Gittikçe kağıtsızlaşan dünyada baskı varlığını sürdürüyor

Kağıtsız ofis kavramı birçok işletme için göz korkutucu. Tüm kağıtları tesislerinden uzaklaştırmak için baskı altında hissediyorlar veya başarısız oldular ve sonsuza dek dijital olarak kirli kalacaklar. Ancak gözlerinin korkmaması gerekir. Kağıdın kağıtsız bir dünyada bile hala önemli bir rol oynadığına inanmak iyidir, bu da işletmelerin operasyonlarını mümkün olduğunca fazla online’a aldıkları anlamına gelir. İşletmeler, baskıyı tamamen terk etmek zorunda kalmadan kağıtsız olma yolunda uzun bir yol kat edebilir. Mükemmelliğe ulaşmadan bile kaynakları koruyabilir, süreçleri hızlandırabilir ve verileri yedeklemeyi kolaylaştırabilirler.

Çoğu işletme için daha iyi bir hedef, tamamen “kağıtsız” olmaktansa önemli ölçüde “daha az kağıt” kullanmayı amaçlamaktır. Çaba sarfetmek için bazı sağlam ticari nedenler var. ABD Çevre Ajansı, dijital yöntemlerin kağıt, mürekkep, toner, depolama alanı ve posta ücretlerinde çalışan başına yılda 80 dolar tasarruf sağladığını söylüyor. İşletmeler hassas bilgiler için imha hizmetlerinin maliyetinden tasarruf eder ve tüm oda ve depolama ünitelerinden vazgeçebilir. Gartner, ABD'deki işletmeler için dosyalama, depolama ve bulup getirme maliyetinin 25 milyar ila 35 milyar dolar arasında olduğunu tahmin ediyor. Dijital depolama çözümleri çok daha düşük maliyetle sunuluyor. Müşterilerin, dijital anketlere ve faturalara basılı olanlara kıyasla daha hızlı yanıt verdiğine dair kanıtlar da var.  

Teknoloji, büyük ölçüde kayıtsızlığa dönüşen şirketler aracılığıyla süreçleri optimize etmek için yeni yollar geliştiriyor ve getiriyor, ancak baskının sonunu ve ofis ortamlarında kağıt dokümanların kullanımının sonunu getirmek zorunda değil. Hangi dokümanların hala yazdırılması gerektiğine karar vermek, kağıtsız hale gelmek için dönüşümün önemli bir parçası. 

Bulutun Faydaları

Daha küçük şirketler tüm dokümanlarını kendi sunucularında saklayabilir, ancak büyük işletmelerin kağıtsız ofis için ideal olan buluta ihtiyacı olacak. Bulut tabanlı birdoküman yönetim sistemi (DMS), dokümanların dijital olarak etiketlenmesine imkan tanır, dolayısıyla kopyalamadan farklı yerlerden alınabilir. Sadece bir ana doküman olması yeterli. DMS ile, kağıt depolamada sık karşılaşılan dokümanları kaybetmek veya yanlış yerleştirmek de imkansız. Bulut ile her değişiklik anında kaydedilir ve birden çok doküman sürümü oluşturmak kolaydır. Bir yangında veya selde zarar görme tehlikesi yok. Tabii ki, veri güvenliği bir sorun olabilir ve işletmeler hassas bilgilere erişim konusunda sıkı kontroller uygulamak zorunda.

Kağıtsız bir ofis, esnek ve modern çalışma teknikleri için çok uygundur. Günümüzde şirketler daha çevik kalmaktan hoşlanıyor, daha iyi bir seçenek ortaya çıktığında ofisi taşıyor ve veriyi dijital olarak aktarmak kağıt yığınlarını sürüklemekten daha kolay. Dijital depolama, dokümanların daha bulunup çıkartılmasını hızlandırıyor ve yedeklenmesini kolaylaştırıyor. Çoğu ofis çalışanı, haftada en az bir gün uzaktan çalışıyor, bu nedenle buluttaki veya şirket sunucusundaki dokümanlara erişebilmek hayatlarını kolaylaştırıyor. Farklı zaman dilimlerindeki uluslararası ekipler kağıt dokümanlara bel bağlasalardı işbirliği içinde çalışmak neredeyse imkansız olurdu. Kağıtsız bir ofise geçmenin, daha fazla ekrana yatırım yapmak anlamına geldiği doğru ve bazı işletmeler maliyetten karşısında duraksıyor, ancak çok sayıda akademik çalışma yatırımın hızlı bir şekilde geri döndüğünü gösteriyor. 

Kağıdın büyülü cazibesinin avantajları var

Kağıtsızlığa dönüşmek konusundaki tartışmalara rağmen, kağıttan kurtulmak konusunda sosyal direniş var. Toluna Grup tarafından 500 İngiliz çalışan ile yapılan bir araştırma, kağıttan okuduktan sonra yüzde 84'ünün bilgileri aklında daha iyi tuttuğunu, yüzde 83'ünün tercih ettiğini ve yüzde 79'unun daha rahatlatıcı bulduğunu ortaya koydu. E-kitap satışları son iki yılda hem ABD'de hem de İngiltere'de keskin bir düşüş gösterdi, çünkü okuyucular kağıt kitapların cazibesini keşfetti ve “yeni vinil” olarak adlandırılmasına neden oldular. Bazen dijital, kağıdın elle tutulabilir niteliklerinden yoksun olarak daha soğuk ve daha kişiliksiz olarak algılanabilir. Çok fazla kağıt kullanmanın çevreye zarar verdiği iddiası da iki yönlüdür. Kağıt, geri dönüşümü en kolay malzemedir. Amerikan Orman ve Kağıt Derneği (AFPA) 2015 yılında 51 milyon ton hurda kağıdın geri dönüştürüldüğünü söylüyor. AFPA, 2016 yılında ABD'de kağıt geri kazanım oranının yüzde 67,2'lik rekor bir seviyeye ulaştığını söylüyor. Amerikalılar yılda ortalama 330 pounddan fazla kağıt geri dönüştürüyor ve kağıt kullanımıyla yok edilenden daha fazla ağaç dikiliyor. Bu arada, elektronik cihazların sadece yüzde 20'si geri dönüştürülüyor. 

Cevap esnek yaklaşım

Şirketlerin kağıt kullanımı konusunda kendi politikalarını geliştirmeleri gerekecek, ancak bir fikir işçilerin uzun süreli inceleme ve analiz gerektiren dokümanları basmalarına izin vermektir. Bir örnek, karmaşık ihtilafa dahil olan bir avukattır. O çok sayıda çapraz referanslı bilgiyi okumak zorunda kalırsa, kağıt üzerinde çalışmak dijital formatta olduğundan çok daha kolaydır. Veya avukat hassas yasal belgelere şerh koymak istiyorsa ve ardından notları imha ederse, kağıt en iyi seçenek. Tersine, bir kez okunan herhangi bir şeyin kağıt üzerinde olmasına gerek yoktur. Faturalar gibi resmi dokümanlar da kağıtsız olmalıdır. Bazı durumlarda, şirketlerin kağıtsız ve kağıt çözümlerinin bir kombinasyonuna ihtiyacı olacaktır. Dijital sistemlere giren ve veri çalan bilgisayar korsanlarının gerçek tehlikesi, hassas bilgilerin kağıt üzerinde en iyi şekilde güvenli bir kasada depolanabileceği anlamına gelir. Örneğin, bir şirket kurşun geçirmez bir yelek için yeni bir formülü iyi korunan bir sır olarak saklamak istiyorsa, en hassas ayrıntıların kağıt kaydını çapraz referanslayan bir elektronik kayıt tutabilir. Eski moda kağıt kullanmak onların fikri mülkiyetini kaybetmelerini önleyebilir. 

Kağıt, uzun süre ofislerden tamamen yok olmayacak, ancak eğer olsa bile bunun işletmeler için özeleştiri kaynağı olmaması gerekiyor. Hiç kimse tamamen kağıtsız hale geldi diye sindirilmiş hissetmemeli. Şirketler kağıt tüketimini azaltmak için büyük adımlar atabilir, ancak yine de dijital yöntemlere tercih ettikleri bazı gerekçeleri olabilir.