Avrupa'da İş Dünyasında Dijitalleşme 2019 Öngörüleri

Avrupa'daki İş Dijitalleşmesi Outlook 2019 araştırmamız neyi ortaya koydu?

Kyocera Document Solutions Europe Uzman Yazılım Ürün Yönetimi Uzmanı Michael Powell'dan araştırmamızın sonuçları hakkında bize görüş vermesini istedik.

1. İçerik yönetimi alanını nasıl tanımlarsınız?

İşletmeler muazzam miktarda veriyle uğraşmak zorunda. Tüm bu verilerin bir şekilde değerli olduğunu anlamak önemlidir. Verilerin yeni yakıt olduğunu söyleyebiliriz. Şirketler tüm bu bilgilere sahip olduklarını görmeye başlıyor ve daha derinlemesine bakmaya başlarlarsa, geçmiş ve mevcut iş faaliyetlerini analiz etmeye yardımcı olan gerçek bir iş anlayışı elde edebilirler. Bu da gelecekteki kararları kolaylaştırabilir. Burada içerik yönetimi ve doküman yönetimi hayati bir rol oynamaya başlıyor. Doküman Yönetim Sistemleri, işletmelerin organizasyonlarındaki içeriklerden ek değer elde etmelerini sağlayan sistemlerdir.

2. Şirketler için önde gelen seçenekler nelerdir?

Kurumsal İçerik Yönetimi, Doküman Yönetim Sistemleri ve İçerik Hizmetleri olduğunu söyleyebilirim. Bir şirket ne kadar çok teknoloji eklerse, o kadar iyi sonuçlar elde edebileceğine inanıyorum. İçerik yönetim sistemlerini kullanmanın ilk nedeni, içeriğinizi veritabanı formunda yapılandırılmış bir biçimde depolamanıza izin vermesidir. Daha sonra bir şirket, ek veri almalarını ve profesyonellerin daha fazla değer katmak için ek teknolojiyi bağlayabilecekleri bir içerik temeli oluşturmaya yardımcı olan Doküman Yönetim Sistemleri veya İçerik Yönetimi Çözümleri gibi bir iş zekası sistemine bakmaya başlayabilir. Daha fazla teknoloji daha fazla sonuç anlamına gelebilir. Ancak, şirketler tam olarak neyi başarmak istediklerini tanımlayan bir stratejiyle başlamalıdır. Sadece bir içerik yönetim sistemine yatırım yapmak otomatik olarak bir işletmeyi daha verimli hale getirmeyecektir. Net hedefler tanımlanmalıdır. 

3. Bu çözümler işletmelerin zorluklarıyla yüzleşmelerine nasıl yardımcı olabilir?

Tüm şirketler tasarruf etmek ve daha verimli olmak istiyor. Bu nedenle, maliyetleri en aza indirmek ve faydaları en üst düzeye çıkarmak için en uygun çözümü bulabilen bir şirkete güvenmek önemli. İş modeline ve gereksinimlerine bağlı olarak yatırım, sermaye harcaması veya işletme gideri yoluyla yapılabilir, bu aylık veya periyodik ödeme anlamına gelir. Tüm seçeneklerin farkında olmak ve bir şirketin en uygun çözümü bulmasına yardımcı olacak güçlü bir ortak aramak çok önemli. 

4. Kyocera Document Solutions Europe’un Avrupa'da İş Dünyasında Dijitalleşme 2019 Öngörüleri’ne göre, işletmelerin yüzde 30'u bütçe yetersizliği nedeniyle bir içerik yönetim sisteminin entegrasyonunu düşünmüyor. Sektörü yatırım getirisini görmelerini sağlayacak şekilde eğitmeye ihtiyaç var mı?

Evet, kesinlikle. İşletmeler, sadece teknolojiye para yatırmanın onlara yardım edemeyeceğini anlayacak kadar olgun olmalı. Ancak, hedefler belirlendikten sonra, hedeflere ulaşmak için doğru teknoloji seçilebilir ve sonuçlar netleşir. Teknolojinin uygulanması ve iş stratejisi daima koordineli olmalıdır. İşin anahtarı bu. 

5. İçerik yönetimi çözümlerinin entegrasyonu bir yatırım iken, işletmeler için maliyetleri azaltmaya nasıl yardımcı olabilir?

İyi bir servis sağlayıcı, maliyetleri azaltmak için tüm avantajları vurgulayacaktır. Örneğin, kağıt depolama maliyetlerinin azaltılmasının altını çizmeye değer. Ayrıca, zaman para demektir ve İçerik Hizmetleri ve bu tür teknolojiler, süreçleri daha verimli hale getirerek işletmelerde çok fazla zaman tasarrufu sağlar. Değerli çalışma saatleri daha verimli ve ofis alanı farklı bir şekilde kullanılacaktır, hepsi de daha üretken şekilde para tasarrufu sağlayabilir. Genellikle şirketler, içerik yönetimi teknolojisini düşünürken önemli bir rol oynayan bu görünmez maliyetleri göz önünde bulundurmayı unutuyor. 

6. 6. Bu teknolojiden daha fazla fayda sağlayabilecek departman var mı? Ya da belki de olması gerektiği kadar çabuk adapte olmuyorlar mı?

Genellikle en hızlı yatırım getirisini görebildiğimiz alan yüksek kağıt hacminin bulunduğu alandır. Genellikle, çok fazla kağıt kullandıkları için hukuk, lojistik, ulaştırma, finans ve satın alma gibi departmanları kapsar. 

7. Kyocera Document Solutions Europe’un Avrupa'da İş Dünyasında Dijitalleşme 2019 Öngörüleri’ne göre, işletmelerin karşılaştığı en önemli altı ana sorundan üçü kağıda bağlı. Geleceğin kağıtsız olduğunu ve bu çözümlerin sorunun anahtarı olduğunu söyleyebilir misiniz?

ECM ve DMS gibi sistemlerin oynayabileceği çok önemli bir rol olduğunu düşünüyorum, ancak büyük miktarlarda içerik hala kağıtta saklanıyor. Şirketler için bir sonraki adım kağıttan işletme sistemine bilgi aktarmaktır. Ancak bundan sonra İçerik Çözümleri daha önce açıklandığı gibi düzgün bir şekilde uygulanabilir. Ne yazık ki, kağıtsızlık hala uzak, çünkü mobil operatörler gibi teknolojik olarak çok gelişmiş işletmeler bile, belki de teknoloji konusunda olgun olmayan ve hala kağıdı tercih eden müşterilere sahip. 

8. Sizce otomasyon söz konusu olduğunda neden daha küçük şirketler geride kalıyor?

Bunun iki temel nedeni olduğuna inanıyorum. Birincisi, sahip olunan bulut teknolojisi ve benzer hizmetler çok daha erişilebilir hale gelmesine rağmen, bu bir bütçe meselesi. İkincisi ve bu muhtemelen en önemli faktör, şirketlerin genellikle bir sorun yaşadıklarının farkında olmaması. Süreçlerini daha kolay hale getirebilecek çözümler olduğunu bilmiyorlar. Bu nedenle hizmet sağlayıcıların işletmeleri sahip oldukları olanaklar hakkında eğitmeleri önemlidir. 

9. Kyocera Document Solutions Europe’un Avrupa'da İş Dünyasında Dijitalleşme 2019 Öngörüleri, şirketlerin yüzde 11'inin otomasyonu yakın gelecekte stratejik bir hedef olarak görmediklerini ortaya koydu. Bunun temel olarak eğitim eksikliğinden mi kaynaklandığını yoksa kullanıcı direnciyle mi ilişkilendirilebileceğini düşünüyorsunuz?

Eğitim eksikliğinin temel neden olduğunu düşünüyorum. Otomasyon, birçok yönden yorumlanabildiği için oldukça belirsiz bir kelime. Ancak, somut örnekler verilirse, mesela faturalarını e-posta ile gönderecekleri, manuel iş ve posta ücretlerini azaltacakları gibi, otomasyon fikri artık korkutucu gelmeyecek. Çalışanların aşina olmadıkları yeni bir sisteme güvenmelerini sağlamak zor olabilir, ancak bu bir kez kırılıp düzgün bir şekilde açıklandıktan sonra herkes için avantajlar daha belirgin hale gelmelidir. 

10. Sizce bu yeni teknolojilere adapte olmazlarsa bir işletme modern ekonomide ayakta kalabilir mi?

Hayatta kalma hakkında konuşursak, işletmelerin hayatta kalacağını düşünüyorum. Ancak, sonunda çalışmalarını geliştirmenin yollarını aramaya başlamalılar. Yeni seçenekleri değerlendirmeye cesaret eden işletmeler daha verimli hale gelecek. Bunu yapmayanlar şimdilik hayatta kalacak, ancak rekabetin de gerisinde kalacaklar. Sonunda teknolojiye dönmenin kaçınılmaz olduğunu hissediyorum. 

11. Bu teknolojinin yayılmasında en büyük zorluk nedir?

Başlangıçta, asıl zorluk, sistemler hakkında ve şirketlerin kendi iç süreçleri hakkında bilgi eksikliği ile yüzleşmek olacaktır. İşin anahtarı, işletmeleri eğitmek ve bu teknolojiden nasıl yararlanabileceklerini göstermek ve erişilebilir olduğunu kanıtlamaktır. Çözüm elde edildiğinde, bir sonraki büyük sorun değişime dirençtir. Sistemin neden buna değdiğini ve stratejik hedeflere ulaşmada nasıl yardımcı olacağını ve şirketin müreffeh olmasına izin vereceğini vurgulamak için şirketlerin uygun bir değişim yönetimi sürecinden geçmesi önemlidir. 

12. Avrupa'da İş Dünyasında Dijitalleşme 2019 Öngörüleri’ne bakıldığında, Almanya ve İngiltere gibi en gelişmiş ekonomilere sahip bazı ülkelerin en düşük otomasyon ve dijitalleşme düzeylerini göstermesi şaşırtıcı. Bu ülkelerin karşılaştığı zorluklar nelerdir?

Sorunun bir kısmının değişime karşı direnç olduğunu düşünüyorum. Gelişmiş ülkelerdeki büyük işletmelerde çok sayıda erken uyum var. Ancak pazarın geri kalanı geride kalıyor. Ayrıca, tedarikçiler genellikle küçük ve orta ölçekli işletmelere de yardım etmeyi unutarak piyasanın üst grubuna odaklanıyorlar. Cevabın, değişime karşı direnç, anlayış eksikliği ve teknolojinin erişilebilir olmadığı inancının bir kombinasyonu olduğunu düşünüyorum.

13. Sizce teknolojinin yayılmasını ve artan popülerliğini ne sağlıyor?

Bence teknolojinin daha erişilebilir ve daha ucuz hale gelmesi ile teknolojinin kendisinin gelişmesinin bir kombinasyonu. Teknoloji değişiyor. Yapay Zeka ve makine öğrenimi işyerlerine doğru ilerliyor. Yenilikler daha erişilebilir hale geliyor ve insanlar ilgi gösteriyor ve araştırmalarını yapıyor. İşyerine giren teknoloji ile büyüyen Y kuşağını gözlemleyebiliriz, bu da işletmeleri daha fazla teknoloji benimsemeye yönlendirecek bir faktördür. 

14. Otomasyon ve dijitalleşme açısından gelecek öngörüleriniz nelerdir?

Birçok erken uyum sağlayanın en yeni iş teknolojisine yöneldiğini göreceğiz ve bu rekabet gücünü korumak için gerekli olacak. Gittikçe daha fazla izleme olacak ve bu da daha iyi kararlar almalarını sağlayacak iş bilgilerinin daha da artmasına neden olacak. 

15. Bu geçişte Kyocera Document Solutions Europe nasıl bir rol oynayacak?

Her şeyden önce, konunun karmaşıklığını ortadan kaldırmayı hedefliyoruz. Kullanıcıların, çözümlerimizin kendileri için erişilebilir olduğunu anlamasını istiyoruz. Tabii ki, bu tür çözümlerin benimsenmesinin işletmelere nasıl gerçek değer katabileceğini de vurgulamak istiyoruz. Harika sonuçlar alabilecek basit bir çözüm olduğunu göstermek istiyoruz. İşletmeleri daha verimli hale getirebilir ve bu çözümleri kullanmak için uzman olmanız gerekmediğinden, kullanıcıların sistemlerden yararlanmalarına yardımcı olmada bir rol oynamak istiyoruz.