Günümüzün giderek hızlanan iş dünyasında, verimliliğin rekabet avantajının anahtarı ve işletmeler için yaşamsal öneme sahip bir faktör olduğu herkesçe kabul görüyor. Söz konusu ister bir üretim hattında çalışan işçi, ister mobil bir satış görevlisi, ister bir ofis çalışanı olsun, işletmelerde verimlilik kendini esas olarak çalışanlar üzerinden gerçekleştiren bir kavram olarak ön plana çıkıyor. Peki, işletmelerin yalnızca karlılıklarını korumalarını sağlamakla kalmayan, aynı zamanda büyümeyi aydan aya, yıldan yıla, dönemden döneme teşvik eden verimliliği arttırmak için yapılabilecek basit ama etkili değişiklikler nelerdir?
1. Toplantılarda Kaybolmayın
Red Hat yazılım şirketi CEO'su Jim Whitehurst, verdiği bir röportajda “takvim yazılımlarındaki bir saatlik varsayılan süreyi icat eden kişinin milyonlarca saati boşa harcadığını” söylemiştir. Bu fikrin alında yatan sebep, pek çok toplantının aslında bu kadar uzun sürmesine gerek olmadığı gerçeğidir. Günümüz iş yaşamı ne yazık ki tek bir e-postayla dahi halledilebilecek konuların uzun uzadıya konuşulduğu, işletmelerde verimlilik artışına pek de katkısı olmayan toplantılarla doludur. Bu nedenle, çalışanları yaptıkları işin başından uzaklaştıracak bir toplantı planlamadan önce, herkesin konuşmak için fiziken bir araya gelmesine gerçekten gerek olup olmadığını düşünmek her zaman akıllıcadır.
- Bir toplantı yapmanız gerekiyorsa, önceden net bir gündem belirleyin ve buna bağlı kaldığınızdan emin olun.
- Toplantı süresini gerçekten ihtiyacınız olan uzunlukta ayarlayın. Eğer konuşacağınız konu için 5 dakika yeterliyse, sürenin göze çok kısa göründüğünü düşünerek 30 dakikalık bir toplantı daveti göndermeyin.
- Toplantılara yalnızca mevcut sorunla gerçekten alakalı kişileri davet edin.
Bu temel ilkeler; katılan herkesin harcadığı zamana değen toplantılar düzenlemenizi sağlayacak ve verimlilik artışı konusunda tahminlerinizin ötesinde etkili olacaktır.
2. Bırakın Herkes Rahat Ettiği Şekilde Çalışsın
Her insan birbirinden farklıdır. Bu durum, her çalışanın en yüksek verimlilik seviyesini sağlamak için farklı bir çalışma biçimine ihtiyacı olduğu anlamına gelir. Kimileri ellerinden gelenin en iyisini yapmak için kendilerine ait, sınırları beli bir çalışma masası yapısına ihtiyaç duyarken, diğerleri odaklanmak için masalarından toplantı odasına ya da başka boş bir odaya taşarak ortam değiştirmeyi tercih edebilir. Ofis içindeki çalışma tarzı farklılıkları bir yana günümüzde pek çok kişi, esnek ve mobil çalışma biçimlerinin de yaygınlaşmasıyla, bir kafeden, kütüphaneden ya da evden çalışmayı tercih etmektedir.
Dijital dönüşüm çağında e-posta araçlarının, görüntülü sohbet programlarının ve çalışanlar, departmanlar ve lokasyonlar arası iş birliğini destekleyen uygulamaların her geçen gün gelişmesi, dağınık ekiplerin bile sorunsuzca birlikte çalışabilmelerini sağlamaktadır. Bu nedenle, işletmelerde verimlilik için çalışanların kendilerine en uygun çalışma şeklini keşfetmelerine ve ardından günlerini bunun etraflarında planlamasına izin vermeye açık olmak gerekir. Unutmayın ki, verimlilik her şeyden önce sonuçlarla ilgilidir. Eğer çalışanlarınız kaliteli işleri teslim tarihlerine sadık kalarak üretiyorlarsa, kendi düzenlerini kurmalarına izin vermemeniz için bir sebep yok demektir.
3. Daha Sağlıklı Bir Yaşamı Teşvik Edin
Kahve, bisküvi ve diğer atıştırmalıklar kısa süreli enerji artışı için iyi kaynaklar olabilirler, ancak çalışanlarınızın sağlığı üzerindeki olumsuz etkileri verimliliği arttırmak bir yana dursun, azaltıcı bir etkiye bile sahip olabilir. Yine de, insanlar arada bir biraz abur cubur ya da taze kahve için mutfağı / otomatları ziyaret etmeyi severler. Bu sağlıksız alışkanlıkları hiç değilse bir nebze dizginlemeye yardımcı olmak için, çalışanlarınıza kolayca erişebilecekleri sağlıklı atıştırmalıklar (taze meyveler, yoğurt, kuruyemiş karışımları, tam tahıllı krakerler vb.) ve bol miktarda su sunmanız kısa sürede fark edilir düzeyde verimlilik artışı sağlamanıza katkıda bulunacaktır. Bu gibi alternatifler, çalışanlarınızın günlerini enerjik ve zinde geçirmeleri açısından diğer seçeneklerden çok daha etkilidir.
Gün boyu aynı sandalyede otururken dinamik ve motivasyon dolu olmak son derece zordur. Toplantılarda insanları iyi gözlemlerseniz, kısa sürelerde bile odaklanmak için bacaklarını sallamaya, parmaklarıyla ritim tutmaya ya da bir şey karalamaya ihtiyaç duyduklarını fark edebilirsiniz. Hareketsizlik, verimlilik ve motivasyonun en büyük düşmanlarındandır.
Kimi işletmeler haftanın belli günlerinde sandalyeler yerine egzersiz topları kullanarak ya da ofislerini sandalyesiz, ayakta kullanılan masalarla donatarak çalışanlarını hareketli olmaya teşvik etme konusunda ileri seviye önlemler alabilirler. Her ne kadar kulağa garip gelseler de, bu yöntemlerin işletmelerde verimlilik ve çalışan sağlığı açısından faydaları bilimsel çalışmalarla ortaya konmuştur. Yine de, bu gibi büyük değişiklikler işletmenize göre değilse çalışanlarınıza arada bir masalarından kalkıp ofisin içinde birkaç dakika dolaşmaları ya da dışarıda kısa bir yürüyüş yapma fırsatı vermeniz de son derece etkili olacaktır. Sağlıklı kan akışı, çalışanlarınızın yaratıcılık ve verimliliklerini konuşturabilmeleri için mecburidir ve kısa süreli hareketlilik dahi kan akışının uyarılması için yeterli olur.
Verimlilik, işletmenizin başarıya ulaşmasının en önemli anahtarıdır. Çalışanlarınızın verimliliğini mümkün olan her şekilde destekleyerek iş yerinde dinamik ve mutlu bir ortam yaratmakla kalmaz, aynı zamanda rekabette öne geçmek ve liderliğinizi korumak için kritik bir yatırım yapmış olursunuz.
- Daha fazla ilhama mı ihtiyacınız var? İşletmelerde verimlilik konusundaki yazılarımızın ilkine göz atmak için buraya tıklayın.
KYOCERA MDS (Yönetilen Doküman Hizmetleri) ile baskı ortamınızda maksimum verimliliği sağlayın!
MDS işletmenize neler kazandırır?
- Bilindik fotokopi makinesi / yazıcı kiralama anlaşmaları çoğunlukla büyük boyutlu A3 fotokopi makinelerini içerirken, KYOCERA MDS size ister masaüstü bir yazıcı, ister bir A4 fotokopi makinesi olsun, tüm cihaz seçeneklerini sunar.
- Sıradan sayfa başı anlaşma uygulamaları yalnızca baskı işlerine odaklanırken, KYOCERA MDS taramadan arşivlemeye, güvenlikten çevre korumaya tüm baskı iş akışı süreçlerinizi optimize eder.
- KYOCERA MDS, size baskı maliyetlerinizde %30'a varan maliyet avantajı yakalama fırsatı sunar. Faturalarınız eskisinden çok daha düşük olur.
- KYOCERA ile yapacağınız anlaşma aylık baskılarınızın hesaplanması ve ücretlendirilmesinin yanı sıra her tür baskı sorununuzu ortadan kaldıracak gelişmiş doküman çözümlerini, ileri kullanıcı yönetimi imkanlarını, filo optimizasyonunu ve üstün servis hizmetlerimizi de içerir.
MDS’i sektöründe öncü müşterilerimizden dinlemek için başarı öykülerimize göz atın.
