Bizi Facebook'tan Takip Edin Bizi Twitter'dan Takip Edin Bizi YouTube'dan Takip Edin Bizi LinkedIN'den Takip Edin

Kusursuz Doküman Güvenliği için 3 Temel İpucu

Günümüzde pek çok işletme siber suç risklerindeki büyük artıştan haberdar, ancak bu konuda yeterli bilgiye ve dolayısıyla kusursuz bir güvenlik yapısına ne yazık ki sahip değil. Güvenlik duvarları ve anti-virüs yazılımları işletme ağlarını dışarıdan gelen saldırıların bir kısmına karşı korusalar da bu, veri ve doküman güvenliği sağlama konusunda tek başlarına yeterli değiller. Kötü amaçlı saldırıların açık kapı olarak kullanabileceği tüm kaynakların bilinmemesi ve çalışanların veri güvenliği konusunda yeterli düzeyde bilgilendirilmemeleri, BT güvenliği altyapısına ne kadar büyük yatırımlar yapılırsa yapılsın, işletmeleri veri hırsızlığı amaçlı saldırılar için kolay birer hedef haline getirebiliyor. Peki, bu riskleri ortadan kaldırmak için hangi adımlar atılabilir?

İşte doküman ve baskı güvenliği yapınızı güçlendirmek için hemen şimdi değerlendirmeniz gereken 3 ipucu;

1. Geniş Kapsamlı Bir Güvenlik Anlayışını Benimseyin

Pek çok işletme güvenlik açıklarını tespit etmek ve tanımlamak içi çeşitli önlemler alsa da, doküman güvenliği açısından riskli olabilecek kritik alanların bir kısmı maalesef göz ardı ediliyor. Örneğin genelde güvenlik stratejisinin dışında bırakılan ya da yalnızca basit önlemlerle korunan ofis yazıcıları ve çok fonksiyonlu fotokopi makineleri (MFP'ler), ofislerde veri hırsızlığı saldırılarına en sık hedef olan cihazlar arasındadır. Bu durum özellikle çalışanların odalarında ya da kapalı iş istasyonlarında değil, kolayca erişilebilen ofis alanlarında konumlandırılmış baskı cihazları için geçerlidir. Bunun yanı sıra İK, hukuk, finans gibi departmanlarda kullanılan ve personel ve/veya müşterilerin hassas verilerinin yazdırıldığı cihazlarda bulunan güvenlik açıkları da işletmeler için para ve itibar kaydı anlamına gelecek telafisi zor sorunlar ortaya çıkarabilir. Ortada kötü bir niyet olmasa dahi, önemli bilgiler içeren hassas dokümanlar korunmasız bırakıldıklarında kolaylıkla yanlış ellere geçebilir. İşte tüm bu nedenlerle yalnızca ofis bilgisayarları değil, tüm veriler ile bunları içeren doküman ve sistemlerin geçerli veri koruma yönetmeliklerine uygun biçimde koruma altına alındığından emin olunması gerekir.

2. Ortak Bir Bilinç Oluşturun

şletme çalışanları onları benimsemedikleri ve uygulamadıkları sürece, en gelişmiş BT güvenliği çözümlerinin bile eksiksiz güven sağlamaları mümkün değildir. Güvenlik bilincindeki bu tarz bir eksiklik, genellikle güvenilirlik seviyesi bilinmeyen ziyaretçilerin belli işletme alan ve araçlarına erişebilmeleriyle sonuçlanır. Bu durumdan ve daha pek veri güvenliği riskinden kaçınmak için, çalışanların iş istasyonlarından kısa süreliğine dahi ayrılırken bilgisayarlarını ve mobil cihazlarını kilitlemeyi alışkanlık haline getirmeleri gerekir. Bu tarz önlemler işletme içi duyurular ve sıkı yazılı kurallarla mecburi hale getirilseler de, kusursuz olarak uygulanmaları için iş ortamının üyeleri tarafından anlaşılmaları ve benimsenmeleri gerekir. Bunun yanı sıra çalışanlar, en üst seviyedekiler de dahil olmak üzere tüm işletme çalışanlarının belirlenen önlemlere uygun davrandığını ve bu konuda istisnalara izin verilmediğini görmelidir. Herhangi bir çifte standart algısı, çalışanların bilgi ve belge güvenliği konusundaki hassasiyetlerini hızla kaybetmelerine neden olur.

Doküman güvenliği konusunda eğitimlere katılmak, yayınlar okumak ve bu konuya dair uyaranlar görmek (ofisin belirli kısımlarına yerleştirilecek posterler, uyarı lambaları, talimatlar vb.) çalışanların güvenlik önlemlerini alışkanlık haline getirmelerine ve içselleştirmelerine yardımcı olur. Unutmayın, eğer bilgi, veri ve dokümanların neden korunmaları gerektiğini bilmiyorsanız, onları korumak için gereken özeni de gösteremezsiniz!

3. Efektif Prensipler Belirleyin ve Uygulayın

"Kişisel verilerin korunması için hep uygulamamız gereken şu kural neydi?" Bu; güvenliğe önem veren bir işletmede asla ortaya çıkmaması gereken bir sorudur. Güvenliğin tam anlamıyla sağlanabilmesi ve en kritik anlarda dahi zayıflamaması için, tüm önemli kural ve yönergelerin yazılı olarak belgelenmesi ve kolay ulaşılır konumlarda bulundurulması gerekir. Bu temel kurallar, tüm çalışanlar tarafından anlaşılabilir nitelikte olmalıdır.

Güvenlik yönergeleri örnek olarak parolaların hangi sıklıkta ve nasıl yenilenmesi gerektiği, internet kullanımı kuralları, dijital dosya gönderme ve indirme ayarları, e-posta eklerinin nasıl açılacağı ve nasıl şifreleneceği, standart bir e-posta imzasının nasıl olması gerektiği, mobil çalışanların şirket ağlarına ve sistemlerine hangi kaynaklardan, ne şekilde erişebilecekleri gibi kritik kuralları içermelidir.

Veri ve doküman güvenliği ile ilgili tüm soru ve sorunlar için iletişim kurulacak bir kişi / departman belirlenmeli ve bu bilgi tüm çalışanlara duyurulmalıdır. Eğer doküman ve baskı güvenliği önlemleri işletmenin her düzeyinde, herkes tarafından gerekli özenle uygulanırsa yeni çalışanların, stajyerlerin ya da dikkatsiz kişilerin bu önlemleri ciddiye almama ve ihlal etme olasılıkları da azalacaktır.

 

Eksiksiz doküman güvenliğini sağlamak mı istiyorsunuz? KYOCERA Doküman Koruyucuları ile tanışmak için bize hemen ulaşın!

Scroll to top