Şirketiniz için doğru kurumsal içerik yönetimi (ECM) çözümünü seçmek oldukça zor ve yorucu bir iş olabilir. Buradaki amaç, özel gereksinimlerinize, tercihlerinize ve bütçenize hitap eden bir çözüm bulmaktır. Her bir kurumsal içerik yönetimi çözümünü, mevcut operasyonları nasıl kolaylaştırabileceği, belge güvenliğini nasıl iyileştirebileceği ve maliyetleri nasıl azaltabileceği konusunda dikkatlice analiz etmeniz gerekir.
Doğru kurumsal içerik yönetimi çözümünün, kağıt belgeleri otomatik olarak yakalayabilmesi, işleyebilmesi ve dijital formatta depolayabilmesi gerektiğini söylememize gerek bile yok.
Böylece dosya ve belgelerin manuel olarak işlenmesinden kaynaklanan insan hatasını en aza indirebilir, belgelerin doğruluk düzeyini artırabilir ve ihtiyaç duyulan her türlü bilgiye kolayca erişim sağlayarak verimliliği artırabilirsiniz.
Bu yazıda, işletmeniz için ideal kurumsal içerik yönetimi çözümünü seçerken göz önünde bulundurmanız gereken adımların bir listesini sunuyoruz.
Öncelikle, kurumsal içerik yönetimi nedir?
Kurumsal içerik yönetimi veya ECM, tüm şirket içeriğinin depolanması, yönetilmesi ve paylaşılması açısından verimli bir yol sunar. Bilgi yönetimine bütünsel bir yaklaşım kazandırır ve ekiplerin:
- Tüm verileri tek bir merkezi ve güvenli doküman havuzunda düzenlemelerini sağlar.
- İçerik iş akışını iyileştirerek, tüm dokümanları kolayca oluşturup bunlara erişebilmelerine olanak tanır.
- Çalışanlar için belli erişim seviyeleri oluşturarak doküman güvenliğini artırmalarını ve bilgilere kimin ne zaman eriştiğinin kaydını tutmalarını sağlar.
Kurumsal içerik yönetimi çözümü, kağıt belgelerin dijital formata dönüştürülmesine ve böylece bunların kolayca izlenip yönetilmesine ve kontrol edilmesine de yardımcı olur.
Peki kurumsal içerik yönetimi çözümünü seçerken nelere dikkat etmelisiniz?
Şirketiniz bir içerik yönetimi çözümüne ihtiyaç duyduğuna karar verdiyse ve siz de işletme için en doğru çözümü bulmakla görevlendirildiyseniz, kendi kurumsal içerik yönetimi çözümlerinizi aramaya başlamadan önce sormanız gereken en önemli soruları aşağıda görebilirsiniz.
1. Bu çözüm, şirketinizin hedefleriyle uyumlu mu?
Bir içerik yönetimi çözümünü seçmek, şirketiniz için çok önemli bir yatırımdır. Bu nedenle, işletmenizin ilerlemesine ve tüm hedeflerine ulaşmasına yardımcı olmalıdır.
- Yönetim departmanı ve işletmenin geri kalanı, bu çözümden ne bekliyor?
- Bu süreç, mevcut süreçleri ve iş akışlarını nasıl etkileyecek?
Belirli bir içerik yönetimi çözümünü analiz ederken, özelliklerinin ve işlevlerinin mevcut operasyonlarınıza değer katabileceğinden emin olun.
2. İçerik yönetimi çözümleri kolay bir şekilde kullanılabiliyor mu?
İşletme genelinde uygulamayı en üst düzeye çıkarmak için, tıpkı diğer yazılımlar veya platformlar gibi, kurumsal içerik yönetimi çözümünün de kullanımı kolay olmalı ve bireysel kullanıcılar için beklenen düzeyde performans göstermelidir.
- İçerik yönetim sisteminin kullanımı kolay mı?
- Personel, kurumsal içerik yönetimi sistemini doğru şekilde kullanabilmek için ne düzeyde eğitim almalı?
Personel, minimum eğitimle dahi üretkenliği artırabilmeli, ihtiyaç duyduğu dosya ve belgelere kolayca erişebilmeli ve bunları rahatça yönetebilmelidir.
3. Yeni bir içerik yönetim sistemi, mevcut sistemler ve uygulamalarla kolayca entegre edilebiliyor mu?
Kimi zaman, bir sistemi hayata geçirmenin en uzun ve en stresli kısmı, bunu mevcut bilgi teknolojileri ortamıyla entegre etmeye çalışmaktır. Doğru bir içerik yönetimi çözümü, mevcut sistemlerinizle ve uygulamalarınızla sorunsuz bir şekilde entegre olabilmelidir.
- Mevcut sistemlerle çalışmasını sağlamak için ne şekilde yapılandırılması gerekiyor?
- Bilgi teknolojileri ekibi, kurumsal içerik yönetimi entegrasyonunu sürekli olarak yönetmeye ne kadar vakit harcayacak?
Başka bir deyişle, bilgi teknolojileri veya geliştirme ekibiniz, yeni içerik yönetim sisteminin mevcut ağ içerisinde çalışmasını sağlamak için çok fazla zaman ve kaynak harcamamalıdır. Farklı sistemler ve uygulamalar arasında yeterli düzeyde uyumluluk sağlayacağından sizin için en iyi çözüm, çok az programlama gerektiren veya hiç programlama gerektirmeyen bir kurumsal içerik yönetimi sistemi olacaktır.
4. Yeni içerik yönetimi çözümü, gelecekteki değişikliklere uyum sağlayabilecek kadar esnek mi?
Şirketiniz büyüdükçe ve ihtiyaçlarınız arttıkça, kurumsal içerik yönetimi sistemi de büyüyebilmelidir.
- Artan iş akışı gereksinimlerine uyum sağlayabilecek kadar esnek mi?
- İşletme büyüdükçe, yeni personelin gelmesiyle beraber bu çözüm de büyüyebilecek mi?
- Gelecekteki ihtiyaçları karşılamak üzere daha fazla özellik ve kapasite ilave edebilir misiniz?
Bu şekilde, kararlarınızı mevcut şirket büyüklüğünüze ve ihtiyaçlarınıza dayandırmamış olursunuz, kurumsal içerik yönetimi sisteminiz de gelecekteki değişikliklerden etkilenmemiş olur.
5. İçerik yönetimi çözümü, bulut tabanlı bir çözüm mü?
Verilerin bulutta depolanması, işletmeye daha fazla ölçeklenebilirlik, erişilebilirlik ve güvenlik gibi çok sayıda avantaj sağlayabilir.
- İçerik yönetim sistemi bulut tabanlı kullanıma hazır mı?
- Bu bulut tabanlı içerik yönetimi çözümü ne kadar güvenli?
Güvenli bir özel veya herkese açık bulut içerisinde belgelere kolayca erişip bunları yönetebileceğiniz bulut tabanlı bir kurumsal içerik yönetimi sistemi düşünün. Buradaki anahtar kelime güvenliktir, bu nedenle hizmet sağlayıcısının güvenlik önlemlerini ve protokollerini gözden geçirmeniz gerekecektir.
6. Personel uzaktan çalışırken dosyalara ve belgelere kolayca erişim sağlayabiliyor mu?
İnsanlar belgelere ve dosyalara ulaşmak için artık daha çok dizüstü bilgisayarlarını, telefonlarını veya tabletlerini kullandıkları için, içerik yönetimi sisteminizin de buna ayak uydurması gerekir.
- Personel ihtiyaç duyduğu bilgilere dilediği zaman dilediği yerden, farklı cihazlar ve platformlar üzerinden kolayca erişebiliyor mu?
- Personel hareket halindeyken belge yükleyip düzenleyebiliyor mu?
Bu, özellikle uzaktan çalışanları olan şirketler için çok önemlidir.
7. İçerik yönetim sistemi güvenli mi?
Kurumsal içerik yönetimi çözümü güvenli mi? Güvenlik, pek çok işletme için hiç bitmeyen bir sorundur (özellikle veriler bulut sunucularda depolanıyorsa).
Kurumsal içerik yönetimi çözümünüz şunları yapabiliyor olmalıdır:
- Bireysel ve grup erişim düzeylerini ve izinlerini atama
- Düzenli otomatik yedeklemeler yapma
- Doküman kullanımını izleme
- Tam görünürlük ve kontrol sağlama
8. Kurumsal içerik yönetimi çözümü, tüm yasal gereklilikleri yerine getiriyor mu?
Yasal gerekliliklere uymak, tüm işletmeler için zorlayıcı süreçlerdir ve ne yazık ki, dijital verilerle ilgili yönetmelikler giderek daha karmaşık bir hal almaktadır.
Bu nedenle, Kurumsal içerik yönetimi çözümünüzün her türlü kayıt tutma ve güvenlik gereksinimlerine uyum sağlayacak esneklikte olması çok önemlidir.
9. Kurumsal içerik yönetimi sağlayıcısı, uygulama sırasında ve sonrasında özel bir eğitim ve destek hizmeti sunacak mı?
Kendileriyle bir satıcıdan ziyade bir ortak olarak çalışabilmek için, kurumsal içerik yönetimi çözüm sağlayıcısının deneyimini, uzmanlığını ve geçmişini göz önünde bulundurmanız çok önemlidir.
- Satıcı veya hizmet sağlayıcı, belge/içerik yönetim çözümleri konusunda uzman mı?
- Eğitim ve sürekli destek sağlayabilecek mi?
Uygulama öncesinde, sonrasında ve uygulama sırasında sağlanacak hizmet ve destek sürecini çok dikkatli bir şekilde değerlendirmelisiniz. Bu sürece, her düzeyden teknik beceriye sahip tüm personele verilecek eğitim programı dahildir.
