Bizi Facebook'tan Takip Edin Bizi Twitter'dan Takip Edin Bizi YouTube'dan Takip Edin Bizi LinkedIN'den Takip Edin

Yönetilen Doküman Hizmetlerinin 5 Avantajı

İster elektronik, ister kağıt olsun; dokümanlar her işletmenin temel ve en önemli bileşenler arasında yer alır. Ancak günümüz iş hayatının hızlı akışında, farklı kaynaklara ait binlerce dokümanın ve bunların içerdiği bilgilerin yönetilmesi zorlu bir iş olabilir.

İşte Yönetilen Doküman Hizmetleri (MDS) çerçevesindeki fotokopi makinesi ve yazıcı kiralama imkanları ve yazılım çözümlerinin hangi sektörde faaliyet gösteriyor olursa olsun her ölçekten işletmeye sağladığı önemli avantajlar.

1. İhtiyaç Anında Önemli Dokümanları Bulmanın Kolaylaşması

Kalabalık dosya dolaplarında arşivlenen önemli belgelerin ihtiyaç anında aranması, bulunması ve ilgili birimlere aktarılması son derece zaman alıcı bir iştir. Bu tarz zaman alıcı işler çalışanlarınızın değerli zamanlarını önemli dokümanlar üzerinde çalışmaktansa onları bulmaya çalışarak harcamalarına neden olur ve çalışan verimliliği ve motivasyonunu olumsuz yönde etkiler.

İşletmenize özgü ihtiyaçlar doğrultusunda özelleştirilmiş ve yönetilen doküman hizmetleriniz çerçevesinde yer alan doküman çözümleri sayesinde önemli belgeleri yalnızca anahtar kelimeler kullanarak kolayca bulabilirsiniz. Bunun yanı sıra gelişmiş doküman yönetimi servisleri dosya arşivleme ve arşivde dosya numarası / koduyla arama yapma gibi işlevler de sunabilir.

2. Gelişmiş Doküman Güvenliği

Doküman güvenliği her sektörden ve ölçekten işletme için kritik öneme sahiptir. Yönetilen doküman hizmetlerinin avantajları arasında, hassas belgelerin kontrolünün ve güvenliğinin etkin biçimde sağlanması da bulunur. Etkin bir doküman yönetimi politikası çerçevesinde

  • Dokümanları kimlerin düzenlediği
  • Dokümanlara kimlerin eriştiği
  • Dokümanların kaçar kez, kimler tarafından ve hangi tarihlerde düzenlendiği

gibi bilgiler kolayca izlenebilir ve denetlenebilir.

3. Etkin İşbirliği ve Bilgi Paylaşımı

Yönetilen doküman hizmetleri, çalışanlar arası bilgi paylaşımı ve işbirliğini büyük ölçüde geliştirir. Bu hizmetlerle, farklı yerlerde ve şekillerde hazırlanan ve yakalanan dokümanlara yetkisi olan her personelin pek çok lokasyondan erişebilmesi sağlanır. Doküman yönetiminin sağlayabileceği versiyon kontrolü özelliği ile çalışanlar her zaman bir dokümanın en güncel versiyonu üzerinde çalıştıklarından emin olurlar ve ihtiyaç halinde belgelerin eski versiyonlarına da ulaşabilirler.

4. Yasal Düzenlemelere Uyumda Kolaylık

İşletmeniz hangi ölçekte olursa olsun, mutlaka saklanması ya da işlenmesi konusunda yasal sorumluluğa sahip olduğunuz dokümanlar vardır. Çeşitli dokümanların kendilerine özgü yasal niteliklerinin ve bunlar için alınması gereken eylemlerin takibi son derece karışık bir iş olabilir ve özellikle finans, muhasebe, hukuk gibi departmanlarda iş yükünü ciddi biçimde artırabilir. Yönetilen doküman hizmetleri çerçevesinde kullanılacak doküman yönetimi yazılımları ile belge saklama sürelerini ve saklama süresi dolan belgelerin silinmesini otomatize etme, yeni oluşturulan dokümanları ise kolayca sınıflandırma ve arşivleme gibi imkanlara kavuşabilirsiniz.

5. Depolama Alanı ve Depolama Maliyetlerinin Azalması

Her gün yenileri eklenen kağıt dokümanları iş yerinizde bulunan sayısız dosya dolaplarında ya da ayrı bir lokasyondaki bir depoda saklamak, zaman içinde depolama maliyetlerinizin artmasına ve ofisinizin karmakarışık dolaplarla dolmasına neden olabilir. Yazılım tabanlı yönetilen doküman hizmetleri ile yalnızca hukuki olarak basılı halde bulunması zorunlu olan dokümanların kağıt kopyalarını saklamanız yeterli olur ve dosya dolaplarına, kutulara ve arşiv ekipmanlarına olan ihtiyacınız en aza iner.

KYOCERA Bilgitaş'ın Yönetilen Doküman Hizmetleri (MDS) ile;

  • Doküman iş akışlarınızı optime etmek ve etkin biçimde yönetmek
  • Yalnızca beş adımda baskı maliyetlerinizi kontrol altına almak 
  • BT departmanınızın iş yükünü azaltmak 
  • Çevre üzerindeki etkinizi en aza indirmek için 

bize hemen ulaşın!

Scroll to top