İçerik Yönetiminin Verimliliğinizi Arttırabilmesinin Üç Yolu

İş dünyası gittikçe artan bir hızla faaliyet gösteriyor ve her geçen gün daha fazla bilgi oluşturuyor ve işliyor. Bu durum, verimlilik artırmak isteyen şirketler için hem zorluklar hem de fırsatlar sunuyor. İşletmelerde, iş akışlarının tamamlanabilmesine yönelik çabaların büyük bir kısmı profesyonellerin görevleriyle bağlantılı olmayan, projele idaresi ve planlanmasının yanı sıra bilgi aramakla harcanıyor. 

Bu çabaları düzene sokmak daha verimli bir iş akışı ve nihayetinde daha hızlı bir üretim ve yaratım süreci sağlar. İçerik Hizmetleri en üst düzey arşivleme aracını sağlar, iş akışlarını optimize etmek ve verimlilik oranını artırmak için bilgileri kullanmaya çalışır.  

1. Otomatik Görev Tahsisi

Görevlerin tanımlanması da hem zaman alıcı hem de kısmen önlenebilir bir görevdir.  İçerik yönetimi hizmetleri, ekip üyelerinin belirli iş akışlarına doküman sağlamak
için değerli zamanlarını kullanmasını gerektirmez, bunun yerine tüm çalışanların görev ve sorumluluklarına ve sürecin herhangi bir aşamasında gerekli olabilecek bilgilere genel bir bakış sağlar.

İçerik Hizmetleri çözümünün temel bir özelliği, bir iş akışının görevlerini ve aşamalarını
doğrudan ilgili kişiye, ekibe veya departmana tahsis edebilmesidir. Bu şekilde zamandan tasarruf sağlanır, verimlik artar ve bireyler belirli bir göreve odaklanabilir. Dahası, çalışanlar ofis dışındaysa veya bir görevi yerine getiremeyecek durumdaysa görev yeniden atanabilir. Böylece iş akışları düzene sokulur ve gecikmeler önlenir. İçerik Hizmetlerinin verimlilik kazanımlarından yararlanmak için iş akışlarının açıkça tanımlanması gerekir.

2. Saniyeler İçinde Karar Verin

Teknoloji sadece görevleri tahsis etmek için kullanılmaz, aynı zamanda kararları otomatik olarak onaylayabilir. Bu özellik, işletmelerde daha hızlı inceleme, satın alma ve oturum kapatma işlemlerine olanak sağlar. Bir belgenin gözden geçirilmesi ve onaylanması, bir iş akışı içinde sıkça rastlanan bir dizi bireysel çaba ve çeşitli kişiler arasında yazışma gerektiren süreçlerdir.  

Bir dokümanın birden fazla kişi tarafından yazdırılması, taranması ve imzalanması, işletmelerin hiç de istemedikleri gecikmelere neden olabilir. Bir İçerik Hizmetleri çözümü, belgelerin müşteri tarafından tanımlanan iş kurallarına göre otomatik olarak incelenmesine veya onaylanmasına izin verebilir. 

Buna ek olarak, belirli bir değer bandındaki satın alımlar, yöneticilerin zaman alabilecek imzalarını beklemek yerine anında işlenebilir. Bu süreçlerin otomasyonunun sağlanması, zaman alıcı ve çok da gerekli olmayan iş yükünden kaçınılabileceği anlamına gelir. Böylece çalışanlar, iş akışı içerisindeki daha yüksek öncelikli görevlerine odaklanırlar.  

3.  İhtiyacınız olan bilgileri daha hızlı bulun  

Son olarak, İçerik Hizmetleri, otomasyonu sağlanmış bir iş akışının her bir basamağını hızlandırabilir. Bu hız öncelikle daha süratli bilgi alımından kaynaklanır. Bilgiyi aramak ve elde etmek işyerinde verimliliği azaltan süreçlerdir. Analog bir çalışma sistemine sıkışmış olan işletmeler genellikle İçerik Hizmetlerinin kullanımı ile saniyeler içinde bulunabilecek belgeleri fiziksel olarak aramak zorundadır.   

Teknoloji, ihtiyacınız olan verileri arşiv odaları, e-postalar veya masanızdaki dosyaları saatlerce kurcalamadan, yalnızca bazı anahtar kelimeler ve filtreler aracılığıyla bulmanıza imkan verir. Uyumsuz belge biçimlerinin işlenmesini ve birleştirilmesini sağlar ve elle yapılması durumunda ciddi miktarda emek gerektiren iş yükünden kurtarır. Profesyoneller bilgileri daha hızlı alabildiklerinde ve uyumlu dosyalara erişebildiklerinde, daha akıcı bir iş akışı kaçınılmaz olarak ortaya çıkacaktır. 

Modern iş dünyasında, iş akışlarını optimize etmek ve verimlilik artırıcı çözümler aramak hem cazip hem de gereklidir. Hız ve verimlilik, işletmelerin sürekli değişen iş dünyasına ayak uydurmalarını sağlar. İçerik Hizmetleri ile bu avantajlar, zaman alan ve maliyetli yeniden yapılandırma programlarına gerek kalmadan gerçekleştirilebilir. Belki de odak daha az dışa, daha çok içe doğru olmalıdır; daha az dışsal ama daha çok içsel. Bu platformlar, işletmelerin kendi içlerindeki düzenlerini kurmalarını sağlayarak dışarıdan gelebilecek her türlü zorlukla başa çıkabilmelerini aynı zamanda olası fırsatları yakalayabilmelerini sağlar.