Üç kolay adımda dijitalleştirme yoluyla doküman güvenliğini artırın

Dünyanın her yerinden insanlar giderek daha fazla dijitalleşen hayatlar yaşıyorlar. Yine de birçok açıdan, hala kağıda bağımlılar. İş dünyası da buna bir istisna değil. Dünyanın dört bir yanındaki şirketler, dijital çağda kağıt belgelerin güvence altında tutulmasıyla ile ilgili zorluklar konusunda birinci elden deneyime sahiptir. İster mevzuatlardan, ister iç politikalardan kaynaklansın, birçok kuruluş hala yönetmek ve korumak zorunda oldukları dosya depolarına sahiptir. Bilgi güvenliği her zamankinden daha önemli.

Basit bir ifadeyle, kağıt belgeler her zaman risk altındadır. Kilit altında ve kapalı kapılar ardında olsalar bile, şirketteki yetkisiz kişiler veya dosyayı kazara alan bir ziyaretçi tarafından kolayca görülebilirler. Buna ek olarak, kağıt belgeler yanlış yerlere yerleştirilebilir, hasar görebilir hatta yanlışlıkla atılabilir. İşletmeler bu gibi sorunları önlemek ve çözmek için büyük baskı altındadır.

Burada çözüm dijitalleşmede yatıyor. Şirketler, manuel süreçleri otomatikleştirmeyi ve iş içeriği ile ilgili verileri verimli bir şekilde kullanmayı amaçlayan bir araç olan İçerik Hizmetleri* gibi bir içerik yönetimi çözümü uygulayarak, belgeleri dijital olarak depolayabilirler. Bu da, veri güvenliğindeki en son teknoloji ile otomatik yedeklemeler almalarını, erişimi kontrol etmelerini ve bilgilerini korumalarını sağlar.

Dosya arşiv odanızı dijitalleştirin

Bir belgenin bulunamaması veya kaybedilmesi günümüz iş dünyasında artık kabul edilebilir bir mazeret değil. Müşteriler, işletmelerin verilerini korumasını ve bunun için gereken önlemleri almasını beklemektedir. Ancak unutulmaması gereken belgelerinizi basılı olarak depolamakla birlikte gelenrisklerin çok fazla olduğudur.

Bir şirket dosya deposunun aşılamaz duvarlara sahip olmadığı oldukça açıktır, hatta çoğunda erişimi kısıtlamak için yeterli güvenlik önlemleri dahi yoktur. Kağıt dosyalar her türlü riske açıktır,  kaybolabilir, yok olabilir ve hatta yangın veya sel gibi felaketlerde
büyük hasarlar görebilirler. Tüm bu potansiyel tehlikelerin günlük olarak başınıza gelebileceği düşünüldüğünde, dosya odanızı dijitalleştirmenin ve riskinizi azaltmanın zamanı geldi diyebiliriz.

Dijitalleşmek temel olarak belgelerin yanlış ellere geçme riskinin daha düşük olduğu anlamına gelir. Belgeler her zaman kolayca erişilebilir ve yanlışlıkla silinme veya değiştirilme durumunda dahi geri getirilebilirler. Tüm bu özelliklerin hepsi içerik yönetimi araçlarıyla pratik olarak elde edilebilir. Bu içerik yönetimi çözümü, uçtan uca şifreleme teknolojisiyle yetkisiz kişilerin dokümanlara erişimini engelleyerek verileri güvende tutarken, işletme dışında bir yedekleme sunucusu veya bir bulut çözümü kullanmanız durumunda verilerinizin asla kaybolmamasını garanti eder. 

Yalnızca yetkili personel

İşletmeler için temel bir endişe, yetkisiz kişilerin son derece hassas verilere erişmesini nasıl önleyeceğidir. Kağıt belgeler hemen hemen herkesin eline geçebilir ve bunları kimin gördüğünü veya düzenlediğini takip etmenin hiçbir yolu yoktur. Başka bir deyişle, eski moda kilitli dosya dolaplarına veda etmenin ve dijitalleşme trenini yakalamanın zamanı geldi.

Günümüzde işletmeler, veri güvenliği ve bütünlüğünü sağlamalarına yardımcı olacak araçlara ihtiyaç duyuyorlar ve bu noktada en güncel dijital çözümler devreye giriyor. Dokümanları dijitalleştirmeksizin, şirketlerin, dosyalara kimin ne zaman eriştiğini ve düzenlediğini tam olarak izlemesi imkansızdır. Dijitalleşme tamamlandığındaysa, erişim artık içerik yönetimi çözümlerinde bulunan araçlar kullanılarak sıkı bir şekilde denetlenebilir ve kontrol edilebilir.

Böyle bir araçla, yöneticiler şirket içerisindeki kişi veya ekiplere ihtiyaç duydukları içeriklere ulaşma izni verebilir ve hatta dış erişim özelliği etkinleştirildiyse şirket dışındaki iş ortakları bile ihtiyaç duydukları dokümanlara kolayca erişebilir. Ayrıca, esnek erişim kuralları sayesinde, yalnızca uygun yönetim düzeyindekilerin belirli verilere erişmesi sağlanabilir.

Belge erişimini izleme

Bilgilere kimlerin erişebileceğini korumanın ötesinde, Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM) veya İçerik Hizmetleri(CS) gibi platformlar, işletmelerin bir belgeye kimin eriştiğini, hangi bölüme eriştiklerini, ne zaman erişildiklerini ve bunlara nasıl eriştiklerini takip etmelerini sağlar. Bu da, gizliliği ve bütünlüğü korurken bir yandan da birçok şirketin kilit değerlerinden görünürlük ve şeffaflığa katkı sağlar.

Bu özellik, denetimler söz konusu olduğunda veya süreçte bir hata yapılması durumunda gerçek değerini gösterir. Anonimlikten kaçınarak sorunlar hızla tanımlanabilir ve değişiklikler izlenebilir. Doküman dijitalleşmesinin bu yönünü kullanarak, firmalar erişim hakları verildikten sonra bile en gizli bilgilerinin güvenli olmasını sağlayabilirler.

Bir belgeye her erişildiğinde analiz edebilen firmalar, güvenlik politikalarının plana göre
çalışmasını ve personelin doğru izinlere sahip olmasını sağlayabilir. Verilerin korunması söz konusu olduğunda, tedbir her şeydir. Erişim izleme, bir kuruluşun dokümantasyon güvenliğini sağlamasındaki en iyi yoldur.

Her şey göz önünde bulundurulduğunda, İçerik Hizmetleri* sadece ofisler içindeki
verimlilik ve organizasyonun sağlanması açısından yararlı olmakla kalmaz, aynı
zamanda işletmelerin modern güvenlik stratejilerinde önemli bir rol oynar. Dijital belge yönetimi, işletmelerin tüm eylemleri izlemesine olanak tanır ve bir belgeyi kaybetme,
zarar verme veya yok etme riskini ortadan kaldırır. Sonuç olarak, bu tür dijital çözümler sadece şirket içi bilgiler için değil, aynı zamanda özenle korunması gereken, müşteri kişisel bilgilerinin güvenliği için de çok önemlidir.