İçerik Yönetiminin geleceği nedir?

Kayıtlar ve dokümanlar üzerinde çalışmak ortalama bir çalışanın gününün yaklaşık üçte ikisini alıyor, bu da şirketlerin çok yüksek hacimli içeriğin üstesinden gelmek için Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM) sistemleri kullanmasını gerektiriyor. Bu gibi araçlar işletmelerin dokümantasyonu tek bir tümleşik yerde koordine etmesini sağlıyor.  

Halihazırda birçok işletme gelişmeye ve hatta bazı durumlarda ECM’in ötesine geçmeye hazır olduğunu farkına vardı ve işletmeler şimdi bulut tabanlı içerik yönetiminin esnekliğini kucaklıyor. Henüz çok erken ama bulutun işbirliğini hızlandırma kapasitesi, yenilikçi uygulamaların yaratılmasına olanak sağlanması ve sürekli düşük maliyetli depolama imkanı sunması şüphesiz içerik yönetiminin geleceğini temsil ettiği anlamına geliyor.  

ECM’in yıllar içindeki gelişimi

ECM’ler çeyrek yüzyıldır var ve temel modelin çok beğenilmesini sağlayan iş merkezlerine bağlı olan karmaşık teknoloji setlerinin kilit özelliklerini koruyarak yıllar içinde sürekli gelişti. İş sahipleri o dönemlerde teknik özelliklerin sayısından dolayı şaşkına dönmüştü, özellikle işletmeler birden fazla ECM’i ve hatta kimi zaman her departmana bir tane olacak şekilde bünyesinde bulundurmak durumunda kalınca. Yekpare bir sistemde yazılımın tüm katmanlarını kümelemenin BT departmanları için zalimce bir zorluk olduğunu ispatladı.  

İçerik yönetimi ECM hizmetlerinden bulut platformlarına kesin geçiş döneminde. AIIM tarafından yapılan bir çalışmaya göre, her geçen gün daha fazla şirket işletmelerinde dokümantasyonun yönetimi için en düşük maliyetli ve basit yöntemi uygulamak üzere bulut hizmetlerini veya hibrid seçeneğini tercih ediyor. Hibrid modeller, bilgi depolama lokasyonları, şirket içerisindeki donanım ürünlerine yatırımın yıpranma payı ve hızlı bir şekilde yapılması halinde özellikle altyapının taşımaya hazır olmaması durumunda ortaya çıkabilecek yüksek maliyet ve komplikasyon ihtimali nedeniyle geçişten kaynaklı riskler taşıyor.   

Gelecek bulut teknolojisinde

ECM ile yaşanan tüm sorunlar Gartner’ın dijital çağda teknolojinin buluta taşınacağını göz önünde bulundurmasına neden oldu. Araştırma şirketi, bulut tabanlı, esnek ve dinamik olacak yeni bir konsept ile karşılaştı, İçerik Hizmetleri. Bağımsız bir sistemi kullanmak yerine şirketler kendi ihtiyaçlarına göre siparişle tasarlanmış olanı tercih edebilir. İş ortamının değiştiğine dair gerçekler terminolojiden daha önemli ve şirketler dijital dönüşüm çağında istenenden fazla cihazın yarattığı içerik ve veri dalgasını yönetmenin gittikçe daha zorlaştığını düşünüyor. Araştırma Gartner’ın şirket bünyesindeki ECM’in bir ölçüye kadar değiştirildiği görüşünü destekliyor. AIIM’in 231 işletme ile yaptığı araştırma içerik yönetiminde değişim arzusunun yüksek seviyelerde olduğunu göşterdi. Araştırmaya katılanların sadece yüzde 15’i bulundukları binadaki çözümlere doğru ilerleme eğilimindeyken, üçte biri bulut tabanlı çözümü şeçti ve kalan yüzde 51 ise bulundukları şirket binasında içerik yönetimi ile bulut hizmetlerini birleştiren bir hibrid çözüm geliştirdi. Yıllar içerisinde eski çözümlere ne kadar para harcandığı göz önünde bulundurulduğunda hibrid yaklaşım anlaşılabilir. Eğer daha fazla içerik hizmeti buluta taşınırsa hibrid etkili bir geçici çözüm olabilir. Bulut tabanlı içerik yönetimine doğru artan heves araştırma şirketi ‘Markets and Markets’ı bulut tabanlı ECM’in 2017’de 9,77 milyar dolar olan pazar büyüklüğünün 2022’de 34,42 milyar dolara çıkacağını öngörmesine neden oldu. 

Bulut hizmetleri pek çok değerli fayda ile övünüyor

Eski ECM’lerin uygulanmasının ardındaki itici güç, kağıttan daha kolay erişilebilmesi için içeriği online’a taşımaktı. Ancak bulut ile içerik artık çok daha kolay erişilebilir olacak. Farklı zaman dilimleri de dahil olmak üzere, uzak lokasyonlardaki çalışanlar, dünyanın herhangi bir yerinde çeşitli cihazlardan dokümanlara erişerek birlikte çalışabilecek.   

İçerik ile bulut üzerinden çalışmak, 2020 itibariyle işgücünün dörtte üçünü oluşturacak ve en karmaşık otomatikleştirilmiş teknolojileri kullanmayı bekleyen Y kuşağının da ilgisini çekiyor. Buna ek olarak, çok daha büyük ölçekler sunabilir. Şirketin ne zaman ihtiyacı olursa olsun bulutta ek depolama alanı mevcut.  

Daha fazlasını başarmaları için işletmeleri özgürleştirmek

İçerik yönetiminizi bulut üzerinde kurmak, şirket binasındaki teknoloji donanımlarına yapılan yüklü yatırımların kısıtlamalarını ortadan kaldıracaktır. BT departmanları ECM’lerin ön ödemelerine daha az para harcayacaktır ve sürekli bakım yapmak için vakit kaybetmek zorunda kalmayacaklardır. Sonuç olarak, BT profesyonelleri kullanıcı deneyimini modernleştirmek için, ihtiyaca uygun kullanıcı arayüzleri ve yeni uygulamalar geliştirme gibi daha yenilikçi çalışmalar yapmaya odaklanabilecektir.  

Bulut tabanlı depolamadan faydalanacak tek departman BT değil. Bulut, muhasebe ödemeleri, sözleşme yönetimi, yazışma yönetimi ve fatura işlemlerinin ihtiyacı olan teknolojileri otomatikleştirmeyi kolaylaştırır. Buluttaki içerik yönetimi envanterlerden hizmet sözleşmelerine kadar her şeyi bir yerde toplamaya ve yetkili çalışanlar ile paylaşmaya olanak tanır. Hukuk, insan kaynakları ve finans gibi şirketin çeşitli departmanları arasındaki iletişimi kolaylaştırır.  

Bulut en yeni inovasyon

Yenilikçi bulut tabanlı içerik hizmetlerinin örneklerini şimdiden görmek mümkün, bunlar hizmetlerin esnekliği fırsatından yararlanma imkanı olan kulanıcıları heyecanlandırıyor. Basit bir şekilde içeriği yönetmek için tasarlanan kullanıma hazır sistemleri satın almaktansa, içerik yönetimi ve iş süreçlerini kolaylıkla entegre edebilirler. IBM, pek çok işletmenin daha önce ayrı olan içerik, süreç ve işbirliği fonksiyonlarını bulutta harmanladığını söylüyor. Bazı şirketler bulut teknolojisinin gelişimindeki bir sonraki adımının, büyük veridense depolanan içerikten iş ile ilgili faydalı içgörüler elde etmek için robotik ve yapay zeka kullanımı olacağına inanıyor.  Bu yeni araçların gelişimi bulutta içerik yönetiminde devrim yaratma potansiyeline sahip. Eski sistemlerini geride bırakarak bulutta şansını deneyen işletmelerin sağlayacağı fayda katlanarak artacak.