KYOCERA Filo Hizmetleri Gizlilik Bildirimi

Giriş

KYOCERA Filo Hizmetleri, bir şirketin filosunda cihaz yönetimi ve uzaktan bakım yapmak için güçlü, web tabanlı bir hizmettir. KYOCERA Filo Hizmetleri, şirketlerin ve servis personelinin cihaz durumunu görüntülemelerini, sorunları hızlı ve kolay bir şekilde tanımlayıp yanıtlamalarını ve her yerden önemli bakım görevlerini üstlenmelerini sağlar.Bu Bildirimde, aşağıdakileri ayrıntılı olarak açıklayacağız:

• Kişisel bilgilerinizi neden işliyoruz; [Link: Kişisel bilgilerinizi neden işliyoruz (amaç)
•  Kişisel bilgilerinizi hangi yasal temelde işliyoruz; [Link: Kişisel bilgilerinizi hangi yasal temelde işliyoruz? (amaç)]·
• Kişisel bilgilerinizi kiminle paylaşıyoruz; [Link: Kişisel bilgilerinizi kimlerle paylaşıyoruz?]
• Kişisel bilgilerinizi hangi ülkelere gönderiyoruz; [Link: Uluslararası Transferler]·
• Kişisel bilgilerinizi ne kadar süreyle saklıyoruzz; [Link: Kişisel bilgilerinizi ne kadar süreyle saklarız?]
• Hangi teknik ve organizasyonel önlemleri aldık; [Link: Hangi teknik ve organizasyonel önlemleri aldık?]
• Kişisel bilgilerinizin işlenmesiyle ilgili yasal haklarınız nelerdir; [Link: Haklarınız]·
• Bizimle nasıl iletişim kurabileceğiniz ve diğer önemli bilgiler. [Link: Haklarınızı kullanmak ve bizimle iletişime geçmek]
  

Neden kişisel bilgilerinizi işliyoruz (amaç)?
 

A. Faturalandırma ve tedarik yönetimi. Şirketinizin cihaz(lar)ının sayaç bilgileri, faturalandırma ve tedarik yönetimi amacıyla paylaşılır.

B. Kullanıcı hesabı yönetimi. Sizin için bir kullanıcı hesabı ayarlayabilmemiz ve yönetebilmemiz için şirketiniz bize doğrudan veya dolaylı olarak adınızı ve e-posta adresinizi vermiş olabilir. Bu hizmeti, www.kyoceradocumentsolutions.eu adresinde bulunan Veri İşleme Şartları ve Koşullarımız kapsamında bir veri işlemcisi olarak sağladığımızı unutmayın.

C. Cihaz yönetimi. Cihazın yapılandırılması ve bakımı, güvenlik ayarları, varlık yönetimi, genel yönetim görevleri (cihaz ekleme ve kaldırma gibi). Bu hizmeti, www.kyoceradocumentsolutions.eu adresinde bulunan Veri İşleme Şartları ve Koşulları kapsamında bir veri işlemcisi olarak sağladığımızı unutmayın.

D. Uzaktan erişim. Bazı durumlarda ve kullanıcı bunu özel olarak kabul ettikten sonra, cihaz verilerini içeren kayıt dosyaları oluşturulur ve KFS sunucusuna gönderilir ve ilgili cihazın uzaktan bakımı için kullanılır. Bu hizmeti, www.kyoceradocumentsolutions.eu adresinde bulunan Veri İşleme Şartları ve Koşulları kapsamında bir veri işlemcisi olarak sağladığımızı unutmayın.

E. Kalite geliştirme. IP adresi ve cihazın Seri Numarası dahil olmak üzere cihaz verileri, cihazın ve sarf malzemelerinin kalitesini ve güvenilirliğini ve sistem ve ağ ölçeklenebilirliğini artırmak için kullanılır.

Kişisel bilgilerinizi hangi yasal temelde işliyoruz?
 

Kişisel bilgilerinizi A ve E altındaki amaçlar için işlemenin yasal dayanağı, bunu yapmak için meşru bir ticari çıkarımızın olmasıdır. İşte nedeni

:Amaç (A) için faturalandırma ve tedarik yönetimi amacıyla bir sorumlu kişi bulundurmak için meşru bir menfaatimiz vardır.

Amaç (E) için, sistemin ve müşterinin KYOCERA cihazlarının güvenilirliğini, kalitesini ve performansını değerlendirebilmeli ve geliştirebilmeliyiz.

B - D amaçları doğrultusunda, sizin adınıza www.kyoceradocumentsolutions.eu adresinde bulunan Veri İşleme Şartları ve Koşulları kapsamında bir veri işlemcisi olarak hareket ediyoruz.

Temel hak ve özgürlükleriniz ile meşru iş çıkarlarımız hakkında dikkatli bir değerlendirme yaptık ve dengeyi sürekli olarak izliyoruz. Bununla birlikte, kişisel bilgilerinizin meşru ticari çıkarlarımıza dayanarak işlenmesine itiraz etmek isterseniz, lütfen aşağıdaki "Haklarınız" bölümüne bakın.

Kişisel bilgilerinizi kimlerle paylaşıyoruz?

Kişisel bilgileriniz yalnızca aşağıdakilerle paylaşılacaktır:

• Kullanıcı hesabı yönetimi ve kalite geliştirme amacıyla KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V. (Hollanda);
• Kalite iyileştirme ve KFS platformunun ve verilerinin barındırılmasının yönetilmesi amacıyla KYOCERA Document Solutions Inc. (Japonya);
• Hollanda'da harici KFS barındırma sağlayıcısı (Microsoft Azure Batı Avrupa bölgesi);
• KYOCERA ürün ve hizmetlerinin kalitesini artırmak amacıyla harici hizmet sağlayıcı;

Yasa, düzenleme veya mahkeme emriyle kişisel bilgilerinizi ifşa etmemiz gerektiğinde, kişisel bilgilerinizi bu yasaya, yönetmeliğe veya mahkeme emrine uygun olarak paylaşmamız gerekebilir.

Uluslararası Transfer

Avrupa Komisyonu'na göre kişisel bilgilerinizi iç hukukla yeterli düzeyde koruma sağlamayan bir ülkeye (kişisel bilgilerinizi kiminle paylaştığımızı yukarıda görebilirsiniz) trnasfer ettiğimizde, Avrupa Komisyonu tarafından kabul edilen Standart Veri Koruma Şartları aracılığıyla bu grup şirketi veya üçüncü tarafla ek uygun güvenceler üzerinde anlaşarak bu yeterli korumayı sağladık. Avrupa Komisyonu'na göre yeterli düzeyde koruma sağlayan ülkelerin bir listesi AB Komisyonu web sitesinde bulunabilir.

ABD'den hizmet sağlayıcıları kullandığımızda, bu tür ABD merkezli hizmet sağlayıcısı AB/ABD Gizlilik Koruması listesine kayıtlı ve ABD Ticaret Bakanlığı tarafından kendi sertifikasına sahiptir.

Alternatif olarak, sizden önerilen aktarım için açık onayınızı isteyebiliriz. Bize talebinizi belirten bir e-posta göndererek, Standart Veri Koruma Şartlarının bir kopyasını isteyebilirsiniz.

Kişisel bilgilerinizi ne kadar süreyle saklıyoruz?

Amaç (A) Kullanıcı hesabı yönetimi. Bizde aktif bir kullanıcı hesabınız olduğu sürece kullanıcı hesabınızla ilgili kişisel bilgilerinizi saklarız. Aktif olmayan kullanıcı hesapları son kullanımdan sonra bir yıl içinde silinecektir. Bizim tarafımızdan hesabınızın kurulumunu yapma zorunluluğu yoktur; hesabın oluşturulmasından sonraki 30 gün içinde ilk kez giriş yapmazsanız, hesabı sileriz. Her zaman kullanıcı hesabınızı silmemizi isteyebilirsiniz. Bu durumda, kullanıcı hesabınızı isteğinizden sonraki 30 gün içinde sileriz.

Amaç (B) Faturalama ve tedarik yönetimi. Bu amaçla ilgili tüm (kişisel) bilgiler 6 yıl (ticari bilgiler) veya 10 yıl (muhasebe bilgileri) boyunca saklanır.

Amaç (C ve D) Cihaz yönetimi ve uzaktan erişim. Oluşturma işleminden bir yıl sonra cihazın kayıt dosyalarını sileceğiz. Servis mühendisi uzaktan bakım oturumu sırasında cihazın adres defterine rastladığında, adres defterinden hiçbir bilgi saklanmayacaktır.

Saklama sürelerini belirleme kriterleri

Başka durumlarda, geçerli saklama süresini belirlemek için aşağıdaki ölçütleri kullanırız:

• Temel hak ve özgürlüklerinizin değerlendirilmesi;
  
• Kişisel bilgilerinizin işlenme amaçları. Kişisel bilgilerinizi, topladığımız amaç (lar) için gerekenden daha uzun tutmayacağız.
  
• Kişisel bilgilerin saklanmasıyla ilgili her türlü endüstri uygulaması veya davranış kuralları;
  
• Kişisel bilgilerinizin saklanmasıyla ilişkili risk ve maliyet düzeyi (doğru ve güncel);
  
• Kişisel bilgilerinizi saklamak için geçerli bir yasal dayanağımız olup olmadığı;
  
• Kişisel bilgilerinizin ve sizinle olan ilişkimizin işlenmesinin niteliği, kapsamı ve içeriği
  
• Geçerli olabilecek diğer ilgili koşullar.
  

Her halükarda, kişisel bilgilerinizi yürürlükteki yasal gerekliliklere uygun olarak saklayacağız ve sahip olduğumuz kişisel bilgilerin periyodik olarak gözden geçirilmesini sağlayacağız.

Hangi teknik ve organizasyonel önlemleri aldık?

Kişisel bilgilerinizin güvenliğini çok ciddiye alıyoruz ve kişisel bilgilerinizi kayıp, yanlış kullanım, hırsızlık, yetkisiz erişim, ifşa veya değişiklikten korumak için tüm makul çabayı gösteriyoruz.

Güvenlik konusunda mükemmellik elde etmek için sürekli çabalarımızda, bu Bildiride adı geçen tüm KYOCERA Document Solutions şirketleri, Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi için ISO / IEC 27001 sertifikası almıştır. Ayrıca, özellikle KFS hizmeti için KYOCERA Document Solutions Inc., KFS'nin sağlanması için geçerli olan ek bilgi güvenliği denetimlerini sağlayan ISO / IEC 27017 sertifikasını almıştır.

Haklarınız

Sizi bilgilendirmek istediğimiz bazı yasal haklarınız var.

Giriş. Kişisel bilgilerinizi işleme alıp almadığımız ve bu işlemdeki ilgili bilgiler hakkında bilgi edinme hakkına sahipsiniz.

Düzeltme. Kişisel bilgilerinizin gecikmeksizin tarafımızca düzeltilmesini veya tamamlanmasını sağlama hakkına sahipsiniz. Bizimle bir hesap oluşturduysanız, kişisel bilgilerinizi kendiniz düzeltme veya tamamlama olanağına sahipsiniz.

Unutulma hakkı. Kişisel bilgilerinizin gecikmeksizin bizim tarafımızdan silinmesini sağlama hakkına sahipsiniz. Bu hak, örneğin rızanızı geri çektiyseniz veya itiraz ediyorsanız ve işlemeyi sürdürmemize yönelik meşru bir gerekçe yoksa, belirli gerekçelerle sınırlıdır. Bizde bir hesabınız varsa, birçok durumda hesabınızı kendiniz silme seçeneğiniz vardır, bu durumda tüm kişisel bilgileriniz kalıcı olarak silinir.

İşlemenin kısıtlanması. Kişisel bilgilerinizin belirli nedenlerle işlenmesini kısıtlamamızı talep etme hakkına sahipsiniz. Bunlar (1) kişisel bilgilerinizin talebiniz üzerindeki doğruluğunu teyit etme zamanı, (2) yasadışı işlemeyi silmek yerine, kullanım kısıtlaması talep edersiniz, (3) yasal işlemlerde kişisel bilgilere ihtiyacınız varsa veya (4) meşru gerekçelerimizin işleme itirazınızı geçersiz kıldığını doğruluyoruz.

İtiraz hakkı. Bu tür bir işlem (1) meşru menfaatimize dayanıyorsa (rızanıza dayanarak bir profil oluşturmamız da dahil olmak üzere), (2) doğrudan pazarlama amacıyla veya (3) kamu yararına yürütülen bir görevin yerine getirilmesi veya bize verilen resmi otoritenin kullanılması için gerekli kişisel bilgilerinizi işlememize her zaman itiraz etme hakkına sahipsiniz. Çıkarlarınızı, haklarınızı ve özgürlüklerinizi geçersiz kılan zorlayıcı meşru gerekçeler göstermediğimiz veya kişisel bilgilerinize yasal işlemlerde ihtiyaç duymadığımız takdirde, kişisel bilgilerinizi itirazınıza göre işlemeyi bırakacağız.

Veri taşınabilirliği. Kişisel bilgilerinizi başka bir servis sağlayıcıya aktarabilmeniz için bizden kişisel bilgilerinizi alma hakkınız konusunda sizi bilgilendirmemiz gerekmektedir. KFS için bu, isteğiniz üzerine kullanıcı hesabınızla ilgili kişisel bilgilerinizi sağlayacağımızanlamına gelir. Bize bir kayıt dosyasında iletilen veriler de dahil olmak üzere hiçbir cihaz verisi içermez.

Onayı geri çekme. Bize izninizi temel alarak kişisel bilgilerinizi verdiyseniz, bu rızayı istediğiniz zaman geri çekme hakkına sahipsiniz. Mevcut ise, abone olduğunuz hizmetin aboneliğini iptal ederek bunu yapabilirsiniz. Bunu, aşağıda belirtilen geçerli gizlilik e-posta adresine bize bir e-posta göndererek de yapabilirsiniz. Ardından kişisel bilgilerinizi veritabanımızdan kalıcı olarak kaldıracağız.

Şikayette bulunma. Kişisel bilgilerinizin işlenmesi konusunda, özellikle ikamet ettiğiniz ülkede bir denetim makamına şikayette bulunma hakkına sahipsiniz.

Haklarınızın kullanımı ve bizimle iletişim
 

KYOCERA Document Solutions'ta, sorgularınızda size yardımcı olması için Veri Koruma Görevlileri de dahil olmak üzere bir gizlilik uzmanları ağımız bulunmaktadır. Haklarınızdan herhangi birini kullanmak isterseniz veya bu belge hakkında bir sorunuz varsa, lütfen e-posta yoluyla bizimle iletişime geçin veya aşağıdaki adresi bulunan KYOCERA Document Solutions şirketine bir mektup gönderin. Ülkeniz listede yoksa lütfen grup Veri Koruma Görevlisi ile iletişime geçin:

KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V.

Attn.: Data Protection Office

Beechavenue 27

1119 RA Schiphol-Rijk

The Netherlands

e: privacy@deu.kyocera.com

Lütfen haklarınızı kullanırken sizden bir talep formu doldurmanızı isteyebileceğimizi unutmayın. Daha sonra talebinizi işleme alma süreci hakkında sizi bilgilendireceğiz.

Bu belgede değişiklik

Bu belgeyi değiştirmemiz durumunda, web sitemizde gözden geçirilmiş bir yayın tarihi ile yayınlayacağız ve varsa değiştirilen belgeyle ilgili kullanıcı hesabınız aracılığı ile sizi bilgilendireceğiz.

Belçika
Kyocera Document Solutions Belgium N.V.
Attn.: Data Protection Officer
Sint-Martinusweg 199-201
1930 Zaventem
e: privacy@dbe.kyocera.com

Danimarka
Kyocera Document Solutions Danmark A/S
Attn.: Data Protection Officer
Eljby Industrivej 60
2600 Glostrup
e: privacy@ddk.kyocera.com

İspanya
Kyocera Document Solutions España SA
Attn.: Data Protection Officer
Avenida Manacor 2, Parque Rozas, 28290 Las Rozas, Madrid
e: privacy@des.kyocera.com

Fransa
Kyocera Document Solutions France S.A.S.
Attn.: Data Protection Officer
Parc Technologique Route de l’Orme
91195 Saint Aubin
e: privacy@dfr.kyocera.com

Hollanda
Kyocera Document Solutions Nederland B.V.
Attn.: Data Protection Officer
Beechavenue 25
1119 RA Schiphol-Rijk
e: privacy@dnl.kyocera.com

Portekiz
Kyocera Document Solutions Portugal Lda.
Attn.: Data Protection Officer
Ruaa do Centro Cultural 41
1700-106 Lisbon
e: privacy@dpt.kyocera.com

İsveç
Kyocera Document Solutions Nordic AB
Attn.: Data Protection Officer
Box 1273
164 29 Kista
e: privacy@dnr.kyocera.com

Turkiye
Kyocera Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri A.Ş
Attn.: Data Protection Officer
Altunizade Mah. Prof. Fahrettin Kerim Gökay Cad.
No:45 34662 ÜSKÜDAR İSTANBUL
e: privacy@deu.kyocera.com

Çekya
Kyocera Document Solutions Czech, s.r.o.
Attn.: Data Protection Officer
Harfa Office Park Českomoravská 2420/15
Praha 9, 190 00
e: privacy@deu.kyocera.com

Almanya
Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH
Attn.: Data Protection Officer
Otto Hahnstrasse 12
40670 Meerbusch
e: datenschutz@dde.kyocera.com

Finlandiya
Kyocera Document Solutions Finland oy
Attn.: Data Protection Officer
Atomite 5 C, 4 krs
00370 Helsinki
e: privacy@dfi.kyocera.com

Italya
Kyocera Document Solutions Italy S.P.A.
Attn.: Data Protection Officer
Via Monfalcone 15
20132 Milan
e: privacy@dit.kyocera.com

Avusturya
Kyocera Document Solutions Austria GmbH
Attn.: Data Protection Officer
Wienerbergstrasse 11
Turm A, 18. OG, 1100, Vienna
e: privacy@dat.kyocera.com

Rusya
Kyocera Document Solutions Russia L.L.C.
Attn.: Data Protection Officer
Shchepkina Street, Building 51/4, Block 2
129110 Moscow
e: privacy@deu.kyocera.com

Güney Afrika
Kyocera Document Solutions South Africa Pty. Ltd.
Attn.: Data Protection Officer
Hertford Office Park, 90 Bekker Road CNR Allandale, Vorna Valley, 1682
e: privacy@deu.kyocera.com

Birleşik Krallık
Kyocera Document Solutions (U.K.) Limited
Attn.: Data Protection Officer
Eldon Court 75-77 London Road, Berkshire
RG1 5BS Reading
e: privacy@duk.kyocera.com