tahsis edilmesiyle kolayca aşılabilir.
Ancak bu, donanım veya yazılım almak kadar basit değildir. Bunun yerine, şirketler
dijitalleşme ve otomasyona etkin bir şekilde geçiş yapmak için kapsamlı bir
dijital dönüşüm stratejisi planlamalıdır. Verimliliğe giden doğru yolu takip
ederken, şirketler aslında kazanmaya devam ediyor ve en büyük endişelerini
kolaylıkla aşabiliyor.