Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) İşletmenize Neler Kazandırır?

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Nedir?

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), en basit anlamıyla işletmelerde her gün kullanılan ve hem rekabet ortamında karlılığı sürdürebilmek, hem de yasal gereksinimlere uyum sağlamak açısından hayati öneme sahip olan dokümanları işletme içerisinde oluşturmak, yakalamak, dağıtmak, incelemek, onaylamak, saklamak, düzenlemek, arşivlemek, geri almak ve saklama süresi sonunda silmek için kullanılan görüntüleme, belge yönetimi ve iş akışı işlemlerini içeren bir teknolojidir. Elektronik Belge Yönetim Sistemi(EBYS) çözümleri, işletmelere önemli maliyet tasarrufu ve iş akışı iyileştirme fırsatları sunabilirler. 

Elektronik Belge Yönetim Sistemi’nin avantajları nelerdir?

1. Güvenilir Belge Yedekleme: Bir işletmenin sahip olduğu tüm dokümanların yasal mevzuatlara ve işletme kurallarına uygun şekilde yedeklendiğinden emin olmak çok zordur. Geleneksel belge yönetimi uygulamaları, belgelerin çalışma masalarında, bilgisayar masaüstlerinde ve denetlenmeyen dosya paylaşım platformlarında saklanmasını teşvik eder. Bu şekilde saklanan belgelerin büyük çoğunluğu ise çoğu zaman doğru biçimde yedeklenmez ya da tamamen kaybolur. Etkin ve yasal sistemle uyumlu belge yedekleme gerekliliklerini yerine getirebilmek, güçlü bir yedekleme çözümüne sahip olmak gerekir. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yazılımları, tüm belge ve kayıtları merkezileştirir ve bu kayıtların yedeklerinin tek bir platform üzerinden oluşturulup kolayca yönetilmesini sağlar. Doğru platformda, doğru biçimde yedeklenen belge ve kayıtlar ihtiyaç anında kolayca bulunabilir, kayıp durumlarında sorunsuzca geri alınabilirler. 

2. Gelişmiş Güncellik Kontrolü İmkanları: Üzerinde çalıştığınız belgenin en son sürümüne sahip olup olmadığınızı hiç merak ettiniz mi? Kâğıt ağırlıklı doküman iş süreçlerinde doküman paylaşımlarının, dosya sürümlerin ve e-posta yoluyla alınıp gönderilen dokümanların güncellik durumlarının kontrolü son derece zor olabilir. Özellikle farklı departmanlar arasında dolaşan dokümanlarda versiyon bilgisini tespit etme şansı imkansıza yakın olabilir. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) çözümleri, gömülü sürüm denetimi özellikleriyle belgeleri otomatik olarak sürümlendirmenize ve ihtiyaç halinde tüm geçmiş sürüm bilgilerine erişmenize olanak tanır. Bir Elektronik Doküman Yönetim Sistemi içinde herkes aynı, tek bir belge üzerinde çalıştığı ve değişiklikler düzenli olarak kayıt altına alındığından, aynı dokümanın birden fazla kopyasının işletme içinde işlem görmesi, bu kopyaların kontrolü ve dağıtımı ile ilgili sorunlar ortadan kaybolur.

3. İleri Düzey İş Birliği: İşletme paydaşları, çalışanlar, yöneticiler, müşteriler ve iş ortakları arasındaki iş birliği; dış kaynak kullanımının da artmasıyla giderek daha karmaşık bir hale gelmektedir. Elektronik Belge Yönetimi Sistemleri; hem işletme içi, hem de dış hedeflerle iletişim ve iş birliğinin gelişmesini sağlayan web tabanlı ortamların ve iş akışlarının kullanımını mümkün kılar. Bu ortamlar ve iş akışları sayesinde çalışanlar, müşteriler ve iş ortakları aynı belge üzerinde sürümleme, paylaşım ve dağıtım sıkıntıları olmaksızın çalışabilirler. Kapsamlı bir Elektronik Belge Yönetimi Sistemi (EBYS), bir belgenin oluşturma/yazım, gözden geçirme veya onay sürecinin hangi aşamasında olduğunu tespit etmeyi önemli ölçüde kolaylaştırır. 

4. Doküman Güvenliği ve Gelişmiş Kontrol Olanakları: İşletme içinde dolaşımda bulunan dokümanlar hassas veriler içerebilir ve bu çerçevede Kişisel Verilerin Korunması Kanunu gibi yasal düzenlemelere tabi olabilirler. Bu tarz dokümanların yeterli güvenlik önlemleriyle korunmaları ve etkin biçimde kontrol edilmeleri gerekir. Kağıt ve/veya dosya paylaşımı bazlı manuel belge yönetim sistemleri söz konusu olduğunda, doküman güvenliği gerçekleştirilmesi zor bir hedef olabilir. Elektronik Belge(EBYS) Yönetimi Sistemi çözümleri, dokümanların izlenebilirliğini en üst seviyeye çıkarır ve ayrıntılı denetim ve güvenlik kontrollerinin uygulanmasını destekler.

5. Gelişmiş Arama İşlevi: Dokümanların etkin biçimde arşivlenmediği ortamlarda, gerekli durumlarda bu dokümanların hızlı biçimde bulunup kullanıma hazırlanmaları da zordur. İyi bir Elektronik Belge Yönetimi Sistemi (EBYS) ise, dijital ortama aktarılan dokümanların gelişmiş arama fonksiyonları sayesinde istenen her an çok kısa sürede bulunabilmelerine olanak tanır. Bu şekilde çalışanların değerli zamanlarını bilgiyi arayarak harcamalarının önüne geçilir.

6. Zaman Yönetimi: Pek çok sektörde zaman yönetimi, piyasa şartlarına ayak uydurabilmek için kritik öneme sahiptir. Elektronik Belge Yönetimi Sistemi (EBYS) yazılımları, işletmelere doküman yönetimi süreçlerinin optimizasyonu ve belgelerin kullanım ömürleri boyunca otomatik olarak yönetilmesi konusunda önemli araçlar sunar. Bu araçlar, kritik belge ve kayıtların zamanı geldiğinde hızlı ve etkin biçimde üretilmesini ve arşivlenmesini olanaklı kılarak işletmelere zaman tasarrufu ve rekabet avantajı imkanları sunar.

7. E-Posta Trafiğinde Azalma: E-posta, ortaya çıktığında devrimsel bir araç olarak çalışma biçimlerinde köklü değişimler ortaya çıkardı. Ancak mevcut durumda pek çoğumuz mesai saatlerinin büyük bir kısmını bilgi ve içerikleri e-posta yoluyla yönetmeye çalışarak geçiriyoruz. Yapılandırılmamış bir e-posta akışının yönetimi zor olduğu gibi, böyle bir yapı doküman güvenliği ve bilgi depolama konusunda da sorunlara yol açabilir ve belge sürümü kontrolünü zorlaştırabilir. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yazılımları, içeriği e-posta yoluyla dağıtma zorunluluğunu ortadan kaldırır, belge güvenliğini sağlama ve depolama yükümlülüklerini hafifletir ve düzenlenmiş, etkin doküman iş akışı kontrolünü mümkün kılar.

8. Azalan Doküman Yönetimi ve Arşivleme Maliyetleri: İşletmelerde her gün işlemden geçen ve giderek artan dokümanlar ile yasal kayıt tutma gereklilikleri göz önüne alındığında, kağıt dokümanların yönetimi ve arşivlenmesi katlanarak artan yüksek maliyetlere yol açabilir. Elektronik ortama taşınan ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) içerisinde yönetilen dokümanlar için ise bu maliyetler önemli ölçüde azalır. Merkezi dosyalama ve belge takibi işlevleri, manuel doküman yönetimi süreçlerini otomatikleştirir ve optimize eder.