Otomasyon: İşletmenin geleceği

Sadece 100 yıl önce bir bilgisayar, yenilikçi ve mucitlerin en çılgın hayallerinin ötesindeydi. Şimdi, günlük yaşamımıza bu kadar güçlü bir şekilde entegre olmuş ve çalışma hayatlarımız için de geçerli olan dijital teknoloji olmadan insan ırkının nasıl idare edebileceğini hayal etmek zor.

Nesnelerin İnterneti (IoT), yapay zeka ve makine öğrenimi bu bağlantıyı daha da güçlü kılarken, işyerindeki süreçlerin otomasyonu kaçınılmazdır. Bu, daha karlı işletmelere yol açan artan verimlilik ve üretkenliği beraberinde getiriyor.

İçerik Servisleri gibi araçlar, bilgiler alındığı andan itibaren görevin başından entegre iş sistemine veya atanmış profesyonelin posta kutusuna gönderilene kadarki süreçte hizmet sağlayarak artık otomasyon alanına hükmediyor. 

Başarının anahtarı

Modern bir işletme olarak başarılı olmak için yeni teknolojinin entegrasyonu şart. Şirketler profesyonel ortamdaki ve pazardaki değişikliklere her zamankinden daha fazla uyum sağlamak zorunda. Bir şirket güncel kalmayı reddederse, rekabetin gerisinde kalabilir.

Kyocera Document Solutions Europe’un Avrupa'da İş Dünyasında Dijitalleşme 2019 Öngörüleri, on şirketten dokuzunun önümüzdeki 12 ay içinde doküman yönetimi çözümlerine yatırım yapmayı planladığını ortaya koyuyor. Riskin ötesinde geciken şirketler, çoktan yol almış olan erken uyum sağlayanlar arasında yer alma şansını kaçırıyor. 

Şirketlerin bunu yapmayı düşünmeleri için iyi bir neden var. Yenilikçi araçlar ve yazılımlar iş akışlarını optimize etmek için tasarlanmıştır. Bu, hem zamandan hem de paradan tasarruf ederek kaynakların daha verimli bir şekilde tahsis edilmesine ve iş süreçlerinden önemli ve sıkıcı görevlerin kaldırılmasına olanak tanır. Bunun yerine, eğitimli ve yetenekli profesyoneller çabalarını bir içerik yönetimi çözümü ile kolayca
halledilebilecek görevler yerine daha karmaşık görevlere adayabilirler.

Bir strateji tanımlamak

Şirketlerin üçte birinden fazlası iş akışlarının otomasyonunu önemli bir stratejik hedef haline getirmiş olsa da bir diğer yüzde 25'i başlıca öncelikli görevleri otomatikleştirmiştir, ancak otomasyonla ilgili açık bir gelecek planları yoktur. Açıkça tanımlanmış bir plan olmadan şirketler, daha geniş bir dijital dönüşüm stratejisinin bir
parçası olarak otomasyon geçişlerinde yanlış adımlar atma riskiyle karşı karşıyadır.

Kyocera’nın çalışmasından açıkça anlaşılacağı gibi, böyle bir geçişi gerçekleştirmek için tek tip bir yaklaşım yoktur.Toplamda, şirketlerin yüzde 35'i otomasyonun tepeden inen bir yaklaşımla kararlaştırıldığını, yönetimin bir karar aldığını ve kararın tüm işletme genelinde uygulandığını belirtti. Yine de yüzde 33'ü, işletmelerinin otomasyon konusunda departman bazında kararlar aldığını ortaya koydu.

Her iki yaklaşım da diğerinden daha iyi veya daha kötü değil. Şirket çapında bir strateji, bir işletmede tam entegrasyon sağlar ve daha kolay işbirliği ve koordinasyonu garanti eder. Her bir departman kendi ihtiyaçları için en güçlü çözümü seçerek kendi kararlarını verir.

İşletme büyüklüğünün rolü

Birçok küçük işletmenin, dijitalleşme ve otomasyon söz konusu olduğunda, bunun sadece çok uluslu büyük işletmeler için ulaşılabilecek bir şey olduğunu varsayarak gözü korkabilir. 500'den fazla çalışanı olanların yüzde 72'si daha küçük şirketler ve serbest çalışanların sadece yüzde 41'ine kıyasla süreçlerinin çoğunu otomatikleştirmesi, teknolojiye erken uyum sağlayanların genellikle daha büyük şirketler olduğu gerçeğini yansıtıyor.

Ancak, küçük işletmeler engellenmemelidir.Aslında, kaynaklar kısıtlı ve bütçeler sınırlı olduğunda, bu işletmeler en fazla kazanacak konumdadır. Bu alana giren erken uyum sağlayanların öncülüğünütakip ettikleri için bu küçük işletmelerin yetişmeye başlaması sadece zaman meselesi. Küçük şirketlerin yüzde 43'ünün büyük şirketlerin yüzde 70'ine kıyasla yeni bir yatırım yapmayı düşüneceklerini söylediği satın alma değerlendirmesindeki farkı dikkate almak önemli, bu birçok küçük şirketin hala dirençli olduğunu gösteriyor.

İşyerinin dijital devrimi hala devam ederken ve otomasyon birçok işletme için bir zorluk gibi görünse de her büyüklükteki işletme otomasyonu ve iş akışı optimizasyonunun sunduğu faydaları giderek daha fazla tanımlıyor. Bunu göz önünde bulundurarak, işyerinin otomasyonu sadece önümüzdeki yıllarda hız kazanmaya devam edecek bir trend gibi görünüyor.