Bizi Facebook'tan Takip Edin Bizi Twitter'dan Takip Edin Bizi YouTube'dan Takip Edin Bizi LinkedIN'den Takip Edin

Ofislerin "Az Kağıtlı" Geleceği

KYOCERA Document Solutions Avrupa Başkanı Takahiro Sato; dijitalleşme çağının en çok tartışılan kavramlarından “kağıtsız ofis” yapısını, %100 kağıtsız çalışmanın mümkün olup olmadığını ve MFP’lerin dijital dönüşümde üstlendiği rolü ITPRoPortal internet sitesi için kaleme aldığı makalede değerlendirdi.

İlk bakışta, kağıda basılı dokümanların popülerliklerini giderek kaybettiklerini düşünmek mümkün. Dijital kitapların basılı eşdeğerlerinin pazar payını giderek daraltması; sosyal medya üzerinden çalışan haber servislerinin medya işletmelerini basılı gazetelerini satmak için yenilikçi pazarlama taktikleri üretmeye zorlaması ve akıllı telefonlar sayesinde parmaklarımızın ucuna kadar gelen devasa miktardaki ücretsiz / uygun fiyatlı içerik günümüzde ekranların kağıdı yerinden etmeye başladığını gözler önüne seriyor.

İşyerleri söz konusu olduğunda dijital dönüşüm teknolojileri işletmeleri BT sistemlerini yeniden yapılandırmaya, kağıt ağırlıklı iş süreçlerini dijitalleştirmeye ve elektronik iş akışlarından faydalanmaya teşvik ediyor.

Tüm bunlara rağmen kağıdın iş dünyasındaki yerini tamamen kaybettiğini söylemek henüz mümkün değil. Görünüşe göre e-kitaplar basılı kitapların yerini almaktansa onlara olan talebi artırıyor. Bu yıl, geçtiğimiz dört yıl içinde ilk kez, e-kitaplara olan talepte azalma görülürken basılı kitapların satışları yükseldi. Bunun yanı sıra yapılan pek çok bilimsel araştırma öğrencilerin basılı kaynaklardan edindikleri bilgileri dijital kaynaklardan edindiklerine kıyasla çok daha iyi öğrendiklerini ortaya koyuyor.

Aynı durum işyerleri için de geçerli. Tüm sektörler çapında dijitalleşmeye yönelik güçlü bir eğilim mevcut olsa ve bu eğilim "kağıtsız ofis" kavramını sık sık karşımıza çıkarsa da, ofislerin geleceğinin kağıtsız değil, "daha az kağıt kullanılan" bir yöne doğru ilerlediğini söylemek mümkün. Yani önümüzdeki dönemde fiziksel belgeler önemli olmaya devam edeceğinden ve çok fonksiyonlu fotokopi makineleri (MFP'ler) de işletmelerin kullandığı yazılım çözümlerine entegre olarak kullanıcılara her zamankinden daha fazla işlevsellik sunacaklarından, firmaların ağırlık vermesi gereken asıl konu yazılım ve donanım arasında doğru dengeyi kurmak olacak.

Dijital İşyeri

Dijitalleşme ve dijital dönüşüm artık rekabet ortamında varlığını sürdürmek ve büyümek isteyen işletmeler için görmezden gelinemez kavramlar halini aldı. Yüksek teknolojili ürün ve hizmet üreticilerinden kuaförlere kadar her işletme, eğer zamanın gerisinde kalıp yok olmak istemiyorsa, "dijital işyeri" yaklaşımını kucaklamak zorunda. Çünkü dijitalleşme; konu ister müşteri verilerini ve/veya rezervasyonları yönetmek, ister esnek ve hayatından memnun bir işgücü yapısını sürdürmek, ister çalışanların başarı için gerekli teknolojik araçlarla erişimini sağlamak olsun, modern dünyanın istisnasız her alanına dahil olacak.

Dünya Ekonomik Forumu ve Accenture’a göre dijital dönüşüm için şart olan anahtar teknolojiler ağırlıklı olarak yapay zeka ve robot endüstrisi gibi büyüyen endüstrilerin, bulut teknolojisi ve büyük veri gibi daha yerleşik teknolojilere bir bileşimden meydana geliyor. Söz konusu teknolojilerden ilki pek çok işletme için kısa vadede hayata geçirilemeyecek kadar ileri düzey görünse de, ikinci unsur ele alındığında iş akışlarına daha kolay biçimde ve hızlıca entegre edilebilecek dijital dönüşüm teknolojileri (iş akışı yönetimi uygulamaları gibi) mevcut.

Kağıt tabanlı süreçler dijital hale geldikçe ve iş dünyasında üretilen veri miktarı her geçen gün katlanarak arttıkça, doküman yönetimi giderek daha da vazgeçilmez bir iş fonksiyonu haline geliyor. Bu çerçevede iş akışı uygulamaları da işletmelerin günlük rutinlerine hızla entegre edebilecekleri, verimliliği ve bölümler arası işbirliğini artırmak için kullanabilecekleri popüler ve düşük maliyetli bir araç olarak ön plana çıkıyor.

Günümüzün yeni, dijital ağırlıklı çalışma ortamında bulut teknolojileri doküman yakalama, dağıtım ve paylaşımının en önemli araçlarından biri haline geliyor. Yapılan araştırmalar söz konusu teknolojilere yapılan harcamalarının 2009 yılından bu yana BT harcamalarına göre 4,5 kat daha hızlı arttığını ortaya koyuyor.

Konu doküman çözümleri olduğunda, sektörün gelecekteki başarısı bu alandaki yazılımların yalnızca varlığına değil, müşterilerin basılı ya da dijital belgelere olan yaklaşımlarının nasıl olacağını ve işletmelerin hem bugün, hem de gelecekte nasıl sorunlarla karşı karşıya kalacağını anlama becerilerine bağlı. Üstelik bu durum istisnasız tüm iş sahaları için geçerli; çünkü "dijital işyeri" yapısına gerçek anlamda ulaşabilmek, teknolojiyi olduğu kadar insanları da çok iyi anlamayı gerektiriyor.

Esnek çalışmanın yaygınlaşması; çalışanlara daha geniş bağlantı imkanı ve hareket özgürlüğü sağlayan teknolojilerdeki gelişmeyi de beraberinde getiriyor. Dijital dönüşüm, çalışma biçimlerindeki bu yeni eğilimin temellerini de şekillendiriyor.

MFP Sektöründe Yenilenme

Dijitalleşmeye yönelik hamlelerin giderek hız kazanmasına rağmen, MFP'ler ve yazıcılar hem gelecekte, hem de günümüzün ofis ortamında yerlerini korumaya devam edecekler. Bu sebeple sektörün sahip olduğu geniş ilerleme ve gelişme potansiyelini gözden kaçırmak büyük bir hata olacaktır.

En temel çerçeveden bakıldığında dahi; basılı dokümanların işyerlerinin çok büyük bir kısmı için hala önemli ve gerekli olduğunu görmek mümkündür. Dijital dokümanların herhangi bir sebeple kısa ya da uzun vadede kullanılamaz hale gelmeleri durumunda bu dokümanların fiziksel kopyalarının hazırda bulunması işletmeler için hayat kurtarıcı olabilir.

Bulut teknolojisi ve iş uygulamaları çerçevesinde, görevleri gereği farklı yerlerde bulunan çalışanlar arasındaki dijital tabanlı işbirliği önemli ölçüde kolaylaşıyor. Bununla birlikte, konu fiziksel ofis ortamı olduğunda, el yazısıyla verilen geribildirimler ve yüz yüze görüşmelerin etkisi azalmış değil. Google for Work tarafından işyerlerindeki yenilikler üzerine yapılan bir araştırma; üst düzey yöneticilerin, çalışanların aynı mekanda bir arada, işbirliği içinde çalışmalarının bir işletmenin karlılığını etkileyen en önemli faktörlerden biri olduğunu düşündüklerini ortaya koyuyor.

Bilgiyi dijital olarak sunmak için giderek daha fazla yeni yöntem ortaya çıkmış ve çıkmaya devam ediyor olsa da, fiziksel pazarlama materyalleri hala potansiyel müşterilerin zihinlerinde kalıcı bir etki bırakmak için kullanılabilecek en güçlü araçlar arasında yer alıyor.

Bugün geleneksel kağıtlı işlemler ile son teknoloji dijital tekniklerin etkileşim içinde, bir arada kullanılabildiklerini görüyoruz. İş akışı çözümleri ve ağ üzerinden cihaz yönetimi araçları, akıllı MFP'lerin sağladığı olanaklardan da yararlanarak kağıt ve baskı dünyaları arasındaki bağı güçlendiriyor.

Söz konusu çözüm ve araçlar, işgücünün daha esnek hale gelmesini sağlayarak, işletmeler için yeni yollar ve olanaklar açıyor. Çeşitli uygulamalar sayesinde MFP / yazıcılara akıllı telefonlar üzerinden erişilebilmesi anlamına gelen mobil baskı bu duruma verilebilecek örneklerden yalnızca biri.

Benzer biçimde, MFP / yazıcılara buluta bağlanma özelliği getiren yazılımlar, kullanıcıların akıllı telefonlarını, tabletlerini, kişisel bilgisayarlarını veya internete bağlanabilen başka herhangi bir aracı kullanarak, cihazlarına belirli yazıcı sürücüleri yüklemelerine gerek kalmaksızın, herhangi bir MFP / yazıcıdan baskı almalarına olanak sağlıyor.

Faturalandırma, kurumsal içerik yönetimi gibi uzun zaman alan iş süreçleri de doküman çözümleri kullanılarak daha kolay bir hale getirilebilir. Bu tarz çözümlerle taranan dokümanların dijital kopyaları kolayca elde edilebilir, ardından bu kopyalar kesilme tarihi, fatura numarası gibi değişkenlere göre sınıflandırılıp etkili biçimde arşivlenebilir.

Verimlilik perspektifinden bakıldığında, geçmişin hantal fotokopi makinesi ve yazıcıları pek çok ofis çalışanının canını sıkmış olsa da, günümüzün yazıcıları ve MFP'leri çok daha güvenilir, düşük toplam sahip olma maliyetli ve kullanıcıları daha az meşgul edecek biçimde tasarlanmaktadır. Doküman yönetimi çözümleri ofis çalışanlarının baskı işlerini belli bir anda ofisteki hangi cihazların serbest olduğunu değerlendirebilen ve böylece fotokopi kuyruklarını ciddi ölçüde kısaltan merkezi bir uygulamaya göndermelerine olanak tanır.

“Az Kağıtlı” Ofis Yapısına Ulaşmak

Kağıt tüketiminin uygulamada ne ölçüde azaltılabileceği sektörden sektöre, yapıdan yapıya değişiklik gösterebilir. Kimi KOBİ'ler kağıt tüketimlerini kolayca sınırlayabilir, ancak sıklıkla basılı dokümanlardan faydalanılan ve fiziksel arşivleme gerektiren, sıkı hukuki düzenlemelere tabi olan finansal hizmetler ve bankacılık gibi sektörlerin bu konuda biraz zorlanacakları düşünülebilir. Yine de, söz konusu sektörlerde bile dijitalleşmenin kağıt tüketimi konusunda fark yaratabileceği alanlar mevcuttur.

Önümüzdeki dönemlerde dijitalleşme hız kazanmaya devam edip basılı dokümanlara yönelik tutumlar gittikçe değişecek olsa da, mevcut ofis ortamının tamamen yıkılıp yeniden yapılandırılacağını söyleyemeyiz. Bu nedenle dijital dönüşümün inceliklerini anlamak ve doğru dijital teknolojilerin işgücüne nasıl uygulanacağını keşfetmek günümüz işletmelerinin üzerine eğilmeleri gereken başlıca konulardır.

İşletmeler bahsettiğimiz konuda adım atmaya karar verdiklerinde bütçesel endişelerden personelin yeni teknolojilerle uyumunu sağlamaya ve geleneksel iş süreçlerini benimsemiş kişilerle her zaman en yeni teknolojiyi kullanmak isteyen BT ve yazılım ekiplerinin bir arada çalışabilmesini sağlamaya kadar pek çok faktörü göz önünde bulundurmak durumundadırlar.

Neyse ki, bu iki dünya birbirleriyle doğrudan bir çatışma içinde değildir ve dijital teknolojinin daha 'geleneksel' donanım ekipmanlarının potansiyelini daha iyi değerlendirmeye yarayan bir destek görevi görmesi de mümkündür. Bu nedenle işletmeler eski donanımların tamamen ortadan kalktığı değil, geleneksel ve dijitalin birbirlerini besleyerek uyum içinde çalıştıkları, dengeli bir ofis yapısını hedeflemelidir.

Fiziksel baskı işlerini destekleyen dijital teknolojilerin iş akışlarına dahil edilmesi yoluyla işletmeler, ofis yapılarını baştan aşağı değiştirmek zorunda kalmadan da dijital dönüşümlerini tamamlayabilirler. İşyerleri esnekleştikçe MFP teknolojisi de, hem yazılımsal, hem de donanımsal anlamda bu esnekliğe uyum sağlayacaktır.

Sonuçta asıl önemli olan çalışanların hem fiziksel, hem de dijital dokümanları en etkin biçimde nasıl kullanacaklarını anlamak ve bu etkinlik seviyesine erişilebilmesi için gerekli, doğru teknolojileri ofis ortamına entegre etmektir. Donanım ve yazılım arasında doğru dengeyi tutturmak, başarılı bir dijital dönüşüm sürecinin en temel unsurlarından biridir.

- KYOCERA Document Solutions Avrupa Başkanı Takahiro Sato -

 

 

 

Kaynak:The "Less Paper" Office Future

Scroll to top