İşletmelerin dokümanları dijital olarak depolamasının üç nedeni

İçerik ve veride benzeri görülmemiş bir büyüme var ve işletmeler şu anda dokümanları saklamakla ilgili zorluklarla karşı karşıya. Birçok işletme hala verilerinin hem orijinal hem de basılı kopyalarını saklıyor ve henüz bu tür doküman depolamanın hem maliyetli hem de verimsiz olduğunun farkında değil. Veri koruma ile ilgili daha sıkı düzenlemeler de uyumu, tüm iş dünyasını etkileyen büyüyen, ancak kaçınılmaz bir zorluk haline getiriyor. Bu zorluklara ek olarak, müşteriler de daha düzenli ve güvenli hizmetler talep etmeye başlıyor. Kulağa tanıdık geliyor mu? 

Pazar, işletmelerin uyum sağlayabileceği dijital çözümler üreterek zorluklara tepki verdi. İçerik Hizmetleri olarak bilinen, doküman yönetimindeki en son trendlerden biri, içeriğinizi iş değeri sağlayan dijital bir varlığa dönüştürebilmeniz için dokümanları dijitalleştirmeyi amaçlayan çok çeşitli içerik yönetimi özelliklerini içeriyor. Bu teknolojik çözüm, işletmelerin fiziksel doküman depolama ile mücadelenin üstesinden gelmek için iş akışlarını otomatikleştirmelerine ve verileri merkezileştirmesine yardımcı olabilir. 

Bu yeni sistemlere uyum sağlarken şirketlere bazi faydalar sağlıyor. Burada, KYOCERA Document Solutions, içerik yönetimi sistemlerini uygularken işletmelerin yaşadığı en önemli değişikliklerden üçünü tanımlıyor:  

1. Maliyetleri düşürün

KYOCERA’nın Avrupa’da İş Dünyasında Dijitalleşme 2019 Öngörüleri araştırmasına göre, işletmelerin yüzde 28’i tesislerinde depolama için yeterli alana sahip olmadığını iddia ediyor ve bunun bir maliyeti var. Gayrimenkul fiyatları yükseldikçe ve yönetilecek dokümantasyon miktarı arttıkça, şirketler fiziksel doküman depolaması adına daha sürdürülebilir bir yaklaşıma kesin bir ihtiyaç olduğunu görmeye başlıyor.  

Bir işletmeye içerik yönetimi çözümünün getirilmesi, onun tüm kaynaklarını daha verimli kullanmasını sağlayabilir. Dokümanları tutmak ve yönetmek için bilgi yönetimi araçlarını kullanarak fiziksel alan boşaltılır ve masraflar azaltılır. Basitçe söylemek gerekirse, ofislerdeki ölü alan, şirketlere tesislerini daha iyi kullanmanın yollarını bulma fırsatı sunarak, geçmişte kalır.  

2. Güvenliği artırın 

Dijital dokümanların genel olarak daha güvenli olup olmadığı artık bugünün sorunu değil. Bir içerik çözümünde yönetilen dijital dosyalar günümüzde sanal olarak yok edilemez ve yetkili kişilerin erişimiyle sınırlandırılabilirken, kağıt dosyalar kolayca kaybolabilir veya yok edilebilir ve hemen hemen herkes tarafından görülebilir. 

Bir işletme, bir İçerik Hizmetleri çözümü kullanırken dokümanlarını dijitalleştirmeye karar verdiğinde, içeriklerini güvenli ve yönetilebilir hale getirme fırsatı da sağlanır. Dijital dosyalarla uğraşırken uygulanması çok daha kolay bir görev. Şirketler, hassas dokümanlarına kimlerin erişebileceğini kontrol edebilir ve bilgilerin yanlış ellere geçmesini önleyebilir. Bu kapsamda, İçerik Hizmetleri, kullanıcıların yalnızca bir şirket içindeki belli kişilerin veya grupların belirli verilere erişmesine izin veren kurallar oluşturmalarını sağlıyor. Ayrıca belirli bir yönetim seviyesindeki çalışanlara erişimi yetkisi verirken, denetimli izlemeyle içeriğe kimin eriştiğini her zaman saklayan kurallar da oluşturulabilir. 

3. Verimliliği yükseltin

Ortalama bir çalışan, bilgiyi aramak için en az okumak ve kullanmak kadar zaman harcıyor, fazlası var eksiği yok. İstenilen dokümanların yalnızca birkaç tık uzağında olunan dijital arşivlere sahip olmak, işyerinde verimliliği yükseltebilir ve genellikle Kurumsal İçerik Yönetimi gibi bir aracın uygulanmasından sonra üretkenlikte bir artışa neden olabilir. 

KYOCERA’nın Avrupa’da İş Dünyasında Dijitalleşme 2019 Öngörüleri araştırmasında  
neredeyse her üç işletmeden biri, dokümanları işlemek için çok fazla zaman harcadığını kabul etti ve ayrıca aynı dokümanın farklı sürümlerinin ve çeşitli kopyalarının sunucular ve cihazlarda kayıtlı olmasının büyük bir sorun yarattığını fark etti. 

Sonuçta bu, günlük işlemlerin zaman alıcı ve karmaşık hale geldiği anlamına geliyor; örneğin sözleşme yönetiminde, işin kaybedilmesi veya müzakerelerde gecikmeler kapsamlı evrak işlemlerinden kaynaklanabiliyor. 

Bu makaleyi yararlı bulduysanız, Avrupa'daki şirketlerde dijitalizasyonun kapsamı hakkındaki son çalışmamızı okumak da ilginizi çekebilir