Kyocera Cloud Information Manager: Gizlilik Bildirimi

Beechavenue 27, 1119 RA Schiphol-Rijk, Hollanda adresinde bulunan KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V. (“KYOCERA”, “biz” veya “bize”), Kyocera Cloud Information Manager kullanıcısı olan sizi (“KCIM”), kuruluşunuz KCIM kullandığında kişisel verilerinizin nasıl işlendiğiyle ilgili  bilgilendirmek için bu Gizlilik Bildirimini (“Beyan”) yayınladı. 

GİRİŞ

KCIM, indeksleme ve gelişmiş arama yetenekleriyle işletmelerin  dokümanlarını saklamasını ve onlara kolayca erişmesini sağlayan bulut tabanlı bir doküman yönetim sistemidir. İşletmeler, yükledikleri dokümanları sınıflandırabilir ve indeksleme için onlara uygun özellikler atayabilir. İşletmeler, doküman içeriğinin bir bölümüyle veya dokümanın meta verileriyle ilgili bir kelime aratarak bu dokümanlara erişebilir. 

KCIM'i kullanan işletme, GDPR anlamında veri denetleyicisi olarak nitelendirilir ve bu nedenle kişisel verilerinizin işlenmesinden sorumludur. KYOCERA, KCIM'i bir veri işlemcisi olarak sunar ve kişisel verileri www.kyoceradocumentsolutions.com.tr adresinde bulunan Veri İşleme Şartları ve Koşullarına göre işler. 

Bu Bildirimde, aşağıdakileri ayrıntılı olarak açıklayacağız:

1. KİŞİSEL VERİLERİNİZİ HANGİ AMAÇLARLA İŞLİYORUZ?

• Kullanıcı hesabı yönetimi. KYOCERA, sizin için bir kullanıcı hesabı oluşturabilmek ve yönetebilmek için doğrudan sizden veya dolaylı olarak bir KYOCERA müşterisinden (muhtemelen işvereniniz veya işletmeniz) bir kullanıcının adını ve soyadını, kullanıcı adını ve e-posta adreslerini işler.
• KCIM'in Şartları. Kullanıcının KCIM'i kararlaştırıldığı şekilde kullanmasını sağlamak için KYOCERA, dosya adı, doküman sınıflandırması, görüntüleme geçmişi, günlük dosyaları ve ilgili dosyaların içeriği gibi dosyalarla ilgili meta verileri işler.
• Uzaktan bakım. KYOCERA servis ekibinden bir kişi, hata düzeltme veya sorun giderme amacıyla yerel yöneticinin hesabında işlenen kişisel verilerinize erişebilir.
• Hosting. KYOCERA, bulut depolama sağlayıcısı olarak Google Cloud Platformu, Belçika'yı kullanmaktadır.

2. KİŞİSEL VERİLERİNİZİ HANGİ HUKUKİ SEBEPLE İŞLİYORUZ?

KYOCERA, kişisel verileri, GDPR Madde 6(1)(b) uyarınca müşterileri ile mutabık kaldığı sözleşmeden doğan hak ve yükümlülüklerini yerine getirmek için yukarıda belirtilen amaçlarla işler. Bir veri sahibi olarak Kyocera ile müşterileri arasındaki sözleşmeye taraf olmadığınız ölçüde, Kyocera kişisel verilerinizi meşru menfaatlerine dayalı olarak işler, M. 6(1)(f) GDPR, oysa Kyocera'nın KCIM ile ilgili hizmetleri ifa etmeye yönelik sözleşmeden doğan yükümlülükleri meşru çıkarlarını oluşturur.

Temel hak ve özgürlüklerinizi ve meşru ticari çıkarlarımızı dikkatli bir şekilde değerlendirdik ve dengeyi sürekli olarak izliyoruz. Bununla birlikte, kişisel verilerinizin işlenmesine itiraz etmek isterseniz, lütfen aşağıdaki "Haklarınız" bölümüne bakın. Kyocera'nın KCIM'i sunabilmesi için kişisel verilerin işlenmesi gerekli olduğundan, işlemeye itirazınızın KCIM kullanımını sizin için imkansız hale getirdiğini lütfen unutmayın. Kyocera'nın kişisel verileri müşterileri adına bir veri işleyici olarak işlediği durumlarda, müşterilerin veri denetleyicileri olarak nitelendirildiğini ve bu nedenle kişisel verilerinizin işlenmesinden sorumlu olduklarını lütfen unutmayın.

3. KİŞİSEL VERİLERİNİZİ KİMLERLE PAYLAŞIYORUZ?

Kişisel bilgileriniz sadece aşağıdakilerle paylaşılacaktır:

• Belçika'daki barındırma hizmetleri için Google Cloud Japan G.K.
  
• Yalnızca acil durumlarda uzaktan bakım hizmetleri için KYOCERA Document Solutions Development America, Inc. (CA, ABD);
  
• Uzaktan bakım hizmetleri için KYOCERA Document Solutions, Inc., Japonya;
  
• Uzaktan bakım hizmetleri için KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V., Almanya Şubesi
  
• Kanun, yönetmelik veya mahkeme emri gereği kişisel verilerinizi ifşa etmemiz gerektiği ölçüde, kişisel verilerinizi o kanun, yönetmelik veya mahkeme kararına uygun olarak paylaşmak zorunda kalabiliriz.
  

4. ULUSLARARASI TRANSFERLER

Kişisel verilerinizi Avrupa Komisyonu'na göre iç hukuk tarafından yeterli düzeyde koruma sağlamayan bir ülkede bulunan bir hizmet sağlayıcıya aktardığımızda (yukarıda kişisel verilerinizi kimlerle paylaştığımıza bakın), Avrupa Komisyonu tarafından kabul edildiği şekliyle Standart Sözleşme Hükümleri ve ek önlemler akdederek söz konusu grup şirketi
veya üçüncü tarafla ek uygun güvenceler üzerinde anlaşarak bu yeterli koruma düzeyini sağlıyoruz.

Avrupa Komisyonu'na göre yeterli düzeyde koruma sağlayan ülkelerin bir listesi buradadır. E-posta göndererek Standart Sözleşme Maddelerinin bir kopyasını talep edebilirsiniz.

5. KİŞİSEL VERİLERİNİZİ NE KADAR SÜRE İLE SAKLIYORUZ?

Mümkün olduğunda, kişisel bilgilerinizi saklamak için özel saklama süreleri belirledik. Bu özel saklama süreleri aşağıda belirtilmiştir veya kişisel bilgilerinizi işlerken ya da başlamadan önce bunu size bildireceğiz.Belirlenmiş saklama sürelerini kullanmamız mümkün olmadığında, saklama sürelerini belirlemek için kullandığımız ölçütleri aşağıda belirttik.

Belirli saklama süreleri

Kriter (A) ve (B). Bizde aktif bir kullanıcı hesabınız olduğu sürece, kullanıcı hesabınızla ilgili kişisel bilgilerinizi saklarız. Kullanıcı hesabınızı, hesabınızı oluşturduktan sonraki 7 gün içinde etkinleştirmezseniz, hesabınızı sileriz. Ayrıca, işlemeniz KCIM'i kullanmayı bıraktığında kullanıcı hesabınızı sileriz. Kişisel verileriniz, kuruluşunuzun kişisel verilerinizi dokümanları etiketlemek için kullanması durumunda hesabınızın silinmesinden sonra saklanabilir.

Yüklenen dosyaların sistemde ne kadar süreyle saklanacağını İşletmeniz belirler. Bir işletmenin KCIM hesabı devre dışı bırakıldığında, tüm veriler 24 saat içinde silinir.

Kriter (C) Uzaktan bakım. Uzaktan bakım ve destek hizmetleri için KYOCERA'nın kişisel verilere erişimi olabilir. Uzaktan bakım hizmetleri için işlenen kişisel veriler, hizmetlerin tamamlanmasından 7 gün sonra silinecektir.

Saklama sürelerini belirleme kriterleri

Diğer durumlarda, geçerli saklama süresini belirlemek için aşağıdaki kriterleri kullanırız:

• Temel hak ve özgürlüklerinizin değerlendirilmesi;
  
• Kişisel verilerinizin işlenme amaç(lar)ı. Kişisel verilerinizi, topladığımız amaç(lar) için gerekli olandan daha uzun süre tutmayacağız.
• Kişisel verilerin saklanmasına ilişkin ilgili endüstri uygulamaları veya davranış kuralları;
  
• Kişisel verilerinizi (doğru ve güncel) tutmayla ilişkili risk ve maliyet düzeyi;
  
• Kişisel verilerinizi saklamak için geçerli bir yasal dayanağımız olup olmadığı;
  
• Kişisel verilerinizin işlenmesinin niteliği, kapsamı ve bağlamı ile sizinle olan ilişkimiz;
  
• Geçerli olabilecek diğer ilgili koşullar.
  

Her durumda, kişisel verilerinizi yürürlükteki yasal gerekliliklere uygun olarak saklıyor ve elimizdeki kişisel verileri periyodik olarak gözden geçiriyoruz.

6. HANGİ TEKNİK VE ORGANİZASYONEL ÖNLEMLERİ ALDIK

Kişisel verilerinizin güvenliğini çok ciddiye alıyoruz ve kişisel verilerinizi kayıp, kötüye kullanım, hırsızlık, yetkisiz erişim, ifşa veya değiştirmeye karşı korumak için çaba gösteriyoruz.

7. HAKLARINIZ

Bu dokümanı değiştirmemiz durumunda, revize edilmiş yayın tarihi ile web sitemizde yayınlayacağız ve uygunsa, değiştirilen dokümanı kullanıcı hesabınız aracılığıyla size bildireceğiz.

Size bildirmek istediğimiz bazı yasal haklarınız bulunmaktadır. Kişisel verilerin işlenmesi, KYOCERA'nın müşterilerine karşı sözleşmeden doğan yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi için gereklidir. KYOCERA'nın Veri İşleyen sıfatıyla kişisel verilerinizi işlediği durumlarda, KYOCERA talebinizi gerçekleştirmeden önce işletmeniz ile irtibat kurmakla yükümlüdür.

Erişim. Kişisel bilgilerinizi işleme alıp almadığımız ve bu işleme ilişkin bilgiler hakkında bilgi edinme hakkına sahipsiniz.

Düzeltme. Kişisel bilgilerinizin gecikmeksizin tarafımızca düzeltilmesini veya tamamlanmasını sağlama hakkına sahipsiniz. Bizde bir hesap oluşturduysanız, kişisel bilgilerinizi kendiniz düzeltme veya tamamlama olanağınız vardır.

Unutulma hakkı. Kişisel bilgilerinizin gecikmeksizin bizim tarafımızdan silinmesini sağlama hakkına sahipsiniz. Bu hak, örneğin rızanızı geri çektiyseniz veya itiraz ediyorsanız ve işlemeyi sürdürmemize yönelik meşru bir dayanak yoksa, belirli gerekçelerle sınırlıdır. Bizde bir hesabınız varsa, birçok durumda hesabınızı kendiniz silme seçeneğiniz vardır, bu durumda tüm kişisel bilgileriniz kalıcı olarak silinir.Kullanıcı hesabının devre dışı kalmasını önlemek için alternatif iletişim bilgileri verilecektir.

İşlemenin kısıtlaması. Kişisel bilgilerinizin belirli nedenlerle işlenmesini kısıtlamamızı talep etme hakkına sahipsiniz. Bunlar (1) kişisel bilgilerinizin talebiniz üzerindeki geçerliliğini doğrulama zamanıdır; (2) yasadışı işlemeyi silmek yerine, kullanım kısıtlaması talep edersiniz; (3) yasal işlemlerde kişisel bilgilere ihtiyacınız varsa; veya (4) meşru gerekçelerimizin işleme itirazınızı geçersiz kıldığını doğruluyoruz.

İtiraz hakkı. Kişisel bilgilerinizi işlememize her zaman itiraz etme hakkına sahipsiniz eğer bu tür bir işlem ise; (1) meşru menfaatimize dayanıyorsa (rızanıza dayanarak bir profil oluşturmamız da dahil olmak üzere) (2) doğrudan pazarlama amacıyla; veya (3) kamu yararına yürütülen bir görevin yerine getirilmesi veya bize verilen resmi otoritenin kullanılması için gerekli. Çıkarlarınızı, haklarınızı ve özgürlüklerinizi geçersiz kılan zorlayıcı meşru gerekçeler göstermediğimiz veya kişisel bilgilerinize yasal işlemlerde ihtiyaç duymadığımız takdirde, kişisel bilgilerinizi itirazınıza göre işlemeyi bırakacağız.

Veri taşınabilirliği. Kişisel bilgilerinizi başka bir servis sağlayıcıya aktarabilmeniz için bizden kişisel bilgilerinizi alma hakkınız konusunda sizi bilgilendirmemiz gerekmektedir.

Onayı geri çekme. Bize izninizi temel alarak kişisel bilgilerinizi verdiyseniz, bu rızayı istediğiniz zaman geri çekme hakkına sahipsiniz. Uygunsa, abone olduğunuz hizmetin aboneliğini iptal ederek bunu yapabilirsiniz. . Ayrıca aşağıda belirtilen ilgili gizlilik e-posta adresine bir e-posta göndererek de gerçekleştirebilirsiniz. Daha sonra kişisel bilgilerinizi veritabanımızdan kalıcı olarak kaldıracağız.

Şikayette bulunma. Kişisel bilgilerinizin işlenmesi konusunda, özellikle ikamet ettiğiniz ülkede bir denetim makamına şikayette bulunma hakkına sahipsiniz. Denetim otoritelerinin tam listesini burada bulabilirsiniz.

8. HAKLARINIZI KULLANIMI VE BİZİMLE İLETİŞİM 

KYOCERA'da, sorgularınızda size yardımcı olması için Veri Koruma Görevlisi de dahil olmak üzere bir gizlilik uzmanları ağımız bulunuyor. Haklarınızdan herhangi birini kullanmak isterseniz veya bu belge hakkında bir sorunuz varsa, lütfen e-posta yoluyla bizimle iletişime geçin veya aşağıdaki adrese bir mektup gönderin:

KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V.
Attn.: Data Protection Officer
Beechavenue 27
1119 RA Schiphol-Rijk
Netherlands

e: privacy@deu.kyocera.com

Alternatif olarak, veri konusunun isteğini göndererek, yerel gizlilik uzmanınıza başburabilirsiniz. 

9. BU BELGEDE DEĞİŞİKLİK 

Bu belgeyi değiştirmemiz durumunda, web sitemizde gözden geçirilmiş bir yayın tarihi ile yayınlayacağız ve varsa değiştirilen belgeyle ilgili kullanıcı hesabınız aracılığı ile sizi bilgilendireceğiz.