Anadolu Ajansı, 2022 yılında yeni İstanbul ofisine taşındığında hem IP telefon hem de güvenli baskı ve fotokopi tarafındaki ihtiyaçlarına çözüm arayışı içindeydi. Gerçekleştirilen yeni müşteri kazanımı ziyaretlerinde, firmaya Kyocera’nın güvenilir ve dayanıklı fotokopi ve yazıcılarıyla iletişim alanındaki yenilikçi çözümleri tanıtıldı. Analiz edilen ihtiyaçlar doğrultusunda, firmaya en uygun çözümler sunuldu. Hem IP telefon hem de güvenli baskı ve fotokopi tarafında Anadolu Ajansı’nın tercihi Kyocera oldu.
Anadolu Ajansı Hakkında
Anadolu Ajansı, Mustafa Kemal Paşa'nın emriyle 6 Nisan 1920'de kuruldu ve Türkiye Büyük Millet Meclisi'nin açılmasından 17 gün önce faaliyete geçti. Türkiye'nin iç ve dış gelişmelerini duyurmak, ulusal mücadeleyi savunmak ve dünya kamuoyunu aydınlatmak gibi zorlu görevleri yerine getirdi. Ajans, 1 Mart 1925'te Türk Anonim Şirketi olarak özerk bir statü kazandı ve Batılı anlamda bir haber ajansına dönüştü.
Durum
Anadolu Ajansı, İstanbul ofisinde iletişimini geleneksel telefon hatlarıyla ses iletimini sağlayan analog telefonlarla sağlıyordu. Baskı almak için ise, farklı modellerde, güvenli baskı imkanı sunmayan ve bireysel masaüstü cihazlar kullanıyordu. Ajans, verimsiz geçen telefon görüşmeleri ve karmaşık doküman yönetimi yapısı nedeniyle yeni çözümler için arayışa girdi.
- Çok fazla personeli olan ajansın hali hazırda kullandığı analog telefonla çalışanlarla hızlı ve sorunsuz iletişim kuramaması,
- Şirket içi iletişimde yaşanan zorluklar,
- Kullanılan farklı modellerdeki bireysel masaüstü yazıcıların güvenli ve takip edilebilir olmaması ve aynı zamanda IT departmanına iş yükü yaratması,
Çalışanlar ve IT departmanı için sıkıntı oluşturan bu faktörler sebebiyle, ajansın hem iletişim hem de doküman yönetimi konusunda yeni çözümlere olan ihtiyacı ortaya çıktı.
Çözüm
Gerçekleştirilen yeni müşteri kazanımı ziyaretlerinde, firmanın analiz edilen ihtiyaçları doğrultusunda IP telefon çözümü ve kartlı sistem entegrasyonunu içeren A3 renkli çok fonksiyonlu yazıcılar sunuldu.
Çalışanlarla konum ve cihaz fark etmeksizin soft phone uygulamasıyla hızlı ve sorunsuz iletişimi sağlayan IP telefon santrali kuruldu.
Çalışanlar, tüm ajans çalışanlarının telefonlarının görüntülenebildiği soft phone uygulamasıyla arama yapmaya başladı.
Bireysel masaüstü yazıcılar yerine, her kata A3 renkli çok fonksiyonlu yazıcı konumlandırıldı. Yazıcılara kartlı sistem entegre edilerek güvenli, ölçülebilir ve merkezi bir dokümantasyon sistemi oluşturuldu. IT departmanının iş yükü de azaltmış oldu.
Sonuç
IP telefon santralinin kurulmasıyla, özellikle sahada çalışan muhabirler, dahili numaraları üzerinden hem ajansla hem de birbirleriyle efektif bir şekilde iletişim kurmaya başladı. Böylece, hem haber oluşturma kalitesi arttı hem de internet üzerinden iletişim sağlandığı için özellikle uzak mesafeli çağrılarda maliyetler düştü.
Soft phone uygulaması üzerinde tüm ajans çalışanları gözüktüğü için özellikle işe yeni başlayan çalışanların şirket içi iletişim kurması kolaylaştı.
Kartlı sistemi de içeren yönetilebilir ve güvenli dokümantasyon sistemi sayesinde, cihazda boşta bekleyen evrakların oluşması önlenerek doküman güvenliği sağlandı. Özellikle, muhasebe ve hukuk departmanları gizli evraklarının çıktısını güvenli bir şekilde almaya başladı.
Oluşturulan yönetilebilir dokümantasyon sistemiyle birlikte, yaklaşık %35 oranında maliyet avantajı elde edildi. Aynı zamanda, IT departmanı eskiden kullanılan bireysel yazıcıların yarattığı sorunların kalkmasıyla daha öncelikli işlere odaklanabilmeye başladı.
Müşteri Görüşü
"Kyocera, doküman yönetimi ve iletişim alanındaki çözümlerini tanıtan etkili sunumu ve çözüm odaklı yaklaşımıyla bize güven vermeyi başardı. Aynı zamanda, referanslarından aldığımız çok olumlu geri bildirimler de ihtiyaçlarımız için Kyocera’yı tercih etmemizde önemli bir etkendi.
IP telefon için, daha önce birkaç firmayla görüşürek demo kullanımı yaptık. Yaptığımız tüm kullanımlarda, ses robotikti ve net değildi. Aynı zamanda, biriyle görüşürken bir arama geldiğinde cevapsız arama bildirimi gelmiyordu.
Kyocera’nın sunduğu IP telefon çözümünde bu problemlerin hiçbiriyle karşılaşmadık. Kurulumu sorunsuz yapılan bu çözüm sayesinde, çalışanlarımızla ses kalitesi yüksek ve sorunsuz bir şekilde iletişim kurmaya başladık. Özellikle, sahada çalışan muhabirlerimize konum fark etmeksizin ulaşabiliyoruz.
Kurulan güvenli ve yönetilebilir dokümantasyon sistemiyle maliyetlerimizde yaklaşık %35 oranında düşüş sağlandı. Aynı zamanda, IT departmanı olarak bireysel yazıcılar kaldırıldığı için iş yükümüz ciddi şekilde azaldı. Hem dokümantasyon hem de iletişim alanında benzer çözümleri arayan firmalara, Kyocera ile çalışmalarını tavsiye ederim."
Cemal Sonsay-Teknik Destek Global Müdür Yardımcısı
