İşletmeniz bünyesinde veri yönetimini kolaylaştıran bir kurumsal içerik yönetimi (ECM) sistemi, görevleri otomatikleştirerek üretkenliği artırır ve insan hatasını azaltır.
Ancak içerik yönetim sisteminizden en iyi şekilde yararlandığınızı gerçekten nasıl anlayabilirsiniz? Veya sadece bir kurumsal içerik yönetimi (ECM) çözümüne sahipseniz, neyi başarmayı umuyorsunuz?
Aşağıdaki dört soruya güçlü bir biçimde 'evet' yanıtını verebiliyorsanız, içerik yönetimi çözümünüzden en iyi şekilde yararlandığınızdan emin olabilirsiniz.
1. İçeriğiniz erişilebilir durumda mı?
İşletmelerin satış süreçlerinin karmaşık yapıda olması alışılagelmiş bir durumdur. Satış temsilcisinin müşterinin gözüne girmeye çalışırken kullandığı bir dizi temas noktası (müşteriyle yüz yüze görüşmekten teknik soruları yanıtlamaya, CRM sisteminde teklifler oluşturmaya ve teklifler kabul edildikten sonra siparişi işleme alıp göndermek üzere teklifi uygun departmana iletmeye kadar her şey), bu sürece dahil olan aşamalar arasındadır.
Tahmin edebileceğiniz gibi, çok sayıda departmanı (satış, lojistik ve finans) ilgilendiren bu kadar karmaşık bir süreçte, her departmanın her zaman aynı noktada olmasını sağlamak zor olabilir. Ancak, herhangi bir noktada süreç durursa ve departmanlar bilgiye erişimleri olmadığı için bunun farkına varamazsa, verimliliğinizde çok büyük bir düşüş yaşama riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Bu nedenle, müşteri üzerinde iyi bir izlenim bırakmak ve satışı verimli bir şekilde gerçekleştirmek istiyorsanız, bilgiye hızlı bir erişim sağlamak son derece önemlidir.
Peki, içeriğinizin erişilebilir olup olmadığını nasıl anlarsınız?
- Uzaktan çalışan personel, ihtiyaç duyduğu her şeye internet bağlantısı ve mobil cihaz ile erişebilir.
- Merkezi olarak depolandığı için, tüm içeriğe yalnızca tek bir oturum açarak erişilebilir.
- İlgili tüm departmanlar, bir görevin ilerleme durumunu diledikleri zaman görebilir.
- Uygun erişim yetkisine sahip olanlar, süreçteki gecikmeleri rahatça görebilir.
2. Tüm içeriğiniz dijital mi?
İçerikleri kağıt üzerinde ve dosya dolaplarında sakladığınızda, aradığınız şeyi bulmanızın çok daha zor olacağını söylemeye gerek bile yok. Bu nedenle, içerik yönetiminde ECM kullanımı, günümüzün standardı haline gelmiştir.
İçerik dijital olduğunda, kategorilere göre ayrıldığı ve dizine eklendiği için arama yapmak çok daha kolaydır. Bu, kullanıcıların yalnızca en alakalı sonuçları görmek için ilgili filtreleri uygulayıp tüm içerik üzerinde arama yapmalarına olanak tanır.
Bir Kurumsal İçerik Yönetimi çözümünde içerik görünürlüğünü kullanıcının erişim düzeyine göre sınırlandırabildiğiniz için, dijital içeriğin güvenlik açısından da önemli avantajları vardır. Kullanıcılar, yalnızca kendilerine sunulan içerik üzerinde arama yapabilir.
Peki, bir Kurumsal İçerik Yönetimi sisteminde dijital içerik nasıl olmalıdır?
- Aranabilir bir formattadır (kağıt yerine dijital içerik)
- Tüm içerik dizine eklenir ve uygun etiketlerle etiketlenir
- Personel aradığı şeyi bulabilmek için filtre ve etiket uygulayabilir
- Personel açısından basit ve kullanımı kolaydır
3. İçeriğiniz güvende mi?
Kurumsal içerik yönetiminin temel hedeflerinden biri, işletme genelindeki içerik akışı üzerinde güçlü güvenlik kontrolleri uygulamaktır.
Aslında, güvenliğe yönelik en büyük tehdit insan hatasıdır; örneğin, bir personel gizli bir belgeyi yazdırıp masasında öylece bıraktığı takdirde neler olacağını bir düşünün!
Peki, içeriğinizin güvende olup olmadığını nasıl anlarsınız?
- Türe ve kategoriye göre gruplanmış bir dizi belge üzerinde erişim kontrolleri uygulayabilir, kullanıcıları gruplar halinde düzenleyebilir ve temel erişim hakları (okuma, düzenleme, silme) verebilirsiniz.
- Özellik kontrolleri uygulayabilirsiniz (çalışanların içeriğe erişim sağladıktan sonra yapabilecekleri şeyleri sınırlandırabilirsiniz; örneğin, yazdırma, e-posta gönderme veya dışa aktarma gibi).
- Her belge için denetim izleri kaydedebilirsiniz.
4. İçeriğiniz alakalı şeylerden mi oluşuyor?
Kurumsal içerik yönetiminin amacı, personelin ilgili içeriğe kolayca erişebilmesini sağlamaktır. Bir ECM çözümü, kullanıcıların içeriği filtrelemesine izin vermesinin yanı sıra, personelin aradığı bilginin en güncel sürümüne erişebilmesi için, belgelerin versiyonlama sürecini yönetir. Ayrıca, sürecin tüm adımlarını otomatikleştirerek, iş akışları oluşturmanıza da olanak tanır. Yani, belli bir zamanda içeriği yalnızca ilgili kişi görecektir.
Bazı modern içerik yönetim sistemlerinde, panel raporlama eklentisi de yer almaktadır. Örneğin, Muhasebe departmanında çalışıyorsanız, kaç adet faturanın işleme alındığını, kaç adet faturanın ödeme için beklediğini ve kaçının ödenmeye hazır olduğunu görmek amacıyla, grafik şeklinde bir panel oluşturabilirsiniz. Ardından, fatura ihtilaf listenizi inceleyebilir ve ihtilaf yaşadığınız kişilerin bir listesini ve ilgili tüm belgeleri görebilirsiniz.
Peki, ECM sisteminizin, kullanıcıların ilgili içeriğe erişmelerine yardımcı olduğunu gösteren işaretler nelerdir?
- Personel her zaman belgelerin en güncel sürümüne ulaşabilir.
- Farklı erişim kontrolü ve özellik kısıtlamalarına sahip departmanlar arasında otomatik iş akışları oluşturulabilir.
- Ayrıntılı raporlama mevcuttur ve listeler ve/veya paneller kullanılarak arama yapılabilir.
