Dijital Dönüşüme Başlamanın 3 Temel Adımı

İçinde bulunduğumuz dönemde iş dünyasında en çok konuşulan ve tartışılan kavram; dijital dönüşüm kavramı. Yeni teknolojiler günlük yaşamda kullandığımız araçları ve yaşama biçimlerimizi olduğu gibi, çalışma yaşamlarımızı da köklü biçimde değiştirip dönüştürüyor. Dijitalleşme hamlelerinin hız kazanmasıyla işletmeler gelişmiş teknolojileri iş akışlarına entegre ederek çalışma biçimlerinde devrim niteliğinde dönüşümler gerçekleştiriyorlar.

Dijital dönüşüme başlamak aslında ne sanıldığı kadar kolay, ne de sanıldığı kadar zor. Etkin bir dijital dönüşüm stratejisi belirlemek ve hayata geçirmek için işletme kaynaklarını zorlayacak dev ölçekli yatırımlar yapmak, hemen hemen tüm işletme sistemlerini yenileriyle değiştirmek gibi dramatik değişimler yapmak şart değil. Önemli olan dijital dönüşümün işletmeniz için nasıl bir yolculuk olacağına iyi bir planlama süreci çerçevesinde karar vermek ve doğru adımları aceleye getirmeden, kararlı ve mevcut kaynaklarla uyumlu biçimde atabilmek.

İşte işletmelerde dijital dönüşüm sürecinin başlangıç aşamasında mutlaka üzerinde durulması gereken, sürecin geri kalanının daha sağlıklı ve verimli biçimde yönetilebilmesini garanti altına alacak 3 temel adım; 

1. Baskı Filonuzu ve Baskı İş Akışlarınızı Optimize Edin

Ofisinizde bulunan yazıcı ve çok fonksiyonlu fotokopi makinelerinin (MFP) üzerinde pek de durulmaması gereken cihazlar olduğunu mu düşünüyorsunuz? Tekrar düşünün! Her ölçekten işletmenin baskı filosu BT departmanlarını, bakım ekiplerini ve çalışanları tarafından hemen her gün izlenir, kontrol edilir ve/veya aktif olarak kullanılır. Bunun yanı sıra bu cihazlar hassas dokümanlar üzerinde yapılacak işlemler (yazdırma, tarama, fotokopi çekme, faks gönderme) için sıklıkla kullanıldıklarından, dijital dönüşüm ile uyumlu olarak oluşturulmak istenen, güvenli akıllı ofis ortamlarının kritik birer elemanıdırlar.

2. Önemli Dokümanları Dijital Ortama Aktarın

Kağıt doküman yönetimi çoğu zaman zor ve masraflı olduğu gibi, zaman içinde işletmeler açısından ciddi organizasyonel sorunlara neden olacak karmaşalara da yol açabilir. Elektronik Belge Yönetimi hizmetleri hem ofiste işlem gören kağıt dokümanların dijitalleştirilmesini, hem de dijital ortama aktarılan belgelerin sorunsuzca yönetilebilmesini mümkün kılarak dijital dönüşüm konusunda en önemli aşamalardan birini gerçekleştirmenize destek olurlar.

Kağıt dokümanlar günümüzde hala kanıt niteliği taşıma açısından iş dünyasında önemli bir yer tutmakta ve pek çok yönetici ve çalışan tarafından günlük iş süreçlerinin ayrılmaz birer parçası olarak görülmektedir. Bu durumun kısa vadede tamamen değişmesi mümkün görünmese de, hassas dokümanların güvenli, merkezi bir belge yönetimi sistemine aktarılması ve burada işlem görmeye başlaması doküman iş akışlarınızı otomatize ederek başka Finans ve İnsan Kaynakları olmak üzere işletmenizdeki tüm departmanlarda zaman tasarrufunu ve verimlilik artışını ciddi ölçüde tetikleyecektir.

3. Ağ Güvenliğinizi Gerçek Zamanlı Olarak Koruyun

Günümüzde pek çok müşteri; birlikte çalıştıkları, ürün ve/veya hizmet satın aldıkları işletmelerin veri güvenliği konusunda anti virüs uygulamaları kullanmaktan profesyonel bir BT ekibi istihdam etmeye, çeşitli güvenlik sertifikalarına sahip olmaktan çalışan ve kullanıcılara verilecek eğitimlere kadar mümkün olan her önlemi aldıklarından emin olmak istemektedir.Gerekli bilgi güvenliği önlemlerinin alınmadığı işletmelerde, bir siber saldırı sonucu yaşanan veri sızıntıları haftalar, hatta aylarca fark edilmeden sürebilir ve bu süreçte işletmeler için kazanç, ticari itibar ve hukuka uygunluk açısından kritik öneme sahip pek çok bilgi kötü niyetli kişilerce ele geçirilebilir.Günümüzün gelişmiş ağ güvenliği sistemleri, işletme ağlarının muhtemel tehditlere karşı henüz saldırılar gerçekleşmeden, önleyici tedbirlerle korunmasına ve 7/24 izlenmelerine olanak tanır.

Bu şekilde ağınızın herhangi bir saldırıya maruz kalma ihtimali büyük ölçüde azalırken, herhangi bir veri hırsızlığı teşebbüsü anında tespit edilip gerekli müdahaleler için harekete geçilebilir. Ağ güvenliğinin aktif ve tama zamanlı olarak korunması, dijitalleşme için olmazsa olmaz adımlardan biridir.

Yönetilen Doküman Hizmetleri (MDS) adı verilen, MFP ve yazıcı kiralama anlaşmalarının yanı sıra baskı odaklı yazılım çözümleri, bakım, servis, güncelleme, doküman ve baskı güvenliği ihtiyaçları gibi baskı cihazları ve baskı iş akışlarıyla alakalı hemen tüm süreçlerin tek bir hizmet sağlayıcı tarafından, bir arada verilmesini sağlayan servisler dijital dönüşüm sürecinde işletmelere önemli katkılar sağlarlar.Tüm bunların yanı sıra, her gün binlerce kullanıcı tarafından aktif olarak kullanılan çok kullanıcı fotokopi makineleri ve ofis yazıcıları, çoğunlukla işletme ağına bağlı olarak çalıştıklarından, gerekli önlemler alınmadığı takdirde veri güvenliği saldırıları için kolay birer hedef haline gelebilirler.