Kağıtsız bir şirket olmanın öneminin 9 nedeni

Kağıtsız bir ofis olmak işletmelerin çoğunluğu için arzu edilen bir hedef. Bunu yapmak kağıt tüketimini azaltmak anlamına gelir ve çok para tasarrufu yapmak, çevreye yardımcı olmak ve iş süreçlerini hızlandırmak eğilimindedir. 

Kağıtsızlığa dönüşmek denge işi

Şirketler yüzde 100 kağıtsız bir ortama ulaşamasalar bile, dev adımlar atabilirler. Zor olan doğru yoldan başlamaktır, ancak dikkatli bir planlama ile her işletme hedeflerine ulaşacaktır. 

1. Vakit nakittir ve kayıtsızlığa dönüşmek israfı engeller

Dijital çağda kağıtsız ortamların birçok avantajı vardır. En önemlilerinden biri, çalışanlar için zamandan tasarruf etmesidir. Dokümanları dosyalamak artık bunları yavaş yavaş yazdırmak, daha sonra bunları manuel olarak aramak zorunda olmak anlamına gelmiyor. Dijital depolama saniyeler içinde yapılabilir ve dokümanı bulup getirmek hızlı bir bilgisayar aramasından ibarettir. Lüzumsuz görevler için harcanan çalışan çalışma saatlerindeki azalma önemli. 

2. Yer ve paradan tasarruf edin

Dijital depolama yer tasarrufu da sağlıyor. Zamanla biriken kağıt dosya kutuları dosya dolapları ve özel odalar talep etti. Kağıtsız ofislerin işletilmesinin daha ucuz olmasının bir nedeni yer kazanmak çünkü artık işyerinde depolama tesislerine yatırım yapmaya gerek kalmadı. Ancak, yıllık mürekkep, toner ve posta masrafları gibi başka birçok tasarruf da var. Araştırmalar, bunun çalışan başına yılda ortalama 100 £ civarında olduğunu gösteriyor. 500 çalışandan oluşan büyük bir işletme için, kağıt işlemlerinden kurtulmak yıllık 50.000 £ tasarruf sağlıyor. 

3. Sınırları kaldırmak ve mesafeleri unutmak için dijitale geçin

Diğer bir avantaj, bulutta kağıtsız depolamanın coğrafi sınırlar boyunca anında erişime izin vermesidir. Bu özellikle çok uluslu işletmelerde faydalıdır. Londra'daki bir çalışan Avustralya'daki bir iş arkadaşındaki bir dokümana erişmek istiyorsa, Sydney'de saatin gece yarısı olması önemli değil. Kağıtsız bir ofisle, Londra çalışanı şirketin bulut deposuna giriş yapar, dosyayı arar ve anında üzerinde çalışır. 

4. Veri yönetiminin güvenliğini artırın

Kağıtsız veri de aslında daha güvenli olabilir. Şirketler, verilerin şifrelenmesini ve özel bir buluta veya erişimi kısıtlamanın mümkün olduğu bir şirket veri sunucusuna yerleştirilmesine dikkat etmelidir. Dijital dosyalar bir yangında yok olma ya da bir hırsızlıkta çalınma riski altında değildir. Ancak güvenlik karmaşık bir konudur ve her iki tarafta da farklı görüşler var. Bazı şirketler, bilgisayar korsanlarına karşı korumak için özellikle hassas verileri güvenli kasalarda kağıt üzerinde saklamak istediklerine karar verebilir. Yine, her işletme için doğru politikaları bulmak için çok fazla düşünmek gerekir. 

5. Çevreye katkı yaparak dünyanın daha bir yer olmasına yardımcı olun

Çevreye de kanıtlanabilir faydaları var. Ortalama bir şirket yılda 10.000'den fazla kağıt işliyor ki bu da küçük bir ağaca karşılık geliyor. Kuşkusuz, argümanlar yine çift yönlü. Kağıt geri dönüşümü ile ilgili katı politikaları olan şirketler, özellikle kağıt yapımında kullanılan ağaçlar sıklıkla yeniden dikildiği için çevresel kayıpları önemli ölçüde azaltabilir. Bu nedenle, özellikle kullanımı azaltmak için çok çaba sarf edildiğinde, baskı için kağıt kullanma konusunda suçlu hissetmeye gerek yok. Bazı şirketler, kağıdın belirli durumlar için üstün bir format olduğuna karar verir, örneğin avukatlar ek açıklamaları dijital olarak bırakmaktan kaçınmak istediklerinde veya şirketler dijital yöntemlere göre fiziksel işaretlemeyi tercih ettiklerinde veya bireyler uzun ve karmaşık dokümanları kağıt üzerinde analiz etmeyi tercih ettiklerinde. Dikkate değer ölçüde kağıt azaltma çoğu şirket için büyük avantajlar sunuyor. Ancak bunu yapmak basit bir değişiklik değil. Şirketlere yardımcı olmak için sayısız araç bulunmasına rağmen bir gecede kayıtsızlığa dönüşmek mümkün değil. Dikkatli düşünmek gerekiyor ve sabırlı olmak ve bunu doğru yapmak için zaman ayırmak en iyisidir. Kağıtsızlığa dönüşmek, genellikle aylar hatta yıllar süren yavaş bir süreçtir. 

6. Çalışanların en başından itibaren desteklemesinin önemi

Başlangıçta, çalışanların desteğini almak hayati önem taşır. Herkes her değişimin arkasındaki nedenleri anlamalı, çünkü işte yaptıkları her şeyi derinden etkileyecek. İşletmenin yeni protokollerini anlamaları gerekiyor. Örneğin, şimdi raporlarını doğrudan PDF olarak oluşturmaları veya kağıt dosyalarının içeriğini dijital bir formata dönüştüren akıllı telefon uygulamaları kullanmaları istenebilir. Atölye çalışmaları ve eğitim iyi bir fikir. Kağıtsızllığa dönüşmek, işgücünün çoğunun daha önce hiç kullanmadığı dijital teknolojilerin anlaşılmasını gerektiriyor. 

7. İmha ve tarama kolaylaşıyor

Bir sonraki adım, eski notlar ve el kitapları gibi tarihi geçmiş malzemeleri imha etmek. Değerli olan hiçbir şeyi çöpe atmamaya büyük özen gösterilmeli ve neyin korunması gerektiğini belirlemek için muhasebeciler ve avukatlara danışmak akıllıca olur. Kalan dokümanların taranması gerekecek, bu da başlangıçta çok çaba gerektirir. OCR yazılımına sahip bir tarayıcı, dokümanları otomatik olarak aranabilir PDF veya Word dosyalarına tarayabilir. Basit bir şekilde bulup getirebilmek için hepsinin tarihlendirilmesi ve sınıflandırılması gerekir. 

8. Geçici depolama imhadan daha düşük maliyetli

Dijital kopya olarak taranan tüm dokümanlar, yükleme işleminde bir hata olması ihtimaline karşı bir veya iki ay boyunca tesis dışı bir depolama birimine taşınmalı. Ayrılan depolama süresi sona erdiğinde, dokümanlar imha edilebilir. Yılların kayıtlarını çöp kutusuna yığmak rakiplere bir hediye olabilir. Uzman bir imha şirketi tüm hassas kayıtların imha edilmesini garanti edecektir. Çalışanların yavaş yavaş kağıtsız bir ortama doğru ilerlemelerini sağlamak için cazibesini ortadan kaldırın, en iyisi kağıt kullanmayı oldukça zor hale getirmek. Şirketler, yazıcıları ve faks makinelerini kaldırmalı ve aynı anda birden fazla dokümanı okumayı kolaylaştıran çift monitörlü kurulumlar sağlamalı. Çalışanların kağıtsız faturalandırma seçeneklerine kaydolmaları talep edilmeli, böylece faturaları ve makbuzları postalamak yerine e-postayla gönderirler. Şirketler binanın herhangi bir yerinde baskı seçeneğini korumak isteyebilir, ancak araçlara erişmeyi zorlaştırabilir. 

9. Çeşitli teknolojiler her sorunu çözüyor

Bir dizi teknoloji, ofis hayatının her yönü için kağıda karşı dijital bir alternatif sunuyor. Örneğin, eFax ve FaxZero gibi online hizmetler geleneksel faks makinelerinin yerini alabilir ve Google Docs iş arkadaşlarının bir doküman üzerinde aynı anda çalışmasına olanak tanıyor. SurveyMonkey gibi bulut tabanlı araçlar anket yapmak için ücretsiz hizmetler sağlıyor ve Dropbox gibi dosya aktarım sistemleri büyük raporların ve fotoğrafların paylaşılmasına izin veriyor. TurboScan uygulamasıyla, çalışanlar akıllı telefonlarla dokümanların fotoğraflarını çekebilir, ardından PDF'ler oluşturabilir ve e-posta ile gönderebilir. Bunlar sadece birkaç örnek ve dijital araçları seçmeden önce dikkatli düşünmek gerekir. Dijital teknolojileri kullanmak, şirketlerin kağıtsız hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olabilir, ancak tek başlarına yeterli olmazlar. Bununla birlikte, teknoloji dikkatli bir planlama ile bir araya geldiğinde, tüm şirketler kağıtsız bir geleceğe güvenle başlayabilir.