Dijital arşivlemenin avantajları

Şirketler bugün o kadar çokveri topluyor ve işliyor ki tüm bunları saklamak bir sorun haline geliyor. Geçmişte, birkaç dosya dolabı gereğinden fazla alan ve güvenlik sağlıyordu. Ancak zaman değişti ve işletmelerin hızla gelişen bu dijital çağda çalışma biçimlerini güncellemeleri gerekiyor. 

Analoğu bir kenara bırakma ve tamamen dijitalleşme zamanı. Verileri kağıtta veya kendi sunucularınızda depolamak pahalı, güvensiz ve verimsizdir. Ancak şirketler, yeni teknolojinin çok pahalı ve riskli olduğu varsayımıyla bunu erteliyorlar. Gerçekte, doğru
teknolojiye yatırım yapmak maliyetleri azaltabilir, güvenliği artırabilir ve iş akışlarını hızlandırabilir. Bu avantajların tümü, Kyocera tarafından gerçekleştirilen yakın tarihli bir çalışmada Avrupa'daki birçok işletme tarafından öncelikleri arasında gösterilmiştir. 

Şimdi dijital arşivlemenin avantajlarına daha yakından bakalım. 

Maliyetleri azaltmak

Çok fazla işletme dijitalleşmeyi reddederek ne kadar para harcadığının farkında değil. Günümüz işletmeleri, her gün çok miktarda veri işler ve bunların hepsini kağıt üzerinde depolamak artık finansal açıdan uygulanabilir değildir. 

Ancak, tüm bu bilgileri iş
yerindeki sunuculara yüklemek de her zaman çözüm değildir. Özellikle çok
nadiren kullanılan verileri kendi sunucularınızda depolamak için ödeme yapmanız
gereksizdir. 

Basitçe söylemek gerekirse, tesis içinde veri depolarsanız, paranızı çöpe atmış olursunuz. Avrupa genelinde sunucu kiralarındaki artış göz önüne alındığında yüksek bir depolama alanı maliyetini göze almanız gerekir. Bunun ötesine baktığınızda, yangın veya sel önleme gibi ilgili bakım ve güvenlik maliyetlerini de karşılamanız gerekir. Soru, neredeyse hiç kullanmadığınız veriler için bunca para harcamaya değip değmeyeceği sorusudur. 

Kyocera'nın 2019 Avrupa’sındaki İş Dijitalizasyonuna Genel Bakış raporundaki bulgulara göre üretim maliyetleri üzerindeki kontrol, kıtadaki çok sayıda işletme için en önemli önceliktir ki bu da market liderlerinin bile yakından hissettiği maliyetleri düşük tutma baskısını gözler önüne serer. Neyse ki, maliyetleri azaltma hedefi inovasyon için bir katolizör görevi görmüş ve dijital arşivleme gibi birçok ucuz alternatifin doğuşuna sebep olmuştur. 

İçerik Hizmetleri gibi içerik yönetimi çözümleri, etkin olmayan verilerinizi dijitalleştirmenizi ve buluta taşımanızı sağlayarak, daha verimli kullanıma sunulabilecek fiziksel alan yaratır. Bulut depolama alanının maliyeti, arşiv odaları kurmak veya site sunucuları satın almak, bakım yapmak  ve korumakla karşılaştırıldığında çok düşük olduğundan potansiyel tasarruflar çok büyüktür. Tasarruf edilen parayla dijital dönüşümü sağlamak ve işinizi büyütmek için yeniden yatırım yapılabilir.  

Riskleri en aza indirin

Analog çalışma alanlarının yaşadığı bir diğer ciddi sorun da verilerin takibidir. Kâğıt belgelere yetkisiz erişimi önlemek son derece zordur, bu da onların kaybolmasına, yanlış dosyalanmasına veya imha edilmesine neden olabilir. Üstelik kötü organizasyon lisansların veya sözleşmelerin zamanında yenilenmemesine, üretimde aksama sürelerine ve gecikmelere neden olabilir hatta denetimler sırasında uyumsuzluk nedeniyle para cezasına çarptırılabilirsiniz. 

Bazı şirketler çözümü verilerinin dahili sunuculara taşınmasında ararlar. Ancak bu her zaman en iyi seçenek değildir. Yönetimi ve koruması yetersiz olan sunucular veri ihlali riskini artırır. Hiçbir işletme siber saldırılara karşı güvende değildir; büyük isimler daha olağan hedefler olsalar da, küçük firmaların siber suçlular tarafından hedeflenmesi de muhtemeldir. Herhangi bir işletme verilerine erişimini kaybedecek olursa, faaliyet göstermesi imkansız hale gelir. 

Buna karşılık, İçerik Hizmetleri ve bulut teknolojisi kullanılarak veriler dijital olarak arşivlendiğinde, erişim yetkili personel ile sınırlandırılabilir. Bu özellik, anonim düzenleme olasılığını kaldırıp hesap verebilirlik sağlar. Buna ek olarak bu çözüm, bildirimleri programlama seçeneği sunar. Böylece süresi dolmuş sözleşmeler veya lisanslar sebebiyle para cezaları alma konusunda endişelenmeyi bırakabilirsinz. Zira bu hizmetler sözleşme ve lisanslarınızı zamanında yenilemeniz için size bir hatırlatma gönderir. 

Kyocera'nın 2019’da ki araştırması, Avrupa şirketlerinin yarısından fazlasının (% 56.2) ve bunların müşterilerinin, verinin doğru bir şekilde korunmasının öneminin farkında olduklarını ortaya koydu. Bulutun gelişmiş güvenlik özellikleri göz önüne alındığında, şirketinizin en değerli varlıklarını en güvenli ortama taşımak mantıklı olacaktır. Aktivite kayıtları, bilgileri kimlerin görüntülediğini, düzenlediğini veya indirdiğini izlemek için saklanır, böylece verilerinizin güvenli olduğundan emin olabilirsiniz. 

Verimliliği arttırın

Verilerin kağıt üzerinde depolanması günümüzün oldukça rekabetçi ortamında verimli şekilde iş yapmanın bir yolu değildir. Ancak, kötü organize edilmiş şirket sunucuları dosya dolapları kadar kaotik olduğu için, şirket verilerini işletme dahilindeki sunuculara yüklemek de etkili bir çözüm olmayabilir. Veri alımındaki gecikmeler verimlilikte ölçülebilir düşüşlere neden olur. Her gün boşa giden birkaç  dakika, yıl boyunca yapılan büyük miktarlarda zamana kaybına tekabül eder.

Kötü örgütlenme de işbirliğini engeller. Farklı departmanlar yanlışlıkla aynı belgenin birden fazla sürümünü kullanıyorsa, en basit proje bile kapasitesini aşacaktır. Hiçbir çalışan, en son gelişmeleri veya daha sonra ne yapılması gerektiğini anlamak için telefon görüşmeleri yaparak değerli zamanı kaybetmek istemez. Bu tür verimsizlikler zararsız görünebilir, ancak çalışanlar için son derece sinir bozucu olabilir ve müşteri deneyimi ve memnuniyeti açısından kötü etkiler yaratabilir. 

İş akışınızı daha verimli hale getirmek için, işletmenizin gelişmiş dijital arşivleme özelliklerine sahip İçerik Hizmetleri gibi bir içerik yönetim sistemine ihtiyacı vardır. Bu
teknoloji, tarama işlemi sırasında belgeleri türüne göre tanımlayabilir ve uygun dizinleme etiketlerini ekleyebilir. Fatura tarihi veya müşteri numarası gibi en önemli bilgileri etiketlemek, gelecekte dosya bulmayı kolaylaştırır, böylece çalışanlar daha değerli görevlere odaklanabilir ve verimliliği artırabilir. 

Bulut üzerinde dijital arşivlemenin bir diğer avantajı da uzaktan erişim sunmasıdır. Konum veya saat dilimi ne olursa olsun, birden fazla departman ve kullanıcı aynı dosyaya aynı anda erişebilir veya bunları düzenleyebilir. Bu özellik, işbirliğini artırır ve ekiplerin son teslim tarihlerine uymasına yardımcı olur ki bu Kyocera’nın bazı araştırmalarında Avrupa'daki şirketler için en büyük öncelik olarak tanımlanmıştır. Eğer tek bir dosya kullanılırsa herkes en güncel bilgileri içeren en son sürüme sahip olduğundan emin olur. 

Ne bekliyorsunuz?

Dijital arşivlemenin faydaları yadsınamaz. Yalnızca sunucu alanlarından tasarruf sağlamakla kalmaz, aynı zamanda depolama alanlarının bakım ve güvenliği için gereken harcamaları azaltabilirsiniz. Buna ek olarak, dijital veri arşivleri, çalışanların verilere anında ulaşmasını ve kullanmasını sağlamak için eski moda dosya dolaplarından daha organizedir. Bilgilere hızlı ve kolay erişim, müşteri deneyimi üzerinde olumlu bir etkiye sahiptir, çünkü doğru veriler kullanılarak sorgular hemen halledilebilir. Son olarak, bulutta veri depolamak, kolayca yanlış dosyalanabilir, yok edilebilir veya yetkisiz kişiler tarafından görülebilir olan kağıttan daha güvenlidir. Verileri dijital arşivlere taşımak, şirketinizin hedeflerine minimum maliyet ve riskle ulaşmasını sağlamanın en akılcı yoludur.