Bizi Facebook'tan Takip Edin Bizi Twitter'dan Takip Edin Bizi YouTube'dan Takip Edin Bizi LinkedIN'den Takip Edin

Büyük Çelişki: Kağıt mı, Dijital mi?

Günümüzün gelişmiş teknolojisi sayesinde kağıt dokümanlar, kolayca daha verimli bir şekilde saklanabilen ve her yerden erişilebilen dijital doküman formatlarına dönüştürülebiliyor. O halde dijital dönüşüm çağının gelişi, kağıt dokümanların devrinin tamamen kapandığı anlamına mı geliyor? Konunun uzmanları, işyerlerinin geleceğinin %100 kağıtsız ofis yapısı olacağını düşünen bir azınlığın dışında, cevabın "Hayır" olduğu konusunda hemfikir. Uzak gelecekte dengelerin ne yönde değişeceğini bilmiyoruz, ancak her iki formatın da sahip olduğu avantaj ve dezavantajlar, kağıda basılı ve dijital dokümanların uzun süre daha bir arada var olacaklarına işaret ediyor. Peki, kağıt ve dijital dokümanlar hangi noktalarda daha etkin, pratik ve verimli oluyorlar?

Dokümanlara Kolay ve Hızlı Erişim

Elektronik doküman formatlarının öne çıkan iki büyük avantajı vardır: arama ve erişim kolaylığı. El yordamıyla ve genellikle insan hafızasına güvenerek aranması gereken kağıt dokümanların aksine, dijital dokümanlar hangi konumda yer alırlarsa alsınlar basit bir anahtar kelime taraması yoluyla bulunabilirler. Bulut depolama çözümlerinin kullanılması ile elektronik dokümanlar ofis bilgisayarlarının yanı sıra mobil çalışanlar için büyük esneklik olanakları sağlayan mobil cihazlar (akıllı telefonlar, tablet bilgisayarlar vb.) üzerinden de erişilebilir hale gelir. Bu nedenle, özellikle işletmenizde mobil çalışma biçimi yaygınsa, doküman dijitalleştirme çalışmalarına bir an evvel başlamak faydanıza olacaktır.

Depolama Alanı ve Arşiv Maliyetleri

Bu konuda kazananın dijital doküman olduğunu söylemek için fazla düşünmeye gerek yok. Ortak alan kullanımının neredeyse bir norm haline geldiği günümüzün çalışma ortamlarında, kağıt dokümanları saklamak için özel depolama alanları ayırmak çoğu zaman mümkün olmayabilir. Açıkçası elektronik arşiv olanaklarının her geçen gün gelişmesi ve ucuzlaması göz önüne alındığında, buna gerek olup olmadığı da tartışmaya açık bir konu. Bu şartlar altında, mevcut kağıt dokümanları bir tarayıcı kullanılarak uygun bir Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) içine aktarmak yapılabilecek en doğru şeymiş gibi görünüyor.

Hassas Veriler İçeren Dokümanlar

Konu hassas veriler içeren yasal ve finansal belgeler ve kişisel verilerin korunması olduğunda, üzerinde durulması gereken en önemli iki kavram gizlilik ve güvenliktir. Hassas bilgiler elektronik ortamda saklandıklarında, dijital korsanların saldırılarına hedef olmaları riski ortaya çıkar. Yine de, her geçen gün daha çok yasal ve finansal çalışman pratik sebeplerle dijital doküman kullanımını tercih etmeye başlamaktadır. Gelişmiş dijital doküman çözümleri, saklanan belgeleri şifreyle korumanın yanı sıra gönderme ve alma işlemleri sırasında da şifreleme imkanı sunarak dijital dokümanlara olan güveni artırmaktadır.

İşletmelerde sıklıkla kullanılan e-postalar ne yazık ki nadiren güvenlidir, bu nedenle bir e-postaya ek bir güvenlik önlemi olmaksızın banka ekstresi, vergi iadesi ya da maaş bordrosu eklemek, bilgiyi riske sokar. Ancak gönderilen belgenin şifrelenmesi ve bu şifrenin ilgili alıcıya elektronik ortam üzerinden değil, sözlü olarak iletilmesi bu konuda etkili bir çözüm olarak ön plana çıkmaktadır. Yine de bir belge orijinal ya da noter onaylı imzalar içeriyorsa, basılı bir kopyasının mutlaka saklanması gerekir. Bunun yanı sıra hukukçular, işle ilgili ya da büyük ölçekli kişisel harcamalara dair belgelerle vekaletname ve sözleşmelerin de mutlaka basılı olarak arşivlenmelerini önermektedir.

Sonuç olarak günümüzde hem kağıt, hem de dijital dokümanlar kullanım alanına sahiptir. Önemli olan, ihtiyacınız olduğunda doğru belgeyi kolayca bulmanızı sağlayan ve aynı zamanda gelişmiş doküman güvenliği imkanları sağlayan bir doküman yönetim sistemi kullanmaktır.

Türkiye'nin önde gelen kurum ve kuruluşlarının tercihi Seneka Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)'nin başta

  • Gelişmiş arşiv ve arama işlevleri
  • E-imza ve Kayıtlı E-posta uyumluluğu
  • İşletme sistemleriyle geniş kapsamlı entegrasyon
  • Kapsamlı belge güvenliği
  • Etkin görev yönetimi olanakları

olmak üzere tüm avantajlarına KYOCERA Bilgitaş güvencesiyle sahip olmak için bize şimdi ulaşın.

Scroll to top